刍议档案工作的人性化管理与服务

谢翠明

南通市兰台档案事务所

摘要：在开展档案工作的时候最主要的就是对档案进行管理，而档案管理其本质就是为人们查找档案提供更加便捷的服务，所以，在进行档案管理工作的时候，必须要人性化的管理还有服务的质量进行提高，这样才能有效地推动档案管理工作的迅速发展。本文对档案工作的人性化管理还有服务，进行了一定的分析，并且提出了相应的方法，希望能够给从事档案工作的相关人员提供一定的参考。

关键词：档案工作；人性化管理；服务

引言：对于现阶段的社会来说，人性化管理还有服务对于管理工作来说属于一种发展的趋势，而且这种工作思想也非常地符合现代社会的工作节奏。传统的档案工作就是进行档案的管理还有保管，随着社会的逐渐发展，档案工作也需要渐渐地转到人性化的管理还有服务当中，在工作中坚持以人为本的理念，这样才能更好地去满足人们的需求。在开展档案工作的过程中，人性化的管理还有服务也能够在很大的程度上把档案管理工作的质量提升上来。

一、档案工作的人性化管理

（一）变更管理的方式

传统的档案管理工作仅仅是为了将人的工作效率提高上来，但是人性化的管理则是把人当做是管理的目的，将管理的核心放在了实现人的各种层次的需求上。这样的做法能够有效地创造出一种积极进取以及努力学习的氛围，使档案管理人员能够在很大的程度上将自身的潜力不断发挥出来，从而提高档案管理的效率。档案管理工作这个组织的结构虽然比较简单，人员也相对较少，不过在工作的过程中也会有员工的个人目标和组织的目标趋于一致，在档案管理工作当中注重情感的管理，从而创造出一种和谐的工作环境，对于激发出档案管理人员的动力来说也具有重要的推动作用，这样能够有效地发挥出他们的创造性，从而有效地提升档案管理工作的质量^[1]。

（二）实行柔性的管理制度

所谓的柔性管理制度，主要就是依赖员工的心理过程，而不是依赖那种权利或者是影响力，这种管理制度在很大的程度上是依赖员工内心的那种主动性还有他们的创造精神，所以该制度具有一定的内在驱动性。在进行档案管理工作的时候，在人员还有组织方面都存在着比较有利的条件，例如服务的针对性还有专业性都较强，在进行应用的时候也会更加直接。此外，在责任的划分上也是非常清晰的，员工之间也不会产生相应的推诿，并且人员的结构层次也是比较少的，对于提高管理的准确性还有科学性行都是比较有利的。因此，在档案管理的过程中引入柔性管理的制度，可以更好地发挥出高效的优势，在开展各项业务的时候也能更加便捷。档案管理是在档案管理人员还有档案的使用者之间进行的，而目前档案管理的人员还有档案的使用者之间却存在着一定的矛盾，主要就是集中在制度这个层面当中。在使用者借阅档案的时候，档案的管理人员会对他们存有很强的戒备心，在借阅的过程中手续非常的繁琐，而且还会时刻进行着监督，这样很容易让借阅的人产生一种对立的情绪。如果将柔性管理引入到档案管理的过程中，柔在服务的过程中体现出人文关怀，就会在管理者还有借阅者之间形成一种良好的关系，从而有效地提高档案管理的人性化管理质量。

（三）提升档案管理人员的素养

进行档案管理工作的时候，档案的管理人员应该要具备良好的职业道德，还得掌握档案管理的相关知识，在信息化高度发展的今天档案管理的人员还得掌握一定的计算机的技能，这样才能更好地完成档案管理的工作。此外，档案管理的人员需要不断地提高自己的综合素质，在工作过程中将自己的服务意识还有服务的能力提升上来。如果要想实现人性化的管理，那么在工作的过程中还得将监督还有考核的机制逐渐地进行完善，通过对员工的工作能力进行考核，可以在很大的程度上提升他们的责任意识，从而将档案管理的工作效率提升上来^[2]。

二、档案工作中的人性化服务

（一）将服务的理念进行变革

传统的档案管理工作更加注重档案，而对于档案的使用者却不是很重视。实行人性化的服务理念，则是转变了传统的档案管理的理念，逐渐地将档案管理的中心朝着使用者的方向去转变。进行档案工作的主要目的就是更好地应用档案，如果想要将档案的价值更好地发挥出来的话，就得树立一种将使用者作为中心的服务理念，在进行性档案工作的过程中要充分地考虑到档案使用者的需求，对档案的使用者给予充分的关心还有尊重。此外，为了更好地实现人性化的服务，档案管理人员还得充分地去挖掘使用者的需求还有变化的趋势，通过自身的专业知识更好地去帮助使用者去表达他们的需求，使得档案工作的开展更加具有科学的判断还有分析。比如说如果在不方便查阅单位员工的人事档案时，就能够和人事档案进行一定的对应，给一些专业的技术人员去建立一份技术档案，进而提供一些学历还有职称方面的信息材料，还可以将人事档案拷贝到电脑中或者是进行复印，这样员工在需要查询信息的时候也能更加方便。

（二）改进归档的方法

人事档案是把个人的基本信息还有一些学习以及工作等方面的经历，还有一些奖惩的状况综合地进行了记录，是对个人信息的一种全面地记载，也是相关组织在考察还有选拔，以及使用人才时的一种重要的依据。因此，在进行档案的归档工作时，必须要由专门的人员来进行收集还有管理，为了有效地提高档案工作的人性化服务，对档案的归档内容进行透明化将会是一个重要的改进方法，在收集个人信息的时候必须要做到公开，对于收集的方式也必须得让当事人有知情权，此外，人事档案的建立者还有管理者也必须要让当事人知道建档的相关内容还有程序，使得当事人可以对本人的档案建立还有保存等情况进行了解。之所以这样做是为了有效地消除档案的那种神秘感，将档案的作用更好地发挥出来

^[3]。

（三）优化工作的环境

在开展档案工作的过程中，如果工作的环境是比较人性化的话，那么在进行工作的时候也能更加舒心，从而将工作的效率提高上来。在物理环境这方面，可以将工作的环境进行合理的布局，使得整体的工作环境更加优美，把一些重要的标识放在醒目的位置上，创造出一个较为个性的档案阅览室的服务环境，让使用者可以充分地感受到人文上的关怀。在营造人性化的服务环境时，需要将观念还有设计进行转变，把情感化还有以人为本的理念在这个服务的过程中进行贯穿。并且档案阅览室的墙壁上需要将档案的归档制度还有借阅的制度，以及相关的保密制度等进行标明，让室内的温度还有光线方面都能让人感到舒适，还可以适当地布置一些盆景和字画进行装饰。在人文环境这方面，从事档案工作的人员必须要将自己的服务意识提高上来，端正自己的服务态度还有提升服务的质量，在工作的过程中使用文明的语言还有端正的肢体动作，让使用者能够感受到一种亲切的感觉，从而营造出一种更佳的人文关怀的环境，将服务的质量进行整体的提升。

结语：

在档案管理的过程中实行人性化的管理还有服务，将档案管理人员的积极性充分地调动起来，不断地提高档案管理人员的工作能力，为他们创造出更佳的工作环境，这样的话，对于实行人性化的管理还有服务都有重要的推动作用，另外，还有利于提高档案的处理效率，更好地实现对档案的规范化处理，使得档案管理的工作更加具备人性化的服务^[4]。

参考文献

[1]张金风.浅析信息化时代档案管理工作中如何体现人性化服务[J].才智,2020(10):226.

[2]马敏.浅谈档案工作的人性化管理与服务[J].经济师,2010(10):222.

[3]宋平.浅谈事业单位档案工作中的人性化管理方法[J].办公室业务,2019,(18):120.

[4]王春辉.浅谈事业单位档案工作中的人性化管理[J].卷宗,2019,9(21):98.