档案管理信息系统的研究与开发

杜霖

国网西藏信通公司 西藏自治区拉萨市 850000

摘要：档案管理是一项十分烦琐但又非常重要的工作,开发档案管理系统是提高档案管理工作效率、促进档案管理规范化和正川匕的必由之路。档案管理系统的目标是实现档案收集的数字化、档案保管的数字化、档案利用的数字化,把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数荆匕的形式存贮,利用计算机网夕纠支术实现档案资源的共享。
关键词：档案管理；信息系统；设计；研究
前言：21世纪是信息化的时代，伴随着信息技术的发展数字化档案馆也在不断地发展。现代化的计算机及通信技术，大大地促进了处理、生产与传播数字信息的能力，并且数字信息在传输与存储时比其它存储形式的信息具有更加便利的特点。而对于这些海量的数字信息资源，假如不进行有效地现代化管理，就会导致大量的档案信息丢失。因此，就急需1种系统技术来管理这些数字信息资源。建设1个数字化档案馆，就要突破传统的实体档案馆概念，构建1个数字化的信息系统，把不同地理位置、不同载体的信息资源，以互联网络的方式进行连接，为用户提供实时高质量的在线服务。
1、档案管理系统的综合概述与分析

1.1档案管理系统的综合概述

对于档案管理部门来说，主要任务就是对各种档案管理储存保管，以供用户对档案信息的利用，档案管理部门可以有效地实现对档案的储存与开发使用，可以提供一个档案信息资源的利用平台。现今随着数字化档案馆的发展，我国的档案管理逐渐开始实现高度的信息化与数字化。数字化的档案管理就是指对那些具有价值的档案，例如一些影音、图形、文件、数据、资料、信息等进行数字化的采集、加工与管理，通过对这些数据以及信息进行资料的数字化管理，可以实现各种档案的信息化传递与交流。数字化的档案管理可以在网上实现资源共享，通过跨度的电脑信息连接可以对这些档案资料进行电子存储与使用，数字化的档案管理也可以对特殊的知识权限以及使用存储权限等进行综合管理，保证数据资料的安全性。本文主要研究的就是如何对档案管理系统进行设计与开发应用，从而实现数字化的档案管理，更有利于我们国家各个方面的发展与进步，通过对这些档案资料的数字化管理与使用，可以更加激发人们对文化素质的提升，提高人们的创新想象能力。数字化的图书馆不仅会给人们的经济生活带来便利，而且会作为社会文化传播的载体，推动我国经济与文化建设的发展，影响各项档案的管理工作。

1.2档案管理系统的综合分析

1.2.1档案管理系统的需求分析

档案管理系统必须与时俱进，为了进一步地提高档案管理的整体水平，管理人员需要对档案的资料与信息进行全面的整理，只有对整个档案资料与信息进行统一性的管理系统分析，才能够完善对档案系统的管理。对于档案管理系统来说，主要是完成流程化的档案资料的采集、录入、查询以及删除修正等，从而提高档案管理的工作效率，降低档案管理的成本支出。档案管理的人员需要对档案资料进行及时的修改与更新，从而使档案管理能够得到最新的信息与数据。档案管理系统需要保证档案管理信息与资料的安全性与正确性，只有档案管理系统的管理人员才能够对档案资料进行修改与完善，普通的档案用户只能进行查阅，而不能进行档案资料与信息的修改。

1.2.2档案管理系统的功能模块的分析与设置

需要档案管理人员对档案的资料与信息进行查询、更新、修改与删除等管理信息方面的设置，一般档案管理资料与信息的录入与删除都需要管理员进行添加管理，按照具体的档案资料最新信息进行录入与删除，要根据实际的情况进行。而档案管理系统的资料与信息修改既可以是管理员进行，也可以是基本的用户进行个人信息的修改，这样可以有效地完成对信息更新的修改，从而及时地获取最新的档案信息。档案资料与信息的查询是管理员与用户都具备的权利，可以提供多种查询的方式，对档案信息进行直接的查询。
2、档案管理信息系统应用中需要注意的问题

（1）开发专业的数字化工具，有效利用身份识别、文件加密、安全审查、安全备份、病毒防护及权限限制等先进的安全防护技术，确保人事档案管理信息系统的正常运行与信息安全。（2）完善相关法律法规，为了进一步推进人事档案管理的信息化建设，政府及相关部门必须及时制定与出台相关的法律法规，从法律角度出发，为档案管理的信息化发展提供必要的保障。例如：针对信息系统的运行及管理特点，必须按照现行的规定制定相应的网络查询与权限管理办法，并且逐步完善相应的安全监管协议。（3）提高档案管理工作的整体服务水准，在信息系统不断应用的背景下，应结合实际情况建立相应的信息社会化服务体系，注重复合型技术及管理人才的引入，以进一步促进档案信息资源的开发与利用，更好的服务于社会建设及单位发展。（4）总之，随着现代科技的不断发展与进步，在新时期的企事业单位档案管理工作中，必须高度重视信息系统设计与实现的意义，注重各种新技术、新设备的应用，合理引入复合型的技术与管理人才，有效推进信息系统的建设与实际应用水平，进而促进档案资源的全面开发与利用，使其发挥更大的社会效益与经济效益。

3、档案管理系统的整体系统开发

在进行档案管理系统的设计与实现时，要将各种类型的档案管理系统的功能表现出来，可以通过动态服务器的页面实现档案管理系统的功能。对于整个档案管理系统来说，就是由各种动态的网页组成的，通过动态服务器网页来实现整个管理系统与档案数据库之间的联系，实现档案管理与档案使用的联系、实现整体单位的管理与整体资源文件的联系功能。对于档案管理员来说，在通过身份校验进入管理系统的网页内，可以进行具体的管理与调整，可以添加数据、删除资料、修改信息等，在进行数据的添加时，只需要在动态页面内进行数据空值内的添加，而在进行信息修改时一些控件资料都有数值，只需要进行修改调整，所以在进行管理系统的添加与修改时，可以在统一页面进行，在对这些动态页面进行管理后，就要进行提交，在提交之前要进行验证，保证管理页面的资料与数据的真实完整。在进行系统的文件与图形添加时往常都存在问题，因为不能准确地获知文件与资料中的图片数量，这就会导致在页面上传时不能确定文件包含的控件大小。此外在进行客户端的验证时也总会出现问题，但是在设计档案管理系统时，可以通过服务器进行客户端的脚本添加，当我们在添加文件图片时，要提交服务器，找到具体的数量存在，然后再根据图片的数量进行一致数量的控件。
结语；总之，随着现代科技的不断发展与进步，在新时期的企事业单位人事档案管理工作中，必须高度重视信息系统设计与实现的意义，注重各种新技术、新设备的应用，合理引入复合型的技术与管理人才，有效推进信息系统的建设与实际应用水平，进而促进人事档案资源的全面开发与利用，使其发挥更大的社会效益与经济效益。

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