浅谈电子档案档案给档案管理者带来的新挑战

马春华

安丘市农业农村局

摘要：随着大数据时代的到来，档案管理应集成到大数据的发展趋势中。在开展档案大数据管理的过程中，各单位要加强专业档案队伍的建设，建设覆盖各种资源的大型数据中心，提高数据共享水平，数据归档机制，全面促进更有效地使用归档资源。与传统的纸质档案相比，对电子档案的投资更加便捷，快捷，并且被各个部门广泛采用。

关键词：

前言：随着社会文明的发展，电子档案逐渐被各行各业使用。从相同的固定资产注册处到电子注册处，从户籍信息到公司信息的电子档案，电子档案的应用正在悄悄地改变着人们的生活。与传统的纸质档案相比，电子档案是新事物。电子档案管理已成为必然趋势，但随着电子档案的广泛使用，对案件管理提出了新的要求和挑战。

1、电子档案的特点和优势

1.1服务范围不受场所影响

电子档案可以通过网络快速共享并传输到任何地方。以前，档案利用和开发人员基本上只向单位负责人和同事提供档案信息，使用价值并未得到充分体现。现在，档案的开发和使用已扩展到其他部门，并且电子档案的传输方便快捷。相关部门间通过互联网从其他借用了相关的电子档案，为创建，接受和评估提供了很多便利。

1.2促进资源交换

在电子信息档案管理环境中，复制，打印，摘要和统计排序的所有工作更加方便。当围绕主题编辑档案时，电子文本处理比手动编辑更快，更方便。近年来，档案内容不断丰富，使用需求也不断增加。档案馆馆员系统充分利用了现代和先进的网络信息形式，例如档案馆信息网站，微信群，以促进信息资源的交换。以便所有档案柜都可以查看和了解档案信息和策略并进一步扩展。

1.3实现经济和环境保护

与传统的纸质档案相比，电子档案所需的功耗更少。企业通过现代信息网络将其传输到每位员工的计算机上，然后通过计算机网络听取每个人的合理建议和意见，最终成功完成了表演工作，制定并实施和改革计划。电子档案的使用提高了工作效率，不仅节省了纸张，而且减少了档案工作人员的工作量。

2、电子管理是档案管理的发展趋势

中国的档案非常丰富，但是珍贵档案的收集，研究和开发却很少。当前，信息技术的发展和深入应用为档案的电子化和计算机化提供了合适的条件。网络计算机提供的档案信息服务将成为档案管理服务的主流。建立计算机网络的目的是执行资源交换。随着计算机网络技术的发展，信息资源得到了迅速的利用，档案传输的主要方法将主要发生在互联网上。人类社会发展到什么阶段，使用什么手段来管理档案都没有关系。档案是各个时期人类社会活动的真实记录，永远不会改变。当前，中国正处在过渡时期：纸质档案形式变成电子形式，传统的模拟形式变成数字形式。这是一个特殊时期，尽管网络和信息技术给我们带来了很多便利，但在确保档案信息的真实性，完整性和有效性方面，我们将面临新的问题。此外，随着我们的工作进展，这些问题及其解决方案将发生变化。这就要求我们不要停止学习，而要接受“动态增长”的管理理念和工作模型，跟进，不断改进和保持思考。

3、电子档案对档案管理提出的挑战

3.1如何保证电子档案的真实性

电子档案的真实性要求在确定电子档案的结构和背景之后，以与电子档案形成时相同的方式改进电子档案的内容，内容和真实性初始。

（1）执行电子档案管理和跟踪的全过程，并执行集成的档案和档案管理。建立标准的工作系统和程序，并结合相应的技术措施，以管理和监督电子档案形成，收集和累积的全过程，包括过程，操作的累积，识别，归档和连续管理与记录，以确保电子档案的生成和处理符合标准的管理连续性。

（2）电子档案中信息真实性的技术保护和标识证明。采用标识，权限控制，操作记录和消息认证等技术方法，确保电子档案不发生异常变化和真实性。

（3）在法律上承认电子记录的证明价值。目前，电作为一种独立的测试方法尚未得到法律确认，仅用作视听证据，其证据力有限。因此，仍然有必要实施双重系统，即当具有永久保存价值的文本或无纸图形电子档案的副本必须在将档案存档在纸或微缩胶片上时进行，同时保持电能和档案纸的质量。板或缩微胶卷。

3.2保证电子档案的完整性

电子档案的完整性意味着电子档案的内容，结构，背景信息和元数据没有缺陷。其中，背景信息是指生成电子档案的功能活动，电子档案的功能，处理程序，结果，背景以及影响电子档案的历史环境；元数据是指描述电子档案数据属性的数据，包括档案格式和设计结构。软件和硬件环境，档案处理软件，图形和文字处理工具软件，字符集和其他档案数据。电子记录的软硬件环境在不断变化，具有很强的层次结构，每个级别都有相互依存的特点。如何保存软件和硬件环境以及保存环境信息已经成为我们必须考虑的问题。

（1）采取完整的管理体系和技术措施。建立电子档案完整性管理系统。电子档案的存档范围将参考有关存档纸质档案的国家法规，并将采取相应的技术措施来收集背景和元数据。

（2）制定电子档案的元数据标准。

3.3如何确保电子档案的寿命

永久性是指电子档案的长期有效性，即电子档案必须是可理解和可用的，包括可识别的信息，存储系统的可靠性，完整性和载体兼容性。长期有效性包括两个要求：载体的长期稳定性和信息的长期有效性。电子档案的寿命比传统档案短。为了延长电子档案的使用寿命并确保电子档案的长期有效性，在日常工作中必须注意以下几个方面：一，控制环境。执行“五项预防措施”，即防磁，防光，防尘，防震和防潮。二，合理使用电子档案。保证电子档案的安全性和有效性。三，定期检查您的电子档案。发现问题时应及时采取措施。四，准时复制。对于需要长时间存储的电子档案，应定期复制介质，以免丢失信息。五，保留原始技术环境。由于在不同软件环境中形成的数据不容易转换，因此必须合并和归档电子档案读取软件，系统描述档案和电子档案。

结论：电子档案具有许多优点，但是在享受电子档案的优点的同时，我们必须更加注意它们的缺点，尤其是档案管理的优点和缺点。工作人员应多加注意。如今，随着信息技术的发展，大多数人都依靠计算机技术的应用来促进他们的工作。我们必须从另一个方面考虑它们给我们带来的损失。电子档案的输入和形成也决定了档案管理的形式和方法，因为电子档案为档案管理提供了便利，并且档案管理本质上取决于电子档案的生成，并且两者是受限制的他们互相影响。

参考文献：

[1].国家档案局，《电子公文归档管理暂行办法》北京：中国档案杂志社出版社，2003 年 10 月.

[2]吕文庆. 信息化时代档案管理信息化建设[J]. 办公室业务,2014（19）:136-144.