促进档案管理工作规范化的措施探讨

沈威

国防大学（北京） 沈威 100091

摘要：档案管理工作是一个单位的重要“后勤保障”，如果说一个单位是一个完整的机器系统，那么档案管理工作则是这个机器中井井有条的巨量信息存储库。因此档案管理工作的好与坏直接影响着单位的行政效率、运行发展、整体竞争力，规范化的档案管理工作意味着单位的档案管理与信息化相对接、与社会发展相融合。如何促进档案管理工作的规范化，是每个单位都必须思考的问题。比如：一个良好的档案管理系统，能够让单位的行政运行更为高效、让单位相关决策更为实际、让单位的未来发展规划更为明朗。因此探讨有效的档案管理规范手段，能够促进单位的整体发展。

关键词：档案管理；规范化；措施探讨

1. 引言

档案管理工作不只是简单的档案保存与收集，它还包括信息化的档案搜索查询系统、专业化的档案统计分析制度体系以及科学化的档案归类收集方案。因此规范化档案管理工作是一项系统的、多层次的现代化工程，它需要科学有效、简便易行、多方协调的工作方法，并投入一定的人力物力财力，通过循序渐进的构建过程，才能逐步实现档案管理的规范化。我国大部分单位的档案管理都面临着：过时的档案管理制度、无责任人式责任管理、信息化水平较低的现状。因此只有加大对档案管理规范化的各方投入，让档案管理工作不再流于表面而是真正落到实处，才能够逐步提升档案管理的规范化。

二、档案管理工作中存在的问题

1.单位档案管理基础设施建设较为落后，缺乏有效的管理机制。

档案管理制度的严重滞后，从侧方面来看凸显了很多单位对于单位档案管理工作的不重视，经常是在需要用档案时短时间内翻山倒海，结果还是一无所获。这是典型的档案管理水平滞后带来的严重影响。案例1：很多单位的档案还只是简单的“小房子小窗户、铁箱子铁架子”，偶然可见的几台电脑也被单位当成了摆设，档案管理员更是把这项工作当做一个喝茶看报的养老工作。因此带来的直接后果是：“查无所获”、“一问三不知”或是“一查便要惊天动地”，这与现代化档案管理相去甚远。

2.档案利用效率较低，档案管理的责任人落实不到位。

很多单位把档案当成了一项轻易不动的“固定资产”，只等到了保管终了期那一天就销毁交差，但这是对档案管理工作的一种严重误读。现代信息技术高速发达的今天，档案管理工作已经与单位的人事任命、组织关系调动、单位发展规划等日常活动紧密连接在一起。高效的档案利用率对于提升单位的运行效率及竞争水平大有帮助。例如：有的单位档案管理责任人不明确，档案管理规范化工作只是简单的资料归纳整理，缺乏责任化工作流程，致使在查找档案、搜索资料时效率极低。

3.案卷质量较低、信息化建设过程缓慢低效。

许多单位的档案案卷质量已经“久经考验”，在一遍又一遍的人工翻阅过程中，正在高速降低档案的寿命。究其原因主要是单位的档案信息化建设过程较为缓慢，档案案卷质量的磨损速度远高于档案信息化建设速度。案例2：很多单位在档案信息化建设过程较为缓慢，一是因为单位投入资金不足，二是规范档案管理的人员之间责任意识淡薄，办事效率极低。因此多方面的因素致使单位的档案信息化建设严重滞后于规划建设时间节点，这给规范化档案管理工作带来了很大的障碍。

三、促进档案管理工作规范化的创新方法

1.健全单位档案管理制度。

档案管理规范化进程离不开严谨的、科学的档案管理制度，只有把档案管理规范化工作落实到人、责任到具体科室，才能快速提升档案管理工作效率。单位制定合理可行的档案管理奖惩机制，让抱有“养老”心思的工作人员不敢再轻视档案管理工作。例如：笔者单位领导班子研究制定了《档案管理奖惩制度》、《档案管理工作人员行为规范》、《档案管理规范化责任体系》等制度、约定。让相关责任人签订“军令状”和“责任书”，切实把规范档案管理工作推到重要的位置。

2.定期培训、不定期测验以提升档案工作人员素质。

很多单位的档案管理岗位被称为“关系户”、“养老岗”，这是典型的官本位思想造成的档案管理岗位职责缺失。消极的档案管理工作态度进一步让档案工作人员素质更为低劣，这对档案管理工作的规范化影响十分巨大。因此单位制定定期的培训制度、不定期的考评测验机制十分重要。案例3：笔者所在的单位通过聘请专业培训教师来给本单位的档案管理工作人员进行每月一次的定期培训，之后在每个月的进行不定期的档案专业知识测评、档案管理人员态度效率考评。因而有效提升了档案管理员的素质水平。

3.推进档案管理信息化进程。

信息技术给档案管理方面的影响是巨大的，档案管理规范化结合信息技术的特点，让档案管理、服务水平得到一次质的飞跃。因此，推进档案管理信息化进程能够降低对纸质档案的依赖、提升检索查阅档案的时间、大幅降低档案管理人员的工作负担。例如：单位在需要进行检索档案、查阅资料时，工作人员可以通过信息化档案管理系统在几分钟内快速把所有相关的档案进行归类、整合，给信息需求者以最满意的答案。因此档案信息化进程是规范档案管理工作的有效方式之一。

四、结语

总之，档案管理工作规范化是一项系统化、专业化的工程，从完善档案管理制度到建立信息化档案管理体系、从提升档案工作人员的素质到定期培训考评档案管理人员的监督机制，都是促进档案管理规范化的有效方法。

参考文献：

[1] 张冠华.探究基层医保业务档案管理工作存在的问题及对策.卷宗 . 2019

[2] 王莉萍.浅析医保档案管理信息化建设的要点.中文信息 . 2020

[3] 张敏.大数据时代对城乡居民医保档案管理发展的影响.农村科学实验 . 2019

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