新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略

吴园园

衡水学院，河北衡水， 053000

摘要:教育改革的环境下，我国教育的质量越来越高，接受高等教育的学生人数也越来越多，这就使得在当代高校信息档案数量也在不断的增多。高校档案管理事务，作为对学生学籍信息以及其他重要信息的管理部门，担负着重大的责任。做好学生档案管理的质量提升，使学生在需要进行档案查询和信息收入的时候更加方便，推动高校教育服务能力。在新媒体环境下，运用好现代化技术进行高校档案信息管理，促进信息管理便利化a。基于此，本文将对新媒体环境下高校档案信息化建设过程中遇到的挑战及其解决措施进行讨论。以此供各界相关人士进行交流参考。

关键词:新媒体环境；高校档案管理；信息化建设

引言:

为促进我国国民素质的提升，我国进行了教育改革，就目前看来，高校的学生信息档案数量也越来越多，因此，高校对档案管理加以重视，要用新时代的新科技进行档案的管理和整合。随着信息时代的覆盖，当今时代利用信息技术和各种移动设备进行工作和劳动业务的辅助已经成为十分普遍的现象。在高效的信息档案管理中，促进信息档案管理信息化已经成为一种趋势，并要求相关管理人员切实的落实，以提高高校信息档案管理业务的质量，推动高校管理服务信息化进程。

一、高校档案信息化建设的必要性

（一）时代趋势所致

随着时代的不断发展，我国进入了信息化、科技化时代，使人们的日常生活和生产劳动都能够通过信息技术进行辅助，以提高工作效率和生活水平，促进我国的现代化发展和建设。当前时代，人们的日常生活生产都离不开电子设备的运用，各种移动终端设备出现在人们的生活中，例如手机，平板电脑，笔记本电脑等，都是信息技术不断发展的产物。高等院校作为大学生的摇篮，是社会新思想的传播和发展区域，因此，高等院校必须融入时代的潮流，促进信息化建设。因此，在高校的信息档案管理中利用信息技术进行辅助，成为高校发展的必然趋势，能够促进高校档案的管理质量，应当得到重视和落实。

（二）管理工作的需求

在传统的高校档案管理业务中，对档案信息进行管理，主要是采用纸质的档案储存方式，这样的储存方式不但使档案管理工作量、在查询信息利用信息时难度高、档案信息出现问题概率大，还会耗费大量的成本和空间，不符合当今时代所倡导的绿色发展和可持续发展基本理念。新时代下的新媒体具有承载，传播和储存等功能，运用新媒体进行档案的管理，使档案管理业务信息化能够避免以上出现的问题，促进档案管理的质量。再者，新媒体技术中信息化档案管理作为一个虚拟的管理平台，运用系统来解决档案录入时时间和空间上的限制。使各个学校各个管理人员能够在不定时期间，有效率的对信息进行录入。并通过信息共享和信息交流，促进档案管理信息的准确性。新媒体技术的超越时空、大数据，大储存量，便捷记录等特点都是高校档案管理所需要的，由此看来，高校档案管理信息化十分适合高校档案管理业务的发展。

二、新媒体环境下高校档案管理信息化容易出现的问题

（一）传统观念束缚

高校的档案管理业务顾名思义就是对学生的个人信息，学籍信息，社会服务等信息进行收入和储存，方便国家或者是其他社会企业在需要学生的信息时，能够通过学校进行查询。因此在大部分的高校档案管理部门中，认为高校学生档案管理只是对学生的资料和信息进行普通的整合和储存，不需要运用到高科技或者是其他专业性的管理工作进行，更加不必要，在这方面投入人力物力与财力。这样的传统观念使我国高校档案管理业务的质量得不到提高，体现了我国部分高校档案管理部门对档案信息管理的重视度不够高，难以促进高校档案信息管理业务的发展。基于这样的思想状态下，新媒体时代促进高校档案信息管理信息化发展就有了一定的难度^[1]。

（二）管理模式换新困难

在以往，高校档案管理信息基本上都是采用纸质的档案管理，虽然高校的信息储存内容仅仅面向学校的教师与学生，但依然亦有容易由于师生数量庞大，使高校档案信息管理工作复杂。传统的管理模式运用纸质档案进行存储，所有的资料都是手写储存模式，并通过统一的档案室存放进行储存。新媒体时代下将高校档案信息信息化，改变高校档案信息管理模式，就需要高校档案管理人员将所有的纸质信息内容录入管理系统中。这一个过程时间长，且需要耗费大量的人力。再者，由于纸质本身具有储存时间长，容易造成破损的问题，在进行信息的录入时，就会因为由于纸质信息本身的破损问题导致录入失败，或者是录入信息错误，这就无法实现高效信息档案的有效管理，同时也使高校信息档案管理信息化效率下降。

（三）管理人才欠缺

在很长一段时间内我国高校对于档案信息的管理主要是用纸质档案进行记录和储存，并表现出对档案信息管理的重视度并不够高，由此使得在高校进行信息档案管理的人员不必具有专业的工作技能和知识，大部分是由一些非专业人员来进行档案的管理。在新媒体的时代下，要促进高校档案信息管理的信息化，就需要使用到各种高新技术和信息技术，这明显需要改变高校档案管理中工作人员的性质，引进更多具有专业技术知识以及计算机操作知识的人员进行档案的管理。但过去的环境所致，目前在高校的档案信息管理中十分缺少这样的人才

^[2]。

三、新媒体环境下促进高校档案信息化建设的有效措施

（一）完善基础设备建设

高校档案管理信息化建设是基于计算机技术和网络技术进行的，要促进高校档案整理信息化，就必须要完善这一部分的基础建设。这需要高校转变思想观念，将更多的重视度投入到高校的档案信息管理业务中，通过不断完善档案管理业务信息化所需要的基础设施，提高高校档案管理工作的质量和效率。例如，在高校进行档案信息化建设的过程中，首先需要在档案管理部门投入一定的资金以及人力物力，档案管理部门运用下放的资金进行信息技术设备的采购，例如，需要采购计算机、输入设备、录入机器等。为使档案得到合理的管理，还需要向信息技术专业技术人员购买统一的管理系统，以使学校信息管理能够通过这一个系统进行档案的管理。此外，那是系统能够在日常得到有效运用，高校要加强网络建设，建立校园网系统，覆盖高校档案管理部门甚至整个校园，以使校园档案管理信息化建设得到落实，从而高效地实现校园档案信息整合管理^[3]。

（二）转变思想，重视高校档案信息化建设工作

高校档案管理业务顺便向全体高校教师与学生所进行的信息管理和信息统筹工作，影响着学生和教师以后的工作方向和工作需求，是国家记录相关人员的重要步骤之一，可以说，高校档案信息管理是学生的重要信息储存空间之一。在学生入学期间以及以后的工作甚至社会发展等活动中，都不可缺少对高校信息档案的使用。基于此，高校档案信息管理部门应该重视对学生以及教师的档案信息进行管理，提高信息管理质量，以使教师或者学生在使用档案信息时，能够快速便捷的寻找到要使用的信息。高校档案信息化建设是提高高校档案信息管理业务的重要工作，高校档案信息管理部门要转变思想，了解档案管理对学生或者教师以及整个学校的重要性，从而促进档案信息的有质量管理^[4]。

（三）引进相关人才

要促进高校管档案管理工作的信息化，除了要完善基础设施使档案信息管理有相对应的系统之外，还需要档案管理部门拥有相对应的技术人才，懂得操作档案信息系统以及维修系统，避免由于信息系统出现问题得不到解决而导致工作的有效性下降。这就需要高校引进相关技术人员，要求技术人员继续要懂得计算机等技术知识他要懂得相关的管理方面的专业知识，促进高校档案管理信息化的进程。

四、结束语

新媒体时代下，充分利用信息化，技术化进行信息的管理，能够有效的推动管理业务的发展和质量的提高。高校的档案信息化建设是提高高校档案管理的重要建设工作，应该得到不断的重视，完善相关基础建设，以促进高校档案管理信息化。

参考文献

[1]李小芳. 新媒体环境下高校档案管理工作研究[J]. 城建档案, 2020.

[2]曹珊. 新媒体环境下数字档案管理新技术发展与具体应用探讨[J]. 科学与财富, 2020, 000(002):53.

[3]杨雪. 新媒体环境下高校档案宣传工作研究[J]. 办公室业务, 2020(6).

[4]陆艺芳. 浅议广西区内高校学生档案信息化建设存在的问题及对策[J]. 卷宗, 2020, 010(004):114.