大数据时代做好档案信息化管理工作的策略

苏娜 蔺娟 苏春艳

中航飞机股份有限公司西安制动分公司，陕西西安， 710065

摘要：大数据时代对档案信息化管理提出新的要求，尤其是进一步推广物联网与互联网技术，企业日常运营过程中产生大量数据，如何做好档案信息化管理已成为当前研究的重点问题。文中以企业为着手点，分析推动档案信息化管理建设的措施。

关键词：大数据时代；档案信息化；管理策略

档案管理工作是各行业日常工作的重要组成部分，档案资料对于各企业来讲都是宝贵的资源，能为企业发展的下一步目标制定起参考作用。大数据时代为档案管理工作提供了便利，但随之而来还有许多问题需要解决。

1、档案管理信息化的优势

信息化管理带来的便捷能使繁杂多样的资料档案更好地发挥应用价值，其优势体现在日常工作的各方面。档案管理信息化具体是指通过信息管理技术对原有的档案管理措施进行升级。档案管理信息化后档案传输速度得到了提升。传统的档案管理方式需要将大量的纸质文件运输到保存地点，在路程中需要小心管理保存文件不受损，但运输过程中不可抗力较多， 因此还会出现档案因操作不当遗失或破损。信息化档案管理技术下的文件资料不再需要承担运输风险，只需将文件录入电脑，通过网络传输即可。这种传输方式不仅能节约运输时间和人力资源，也能为档案文件的安全提供保障。

此外，档案管理信息化还能将档案资料的价值更高效地利用起来，改善了传统管理方案手工书写和整理的工作形式，同时减轻档案管理人员的工作负担，可对档案资料进行更精准的管理，对于内容相似的资料可以进行整合。此外，信息化档案管理模式的失误率也更低，工作人员只需将资料输入电脑，即可在云端完成资料的整理归档。另外，档案管理的优势体现在各方面，在网络环境下资料能够在网络上传输下载，降低查找资料和传输资料的时间损耗，将档案价值更直接地体现出来。档案信息需要与办公自动化建设有机结合，不仅能提高档案管理工作的效率，失误次数也会得到控制。虽然电子档案十分方便快捷，但纸质文件的地位还未被顶替，所以在管理方式由纸质向电子档案转化的过渡期可以采用双轨管理制度。同时研究显示，在较长一段时间内还需要继续落实双轨并行的文件资料管理制度。

2、档案管理的现状和存在问题

2.1 业务素质较低

对企业档案进行信息化管理，要求管理人员具备专业的素质和良好的业务能力，充分掌握档案管理方面的相关知识、信息技术以及网络知识，还应该熟知信息化管理的工作流程，坚持自身的职业操守，严格按照档案法的规定进行操作，遵守企业的各项规章制度以及工作纪律。由于部分管理人员对档案信息进行管理时，进行数字化处理、传输和使用过程中不具备强烈的网络安全意识，影响了档案信息的安全性，在一定程度上阻碍了档案信息化的发展。

2.2 档案管理效率低

在机关事业企业运行中，由于生成的文件材料数量很多，所以对管理效率提出了很高要求，要求档案管理人员快速完成材料内容梳理，完成整个档案收集归档工作流程。传统档案管理工作的流程复杂，包括档案收集或其余部门提交-档案审核-档案录入-档案存放-档案信息展示，而在档案应用中，也需要经过多个手续，降低了档案的管理效率。所以在信息获取和处理方面存在一定的差异，导致数据管理存在一定的漏洞，影响了档案管理水平。此外，由于各个部门信息管理存在一定的独立性，这为档案管理工作带来了难度。

2.3 应用意识差

对档案进行信息化管理过程中，由于管理人员没有形成大数据意识，导致在日常的工作中没有充分发挥出大数据技术的先进性，虽然有一些企业已经逐步尝试了大数据技术，但是由于大数据技术的应用水平比较低，数据的模式不够统一，使用方法不适用企业的自身情况等等，这些问题都会在一定程度上影响档案管理的有效性，不利于档案管理的发展。同时也有相关研究认为，目前各个企业并没有形成有效的信息化管理机制，这会对档案管理产生一定的影响。

3、大数据时代档案信息化管理工作的策略

3.1 建设规范的标准

在大数据时代背景下，无法管理众多的信息。因此，为了保证信息具有条理性，我们必须制定统一的标准和规范。根据实际的工作情况，在标准化档案管理工作中积极参考、利用国际标准与国外标准，制定符合国内标准化档案管理的规范，实现信息的共享与互换。

在大数据时代背景下，依据相应的电子文件管理，制定统一的电子文件归档的标准和规范，以形成规范的业务系统。与此同时，可以积极借鉴国际标准化档案管理的经验，定期检查和梳理各类标准化档案。

3.2 注重建设标准化档案资源库

在大数据时代背景下，标准馆的相关管理人员要尽最大的努力收集数据并对其进行保存。除此之外，要保证数据的真实性、全面性、正确性等。一要做好标准化档案的数字化管理，也就是说把之前存储的纸质档案数字化处理。要根据使用价值的高低进行分类别处理。另外，必须注重数字化处理后标准化档案的质量，一要确保档案内容必须完整、具有清晰的画面，二要确保具有法律的作用。坚决避免漏扫、错扫、扫描不清不全的现象。为了保证数字化的质量，可以使用全面质量控制的方法。

另一方面，必须做好电子化的档案。随着科技的不断应用，已经普遍使用了电子文件。为此，必须根据相应的标准和规范对电子文件进行归档，必须明确归档的范围和保管的年限。除此之外，根据电子文件归档和接收的要求，务必确保电子文件信息的正确、规范的格式和有序的整理。另外，标准化档案相关的管理部门可衔接本单位的各管理系统，对电子文档进行移交和归档，控制好档案前端的数据。例如：可以衔接OA办公系统，对电子文件进行实时归档和查阅。

3.3 创建大数据标准化档案资源的平台

在大数据时代背景下，虽然有了大量的标准化档案资源，但是想要查阅资料却无法有效地进行查阅。这样只会造成资源的浪费。为此，为了提高档案资源的利用率，有必要创建大数据标准化档案资源的平台。就目前的情况来看，国家已经建立了针对全国开放的标准化档案信息资源共享平台，并连接了已有的各级标准馆的开放平台。

标准化档案管理人员需要做的是把已经被数字化的标准化档案放到资源共享平台上并允许内部利用，对没有鉴定的标准化档案资源尽快鉴定，尽最大的努力把档案资源放到共享平台上，以便于全社会共享。

3.4 统一管理标准化档案资源

在大数据时代背景下，我们可以对标准化档案资源进行统一管理和统一备份。目前，我国有的地区已经开始建设大数据的产业园。例如：中国的三大运营商，移动、联通、电信等。为了确保标准化档案资源的安全及综合掌控档案资源，我们需要对档案进行备份。

就目前的情况来看，标准馆采用的是电子备份的方法。如今我国已有沣西这样的数据产业园区，并且已经入住了许多重要的数据单位，相关的标准化档案部门可以考虑在这样的数据产业园区建立一个全国的标准化档案备份中心。但是这一措施必须经过严密地科学验证和科学规划。倘若能集中起全国的标准化档案数据资源，我们有望利用大数据技术管理、开发和利用我国标准化档案信息资源。

结语

总之，在大数据时代对档案信息进行数字化、信息化管理是一项非常繁重的任务，企业必须进行整体规划，确定合理的目标，不断学习先进的技术，优化档案管理措施，建立完善的信息管理平台，转变以往的管理理念，使用各种先进的管理技术和管理模式，提高档案管理的效率。

参考文献

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[2]田凯,王巍巍.大数据时代档案信息化建设策略研究[J].机电兵船档案,2020(04):90-92.

[3]李婷,张杨.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办公室业务,2019(22):98+110.