电力企业档案的开发及利用探究

张馨云

广东运峰电力安装有限公司 广东省 佛山市 528200

摘要：在信息技术的发展与推动下，人类如今已经进入了信息化时代。以信息化为背景，许多行业都以信息化为助力改变了传统的管理模式。在传统的档案管理方式已经无法满足企业需求的情况下，档案信息化开发及利用也被提上日程。文章以电力企为例，以信息化为背景，就电力企业档案的开发及利用进行了研究。

关键词：电力企业 档案 开发 利用

档案是企业的历史沉淀，也是企业运营管理的重要参考依据。在电力企业改革与发展中，档案起着至关重要的作用。那么，电力企业档案开发及利用现状如何？如何有效进行档案开发及利用呢？

1电力企业档案开发及利用现状

如今，信息技术在各行业和各个领域都得到了广泛的应用。但是一些电力企业的档案开发和管理工作在信息技术应用方面还存在明显的不足。如一些电力企业的文书类档案种类和内容繁多，但是档案格式和管理端口都不统一，档案无法做到分类、集中管理。加上各部门之间联系和配合不够紧密，所以档案信息在搜集、调动和使用方面效率较低，档案的信息资源价值无法充分体现出来。在档案信息化开发及利用方面，一些企业虽然早已起步，但是许多电力企业都将档案部门视为闲散人员安置地，缺少专业的信息化管理人员，档案管理队伍由非档案专业人员组成。各部门在档案管理方面没有安排专职资料信息管理员，档案资源管理由兼职来完成。由于工资低，发展通道狭窄，所以部分档案管理人员也缺少工作热情和责任心。关于档案信息化管理，一些电力企业虽然都配置了信息设备和软件，但是档案信息化管理还处于档案搜集、信息化加工、目录检索等比较浅显的层面，档案管理信息系统水平不高，档案信息开发和管理属于“形式化”的档案开发和管理。

2电力企业档案信息化开发及利用策略

2.1调整档案工作思路

许多人都认为档案工作无关紧要，工作简单，重复，无趣，不受领导重视，也不能给企业带来直接效益，所以应该让位于其他工作。其实不然，档案是企业运营管理的重要凭证，要想提高企业管理水平，少走弯路，必须要提升档案管理工作水平，走档案信息化管理之路。所以，在信息化下，电力企业要改变档案管理理念，将小档案馆的工作思路向大档案馆的工作思路转变，改变传统的档案管理模式，提升档案服务质量。这就要求电力企业的领导给予档案管理工作以重视，加大档案管理投入，完善档案管理硬件配套设施，建设符合国家要求的高质量的档案室，将信息化技术引入档案管理工作中，解决档案管理水平偏低的问题。电力企业档案部门要制定档案信息化管理计划，将档案管理工作与电力企业生产、科研和管理工作结合起来，为科研、管理人员提供超前服务，在“建设”与“利用”主题下有序开展档案工作。电力企业档案部门的档案管理人员要提高职业责任感和职业认同感，全身心地投入工作，怀着敬畏之心去对待档案工作，从工作中获得满足感，成就感，提升档案服务质量。

2.2完善档案管理制度

依法治国是我国的基本国策。在依法治国背景下，企业也要树立依法治企的思想观念， 根据企业实际情况制定适应时代发展的管理制度，包括档案管理制度，以确保企业管理顺利开展。电力企业档案部门要遵循内部管理规定和国家法律法规，完善档案管理制度，规范档案信息化化管理流程，就各部门立档、管理工作标准和目标作出明确的规范，在组织结构完善的基础上构建档案工作网络表，确保档案管理工作分工明确，权责明晰。遵循上级公司对档案工作的要求，基层电力档案工作者要从实际出发，制定基层档案管理办法或执行手册，将档案管理各项内容、环节以及步骤落到实处，促使档案管理工作科学、有序进行。

2.3建设档案管理数据库

在档案开发与管理中，档案数据库建设是一项纯管理性的、职能性基础工作。进一步来说，在档案信息化建设中，必须要重视和加强档案数据库建设。事实证明，电力企业的档案工作之所以有较大的差异，数据库建设与管理至关重要。建设档案数据库，重点是顺应时代发展要求，完善企业档案管理工作制度，深入挖掘档案资源；引入先进的档案管理技术，促使档案管理内容信息化、数字化，实现对档案资源的信息化、数字化管理。为此，电力企业要以信息技术为支撑，进行档案信息搜集和整理，借助声像技术、数据库技术、缩微技术对档案进行数字化加工和保管，逐步实现档案内容信息化。在此基础上，建立档案检索系统，对档案进行信息化管理，提高档案利用率，促使档案信息资源不断升值。

2.4建立信息保障体系

在电力企业档案管理中，保障档案信息资源的安全性、完整性，是确保档案发挥出应有效用的基础和前提。而要想保障档案信息资源的安全性，需要电力企业重视档案信息安全管理，购买先进的档案管理系统服务器，借助用户终端安装防毒软件、防火墙系统等保障档案信息的安全，避免档案信息受到病毒侵害的可能，避免档案被非法盗取、任意篡改等情况的发生。鉴于电子管理的复杂性，所以，电力企业在档案管理中，还要定期将重要电子信息档案备份，通过服务器备份及光碟或移动磁盘备份等措施，降低因为系统崩盘档案无法还原的可能。用户权限管理也是电子管理的一个常用手法，电力企业在档案管理中，也可以将用户权限分级管理方法应用其中，以阻挡来自外网的非法用户入侵和破坏档案资料。

2.5创新组织管理形式

科学进行档案资源顶层设计和内部管理，是解决档案管理问题的有效措施。所以，在新时期，电力企业要借助与其他企业联合开发的形式，实现档案信息资源创新。与此同时，加强内部各部门的联系，跨地区、跨部门开发档案资源，并在档案管理中严格落实一人一岗，一人一责制，增加档案管理队伍的稳定性，选拔高素质的档案人员，给档案管理队伍注入新鲜血液。此外，坚持以人为本的理念，对档案管理队伍和管理人员进行职业培养和市场化管理，以提高档案管理队伍的业务水平。档案部门也要改变传统的工作理念，根据用户需求进行档案开发，为用户提供高质量的档案信息服务。

3结语

综上所述，信息化管理是电力企业档案资源开发和利用的新方向。所以，在档案资源开发和利用中，电力企业要与时俱进，制定信息化发展计划，借助信息技术充分发掘档案信息资源的价值，为企业发展提供有力支持。

参考文献：

[1]杨永豪. 关于加强基层电力档案资源开发的几点思考[J]. 办公室业务,2013(19):86.

[2]姜静. 大数据时代电力企业档案开发利用探讨[J]. 中国电力企业管理,2017(15):53-54.

[3]韩琴,刘战礼,江文. 电力企业档案资源开发与利用研究[J]. 兰台世界,2019(S1):165-166.