企业档案工作政策法规研究

李淑英

江西省送变电工程有限公司 江西 南昌 330000

摘要：现如今，随着市场经济的发展及现代企业制度的建立和完善,如何运用法规来强化档案部门的职能,使法规在档案管理和执法监督中发挥应有的作用,是函待解决的问题。本文仅就档案法规体系的构建进行初步探讨。

关键词：企业;档案工作;政策法规

引言

《国家档案法规体系方案》指出，国家档案法规体系由档案法律，档案行政法规、党内法规和军事法规，地方性档案法规，以及档案规章四个层次构成。其中，《中华人民共和国档案法》是我国档案事业的纲领性法律而不具专指性，地方性法规和规章涉及面广且差异大，在此均不做探讨。据此，结合近十年我国企业档案法规的发布情况，本文所指企业档案法规体系由行政法规、部门规章、规范性文件三个层次组成。

1企业档案法规体系内容特点

1.1覆盖范围广，着眼于特殊企业

近十年的企业档案法规在内容上覆盖了各类在档案工作上具有明显特征或倾向性的企业。如《国家档案局关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》针对驻外机构和境外企业发布，《关于促进民营企业档案工作发展的意见》针对民营企业发布，《金融企业业务档案管理规定》针对金融企业发布。其中，驻外机构和境外企业在档案工作的社会背景方面具有一定特殊性；民营企业为主导的非公有制经济的档案工作具有一定特殊性；金融企业在国民经济中起到牵一发而动全身的作用，其档案工作具有一定特殊性。对于这些具备特殊性的企业，国家档案局及其相关部门给与了充分的重视，通过企业档案法规的形式予以引导和规范。此外，部分法规范围涵盖了所有企业，如《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《关于加强企业档案信息化建设的意见》等。

1.2宏观指导与具体实践相结合，注重具体实践

由上文可知，行政法规、部门规章、规范性文件以及行业标准的内容在宏观指导与具体操作相结合的情况下，更偏重对具体实践的指导。2014年制定的《企业信息公示暂行条例》，作为行政法规，其法律效力相对较高。但不难发现，其中详细列出了工商管理部门和其他政府部门及企业应当公示的具体内容；部门规章中《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》不仅列出了企业应归档的文件材料，还列出了企业可不归档的文件材料，并对保管期限做了较为明确的分类；规范性文件内容尽管相对简单，但多为具体实践提供了指导。因此，企业档案法规虽然总体上是对企业档案工作的宏观性指导，但由于企业档案法规层级从行政法规到部门规章及规范性文件，其法律效力逐渐递减，纲领性作用弱而实践性强，因此其中不乏对企业档案工作实践的指导。

1.3重视企业档案信息化建设

自党的十五大明确提出推动国民经济信息化以来，历次中国共产党全国代表大会均强调信息化与工业化的互相促进、融合发展。企业档案蕴藏着丰富的企业信息资源，故企业档案的信息化建设是企业信息化建设的关键。2005年国家档案局为贯彻落实党的十六大提出的“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”指导方针提出了《关于加强企业档案信息化建设的意见》；2014年，国务院发布了《企业信息公示暂行条例》，以国务院令的形式保障了《条例》对企业信息公示的效力。此外，其他法规也涉及档案信息化建设，如《金融企业业务档案管理规定》提到了电子业务档案的归档与管理，以及业务档案的检索利用等。在如今的信息时代背景下，在国家大政方针政策指导下，从近十年来企业档案法规体系来看，已经对企业档案的信息化建设表现出了充分的重视。

2构建企业档案法规体系的原则

2.1适应性原则

市场经济有其自主性、法制性等区别于计划经济市场经济有其自主性、法制性等区别于计划经济的基本特征,要构建社会主义市场经济条件下的企业档案法规体系,就必须充分考虑到这些基本特征,同时兼顾企业管理、改制、发展的特点,从而使企业档案法规具有更强的适应性。应性包含以下几方面:一是法规要适应本企业实际情况,有可行性,即根据企业性质、规模、集团的构成等而确定;二是适应当前市场经济的基本要求,顺应企业市场竞争的需要;三是适应企业管理模式及档案管理实际。

2.2配套性原则

在市场经济中,生产、销售、分配之间不再是靠指令联结,而是靠自主的市场主体间的契约联结。为了保证这些契约的公正和得到遵守.必须有完备的法律规范作保障.在这种经济体制下的档案工作,也只能靠法律调节、这就要求企业档案法规要相互配套。配套性原则主要指两方面:第一,档案法规自身体系结构的配套,即纵向有层次性,横向有网络性。纵向指国家颁布的《档案法》、《档案法实施办法》,省市颁布的档案管理条例、建档规范,企业自身颁布的档案法规三个层次相结合;横向指集团化公司企业必须从归档、保管、利用、销毁等管理行为上与集团分公司、各二级独立法人实体、股份公司实体、未独立单位等构成网络化实体。第二,与企业其它法规的配套。档案法规是比较原则的高层次的法律规范,而档案工作则是相对复杂和具体的法律行为。日常工作中,我们发现在档案法规的执法和档案业务工作的具体环节之间有一个距离,尤其是在应该作为而不作违法行为的处理上,其距离感更突出。要解决这一问题,就必须在档案工作实际和档案法规之间寻找一条相结合、相融通的纽带,那就是企业规章制度和管理工作程序,尤其是在企业质量资格认证过程中形成的质保大纲、质量管理程序等确可操作的行为规范。

2.3强化内部控制与档案法规的相关性

《中华人民共和国档案法》为企业档案工作的顺利进行提供了法律依据，《企业档案工作规范》为企业档案管理、企业档案工作的进行提供了可靠方法和参考标准，而《基本规范》为企业内部控制的合理开展提供指标和方法。解读《基本规范》后可以发现，文中多处提到的“资料”“信息”“记录”“妥善保存”“可验证性”，说明企业内部控制的实现需得到企业档案工作的支持，“档案”二字虽呼之欲出，但在条款的具体文字中却始终不提。这说明，我国社会档案意识的普及还任重道远。因此,在今年全国政协十一届四次会议上,毛福民委员所提“关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定”的提案，的确有着紧迫的现实性和长远的意义。有关部门在制定、修改有关企业法律法规中，应当明确企业必须建立业务档案和财务档案、设立严格保存期限、建立企业档案工作制度、保持档案原真性和完整性等企业档案管理内容。明确企业档案的重要性，建设企业内控与企业档案管理的长效合作机制，既是企业内控实现的原理使然，也是企业档案管理贡献于企业管理的题中之义。

结语

我国企业档案工作接受国家及档案行政管理部门指导的时间尚不足20年。在此期间，我国大多数地方档案行政管理部门业已制定了相关政策和法规。但由于我国目前还缺乏适用于全国范围的企业档案管理法规，有的地方档案行政管理部门并未从根本上重视企业档案工作，甚至从不过问。所以，国家档案行政管理部门应联合相关机构加紧制定全国性的企业档案管理规章，最大限度地为企业档案工作提供坚实的法律保障。

参考文献

[1]国家档案局.国家档案法规体系方案[S].2019-6-14.

[2]国务院.企业信息公示暂行条例[S].2018-08-07.

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[5]国家档案局.国家档案局关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见[S].2019-09-22.