国有企业档案管理现状与优化对策分析

唐志富

中国水利水电第五工程局有限公司 四川省成都市 610000

摘要：国有企业档案管理现实状态普遍存在重视程度不足和管理模式落后的通病，已经在不同程度上制约了企业的现代化发展。档案管理对国有企业的价值与意义不仅在于有助于进行技术升级，也在于其有助于开展责任追溯。因此，新时期国有企业档案管理实现优化首先需要转变观念、科学定位、完善制度设计，其次需要加快建立健全信息化管理模式，同时重视人才队伍培养，提高管理人员整体素质。

关键词：国有企业；档案管理；现状；优化；对策

作为企业发展的历史信息积累，档案不仅反应着企业生产经营与管理的过程性变化，也是助力企业优化生产经营与管理方式的重要参考和借鉴。然而相较于更加前端的作业岗位，不少国有企业档案管理多年来的管理模式一成不变，已经与现代企业管理科学化与信息化的客观要求间渐行渐远，越来越难以适应新形势下国有企业各项工作的现实要求。因此，新时期国有企业档案管理加快优化已成当务之急，迫切需要从管理思想到实践手段各环节实现超越与创新。

一、国有企业档案管理现状

（一）重视程度相对有限

与生产经营等更加前端的作业环节不同，档案管理历来归属于企业相对后端的行政管理或后勤类工作范畴。加之档案管理工作是极为“隐性”的价值产出环节，无法象产品生产与销售那样立竿见影地出成绩、出效益。因此，相当多数的国有企业管理层对于档案管理工作存在事实上的重视不足问题。这不仅体现在企业管理层几乎不会将档案管理纳入战略决策和企业规划等的顶层设计环节加以考量，也表现在档案管理实践层面往往缺少全局意识和整体思维，而是习惯于沿着历史传统按部就班、循规蹈矩地日复一日。

因此，不少国有企业从决策到管理一线都存在对档案管理重视程度相对有限的情况，已经给档案管理工作的现代化与科学化发展造成了不同程度的制约和束缚。

（二）管理模式相对落后

正是由于管理思想上不重视，许多国有企业档案管理因循守旧的问题长期得不到彻底改善。这些企业档案管理完全依赖人工操作，无论是档案收集整理还是调阅查询，人工管理是唯一的渠道和方式。过度依赖人工的结果不仅是管理效率极其低下，而且无法有效避免人为疏漏造成档案缺失、遗漏或损坏。加之企业自上而下缺少对档案管理的足够关注，这些企业档案管理工作长期维持着低水平发展难有起色，导致企业档案管理处于极为边缘的不良状态。

二、国有企业档案管理工作的重要性

（一）有助于进行技术升级

以铜为鉴，可以正衣冠；以史为鉴，可以知兴替。古人尚且知道从历史信息中挖掘政权更迭的主导因素以免重蹈覆辙，现代人更需要利用历史资料对照当下的工作，从而发现不足加以优化改进。

对国有企业来说，做好档案管理工作最直接的价值体现就在于其有助于进行技术升级。正如四次工业革命起步于最原始的蒸汽机技术，中间经历了内燃机技术，之后是电子技术，再后是信息技术，企业的生产技术变迁也具有类似轨迹，能够从年复一年的档案记录中得到清晰的演进路径。

通过对历史档案的阅读和学习，今天的人能够了解和掌握过去的技术应用环境、条件、优势和劣势，进而能够从中发现改善和弥补技术缺失与不足的道路和方向。这个再发现的过程就是企业生产技术进步的过程。因此，在当前深化供给侧结构性改革的浪潮中，国有企业需要更加充分地利用好档案的信息汇总与价值再现功用，探索出更具个性化的技术升级换代路径，这也是实现国有企业转型升级的重要手段和措施。

（二）有助于开展责任追溯

作为历史信息的集合，档案是原始材料的总结与汇集，也是能够真实还原历史作业状态的直接证据。从这一角度看，在需要进行责任追溯的情况下，查询档案是最直截了当也最有效的手段。尤其是对那些需要进行工程施工或项目建设的国有企业来说，当需要开展责任追溯时，档案管理的价值和意义便立时得以凸显。

因此，做好档案管理能够帮助企业分清每个复杂项目或任务中各责任环节对应的责任人与责任内容，这是落实管理监督职能、保障生产经营质量的重中之重。

三、国有企业档案管理优化对策

（一）转变观念、科学定位、完善制度设计

意识决定行动。传统模式下的档案管理之所以存在种种问题，根源之一就是思想上不重视不关注。因此，新时期国有企业档案管理优化的前提之一就是转变观念、科学定位。

企业决策层不仅需要对档案管理给予足够的关注，而且需要将其纳入战略规划组成部分。作为历史信息的集合，档案管理需要成为企业宏观决策的内容，也就是企业需要在顶层设计环节完善针对档案管理的制度规划与设计。

比如，企业除了需要全面遵守国家《档案法》的各项制度与措施外，还需要结合自身实际尽快制定个性化的《企业档案管理实施标准》、《企业档案管理操作流程》、《企业档案管理处罚条例》等更加细化和具有高度可执行性的内部管理制度。

（二）加快建立健全信息化管理模式

信息时代大背景下，信息化已经成为现代企业实现管理科学化的最重要助力。信息化管理不仅有助于大幅减轻档案管理人员的工作量和劳动强度，而且能够充分避免人为作业潜在的管理风险。只要在原始档案形成和收集环节保证完整性、真实性与可靠性，则基于信息技术支持的平台化管理就能确保后续所有整理与分析活动全面、详尽、真实、客观。

国有企业加快建立健全信息化管理模式的前提之一是实行档案管理的标准化、电子化、数据化。即，企业各类档案需形成满足各自特点和要求的标准体系。比如档案日期和时间按照年月日和二十四小时制格式填写；金额需有人民币标识符号“￥”和小数点后两位；与面积有关的数据要按照先长度再宽度的顺序填写，与体积有关的数据则要按照长度、宽度、高度的三维顺序填写等。

而电子化档案则是要将传统纸质档案进行完全的电子化转换。这是实现平台化和网络化管理先决条件。传统纸质档案无论是收集整理还是保管均存在相当多的破损、遗失风险，只有经过电子转换才能实现永久保存。同时，经过转换后的电子档案无论是查询还是分析也具有远超纸质档案的便捷性和实用性。

而数据化转换则是要最大限度实现档案信息的可量化管理，也就是将定性数据转换为定量数据。这是为了避免定性数据过于主观臆测的缺陷，转换成可量化数据才能进入网络平台管理模式，并与其他可量化数据融合，从而在更大程度上提高档案的价值再现水平。

（三）重视人才队伍培养，提高管理人员整体素质

传统模式下，国有企业档案管理不仅存在低质低效的普遍问题，而且在管理人员素质方面也有严重的能力不足现象。尤其是不少企业的档案管理人员队伍普遍存在学历不高、年龄偏大、知识结构单一化的共性缺陷，已经成为制约企业档案管理信息化发展的短板。因此，新时期国有企业优化档案管理还需要重视人才队伍培养，提高管理人员整体素质。

一方面，企业需要面向社会积极招聘具有专业档案管理理论知识和实践能力的专业人才，使其成为全面转变陈旧管理模式的主导和主体力量。另一方面，企业还需要强化内部人员的教育和培训。比如，组织档案管理人员短训班。企业可以聘请专业档案管理机构和人员担任讲师，就新形势下企业档案管理信息化建设和操作进行短期培训。又如，企业可以采取轮流外出接受专业机构委培的方式，从现有档案管理人员队伍中选择资质优异者接受强化培训，继而由这些佼佼者展开传、帮、带活动，使企业档案管理人员队伍整体水平得到全面提高。

结束语：

档案作为历史信息的集合虽然在形式与类型上多种多样各不相同，然而从其作为信息数据的宏观角度看，其在根源上仍属于信息管理的模式与范畴。因此，信息时代大背景下，国有企业档案管理实现优化当不断密切与信息技术的应用和联系，将传统纸质化、人工管理的旧格局彻底转变为电子化、数字化、平台化与网络化。档案管理与管理现代化与科学化的战略发展间形成呼应，才能助力新时期企业管理整体转型升级、实现可持续发展。

参考文献：

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