关于提升办公室档案管理工作效率的策略思考

李著

北海市水路发展服务中心 广西北海 536000

摘要：在社会不断发展和时代不断进步的情况下，对于企业当中的档案管理工作也就提出了新的要求，因此需要不断提升办公室档案管理工作效率，以满足新时达发展的要求。对于办公室档案管理工作来说是至关重要的，只有将这项工作有效的落实才能充分有效的为各方面工作提供可靠的数据信息支持。本文主要以办公室档案管理工作为主要的研究对象，对其重要性和影响原因进行了分析，并针对这些问题提出了相应的策略。

关键词：办公室档案管理；工作效率；提升策略

引言

在现阶段信息化技术逐渐被广泛应用的背景下，计算机技术的应用使得人们之间联系和沟通变得更为紧密，而在这一情况下就使得办公室档案管理工作有了一定的技术支持，因此更应当不断对档案管理工作效率进行有效的提升，但是在这一环节当中往往还伴随着一些亟待解决的问题使得档案管理工作的效率提升受到了一定的制约，这时应当对这些问题进行充分的分析，进而制定相应的对策对这些问题进行解决，进一步促进办公室档案管理工作的效率。

1.办公室档案管理工作效率提升的重要性

对于档案管理工作而言，其在办公室工作当中占据着至关重要的作用，这项工作的有效开展和落实能够为其他工作开展的效率和质量有一定的提升作用，并且能够充分促进企业或者单位的整体发展，因此办公室档案管理工作效率的提升是必然的。从办公室档案管理工作效率提升重要性分析，首先能够对档案管理工作的可持续发展进行有效的促进，在实际档案管理工作当中通过对先进的管理理念和管理模式的运用能够在一定的科学合理的管理技术手段下实现档案管理工作的快速完成，进而对办公室工作的需求是一种满足，并且还能够促进企业或者单位对这些档案的充分利用，为各方面工作的开展提供及时可靠的依据。然后在实际办公室档案管理工作当中，能够通过对档案信息的搜集、整理、归档、存储等环节保证这些档案信息的完整性，在不断都档案信息进行完善的基础上能够充分避免档案可能会出现的损坏、丢失等问题，使得档案管理工作在有效满足现阶段社会发展需求的情况下不断对企业或者单位的管理进行有效的提升，从而有助于其稳定的发展，同时在档案管理不断完善的基础上能够依据相应的管理制度为企业或者单位提供可靠完善的信息查询服务，为企业或者单位工作的开展提供了一定的便利条件。

2.影响办公室档案管理工作效率的原因

2.1档案管理人员能力不足

从现阶段办公室档案管理工作的现状分析，往往在开展档案管理工作的过程中由于管理人员的能力不足影响了工作效率的提升，档案管理工作的重要性对于管理人员自身的能力水平也就提出了一定的要求，而目前的管理人员往往只是对档案进行基础上的整理和检查工作，其本身对档案管理工作深层次上的专业知识的缺乏，使得其无法对档案管理工作进行深度的加强，这种只停留在整理和检查层面上的档案管理工作是无法满足现阶段办公室工作要求的。

2.2重要性认识不足

在办公室工作当中，档案管理工作是至关重要的，但是在实际工作过程当中往往由于管理工作人员对于这项工作的重要性认识不足，导致了这项工作无法有效的被落实。同时一些企业或者单位的管理人员对于经济效益的重视往往高于档案管理工作，因此在这种情况下就会导致企业或者单位各方面的信息管理工作无法有效的开展和落实，这时也会导致一些非专业性的工作者投入到档案管理工作当中，这些人员在这项工作上缺乏着一定的责任心，导致档案管理工作与其他工作之间的联系被切断，影响工作效率的同时降低了档案管理工作的作用。

2.3档案管理设备落后

档案管理工作需要专业性的工作人员利用相应的设备对其进行科学合理的管理，从而能够有效的提升档案管理工作效率，其中档案管理设备的先进与否也就会对档案管理工作效率的高低构成一定的影响。在现阶段的档案管理工作当中，设备的落后问题也相对制约了档案管理工作效率的提升，同时还会对档案资料的完善性造成影响。

2.4档案管理工作制度不完善

档案管理工作制度的不完善还会影响档案管理工作人员对自身工作的认识，使其无法明确档案管理工作对于办公室其他工作的重要性，导致其自身的工作无法有效的开展和落实，影响档案管理工作目标无法实现的同时还会影响档案管理工作效率。

3.提升办公室档案管理工作效率的策略

3.1加强管理人员能力水平的提升

作为档案管理工作当中的主体，管理人员的能力水平直接影响着档案管理工作效率的提升，因此加强管理人员能力水平的提升是提高档案管理工作效率的首要任务。在对管理人员能力水平进行提升的过程中，首先需要对专业性的档案管理人才进行培养和引进，从而能够充分提升管理人员的综合素质水平，然后需要对这些管理人才进行工作责任心的培养以及业务能力的提升，依据现阶段档案管理工作的目标对这些管理人才进行进一步的培训，从而能够不断提升其技能水平以及工作责任心，有效落实自身工作的情况下不断提高档案管理工作效率。

3.2强化工作人员对档案管理工作的重要性认识

对于办公室档案管理工作而言，其重要性是有目共睹的，不仅促进着办公室其他工作的有效的落实，而且还会对企业或者单位的发展起到一定的促进作用，因此需要不断强化工作人员对档案管理工作的重要性认识。首先需要就档案管理工作的重要性在办公室当中展开宣传，能够有效的促进工作人员对档案管理工作有一个初步的认识，其次是需要不断对工作人员自身工作的意识进行加强，通过对相应的专业性的培训工作，对管理工作人员的思想观念进行加强，充分提高工作人员在档案管理方面的责任心，为后续正式开展档案管理工作奠定一定的基础，同时还需要不断加强办公室各部门之间的联系和协调，为档案管理工作的落实提供一定的支持，从而能够在全员参与的情况下促进档案管理工作效率的提升。

3.3加强对先进设备的运用

信息化技术的诞生使得很多先进设备和技术应用到各项工作当中，档案管理工作也可以充分利用这些先进设备来促进这项工作效率的提升，从而能够不断提升档案管理工作技术含量的情况下提高档案管理工作效率，并且在实际工作当中还应当对相应的技术和设备进行创新和改善，从而能够进一步加强档案管理工作的开展和落实。

3.4构建并完善管理制度

一套完善有效、切实可行的档案管理工作制度是保证这项工作效率有效提升的关键所在，因此对于档案管理工作制度来说也是至关重要的，在对管理制度进行完善的过程中需要充分结合档案管理工作的实际情况，加强对档案管理工作人员自身工作的落实，并对档案管理工作进行细节上的划分，从而在每一项工作得以有效落实的情况下提升档案管理工作效率。

4.结束语

综上所述，在办公室档案管理工作有效落实的情况下能够充分推动其他工作的开展，因此档案管理工作效率的提升是至关重要的，在对其工作效率进行提升的过程中需要避免各种影响因素，从而能够在充分提高档案管理工作效率的情况下不断推动企业或者单位的发展，切实体现出档案管理工作的重要性。

参考文献

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[2]付兴.试论如何提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2018（08）.

[3]李洁.提升办公室档案管理工作效率的策略[J].卷宗，2019（13）.

作者简介：李著（1972.10－），男，本科学历，现主要从事办公室档案管理等方面的工作。