档案管理工作的分析

崔琳艳

山东省东明县档案馆

【摘要】档案记录了历史的发展，档案文献资料的利用可以服务、促进社会发展，档案工作是非常重要的，应不断分析档案工作中存在的问题，在新的时代改进档案管理工作的措施，提高档案管理工作效率，使档案更好地为社会、为单位、为企业服务，为新时代社会主义现代化建设服务。

【关键词】档案管理；档案工作；档案分析

档案管理工作在社会发展中发挥着重要作用，提高档案管理工作水平是社会发展的需要。在新时代，档案管理工作也要不断完善提高，分析不足之处，提出改进档案工作的思想理论，在利用上使档案管理工作与新时期社会发展同步，更好地为社会建设服务。

一、档案管理工作的重要性

（一）档案管理工作对单位改革发展、创新创业、经济的快速发展发挥者重要作用

新时期，科技发展更新不断加快，档案管理发挥应有的功能与作用，帮助单位企业方方面面的工作顺利开展，能真实、全面地将单位企业方面的发展状况保存、利用、服务。在新时期，档案管理工作能提高工作质量和效率，对促进科技创新有重要作用。

（二）档案管理工作促进单位企业科学优化管理

档案记录着大到一个国家、小到单位、各部门发展过程中的全部内容，各行各业专业人员借鉴档案文化经验教训成功失败，有效做好工作，领导利用档案能够统管全局负责管理全面工作，及时发现问题解决问题，科学优化管理。我们要重视档案管理工作，保证档案的真实性，利用档案做好其他方面工作、研究、生产、创新创业。

（三）档案的利用在各个方面的工作中发挥了重要作用

随着社会的不断发展，人们对档案管理工作也有了新的认识和更高的要求。为了做好档案管理工作，实现档案管理工作的规范化，工作人员首先就应该意识到档案管理工作的利用服务的重要性，明确掌握档案管理工作不仅是自身的本质工作，更是促进发展和进步的重要保证。档案为生活的宣传教育活动提供了丰富的素材，随着互联网技术的不断发展，档案管理工作得到了飞跃性的发展，各档案馆都全面改革了历史档案管理的工作内容和工作方式。档案在为社会各方面工作中发挥了重要的作用。

二、档案管理工作中存在的问题

新时期国内经济发展创新很快，世界经济格局不断变化发展。档案管理工作内外问题及时发现，及时纠正革新是历史发展的必然。

（一）在新时期档案工作变化比较慢，研究热情较低，创新意识不强

在互联网上办公、授课、购物社会生产工作生活发生了天翻地覆的变化，但档案工作变化缓慢，尤其基层社会，工作人员文化素质跟不上，工作人员业务水平有待提高，专业培训较少，个别单位对档案管理工作重视程度不高；制度不健全，制度相对滞后，制度执行不严格。[1]这些情况影响档案工作人员的工作热情，对档案创新发展意识不强。

（二）档案设备更新不及时，有的部门缺少档案设备

1.在硬件设施方面

在较多的单位部门没有专用的档案室，或者，档案室质量技术没有达标。很多单位并未设立专门的档案室，档案材料都在自己的办公室放着，没有防潮、防虫、防火等先进的存放条件。普遍缺乏档案管理专门的软硬件设备设施。 [2]

2.网络资源管理方面智能设备不配套

档案网络资源配套设施陈旧、落后，导致文件管理混乱丢失。数字档案室建设，电子文件由计算机辅助管理，需要新时期科技信息化，需要档案专业技术人才，并配齐相关智能设备。电子文件、电子档案的安全问题，对档案工作者提出了更高的要求。档案工作只有同文件、网络结合起来，才能换发出新的生机和活力。

3.档案管理工作服务意识淡漠

档案管理工作人员除了提供档案资料外，还要提供人性化的服务、提供便民服务，档案管理工作人员业务素质差，档案服务意识浅薄，在传统的观念禁锢下无法为使用需求者提供更好的建议、提供人性化的服务。这些都导致了使用需求者的不满。

三、提高档案管理工作水平的措施

（一）提高档案管理的重视程度，增加资金投入

档案是单位最原始的历史发展资料，是单位建设不可缺的一部分，相关领导应该高度重视档案发展，支持档案管理的各项工作，档案工作需配备专业的档案管理工作人员，所以，完善档案人员的编制制度，加大相关投入，让整个社会都了解档案管理工作的重要性。[4] 相应严格的政策管理制度，相关领导的重视，专业的档案工作技术人员，配套的档案管理设备 ，档案室应该加大资金投入，引起全单位人员 对档案管理工作重视，科学规范化地收集、整理、汇编、存档和利用档案，发挥档案在单位企业建设发展中应有的功能和效率。

（二）不断提升档案管理工作人员专业技术能力

档案管理工作人员应该定期才加业务培训学习，严格执行各项规章制度，档案管理方法才能正确；只有提高管理工作人员的业务能力，才能更好地履行自己的工作职责，才能将档案进行科学化现代化建设，所以，在档案管理工作人员上岗前要进行上岗培训，定期要进行档案业务培训，给具体管理工作人员业务学习培训机会和时间，对现代化的管理设备能够熟练使用，不断提升专业技术能力。提高档案管理工作质量和效率，发挥档案管理工作人員的创新能力。

（三）加强档案管理工作的电子信息化

电子信息化、人工智能已成为“互联网+”时代下中国战略发展之一，人工智能技术的发展取得了较大的突破，医疗、交通、教育、企业……等等都离不开信息化大数据。实现档案管理的信息化，就能大幅度提高档案管理工作效率，现在全世界为了环保，推出无纸化办公、智能化办公，使计算机发挥出更大的优势，提高工作效率，还能够更加清晰地做好档案管理记录工作，方便、快捷、准确地存储查找档案，与社会发展相一致。

（四）提高档案的服务水平

档案管理工作最终目的是为了利用档案帮助单位发展，档案服务是档案管理工作最重要的组成部分。通过对档案利用者，利用者需求的产生和特点，以及影响档案利用者需求因素等问题的探讨，有助于我们制定政策，找到满足档案利用者需求的措施，不断提高档案利用水平，提高档案服务社会的能力。[5]

1.档案部门要积极了解档案利用需求，做好宣传工作，引导档案利用需求的实现

深入了解档案用户的需求，借助各种手段，调研，了解不同人群，不同层次用户的需求，可采用直接调查法，如座谈会、入户调查、问卷调查等，也可用间接调查法，如电话调查、邮件调查、报告调查等，为个体、群体完善各种需求，所以，档案部门要加强收集工作，尽可能多地收集各类档案，使档案数量充足，内容丰富，馆藏结构合理，档案资源建设有特色，只有充分做好馆藏工作，才能更好地为用户提供利用工作，为各类利用者需求的实现提供保证。

2.提高服务水平，满足不同层次需求，保证档案利用服务高效高质量实现

档案丰富、服务场地舒适，才能更好地服务用户。优化馆藏室，将有价值的档案内容整理成册，或者档案信息化网上共享，扩大档案传播范围，为更多单位，更多人利用服务，为不同层次的人提供不同方式的利用服务，发挥便民服务，充分发挥档案的利用价值，促进社会生产发展；档案工作人员满足用户需求责任重大，档案要强化服务意识，强化服务机能，健全服务制度，适应当今新时期发展，利用网络先进科技技术，拓展服务渠道。档案管理工作人员要加强档案职业道德修养，终身学习，提升业务知识，提升综合素质，爱岗敬业，全心全意为人民服务，才能更好地提高档案服务水平。

总之，信息化、智能化使档案管理工作的发展趋势，为历史档案管理工作开拓思想，创新管理工作理念，提高档案管理的整体水平，为需求者提供更全面的人性化服务，为需求者提供高质量的服务，为社会经济文化发展发挥更大的作用。

参考文献：

[1]杨佳.新时期企业档案管理工作的重点、难点问题分析及对策[J].兰台世界，2019（S2）：65-66.

[2]王鹏，范智新.新形势下加强高校院系档案管理工作的思考——以华中科技大学生命科学与技术学院档案室为例[J].兰台世界，2018（7）：58-60.

[3]杨艳.新时期做好工程档案管理工作的创新思路分析[J].兰台内外，2020（1）：17-18.

[4]聂敏环.城市建设档案管理现状与规范化措施[J].城建档案，2019（12）：47-48.

[5]朱晓杰.新形势下高校档案管理工作高质量发展的几个重要问題[J].档案管理，2020（1）：119-120.