如何构建公立医院人力资源管理信息系统

衣芳玲 杨博斯 谢军慧

深圳市儿童医院 广东 深圳 518000

前言

在信息化、数字化、网络化高速发展的今天，医院人力资源管理一直是衡量医院核心竞争力的重要标志，人力资源管理信息系统是基于先进的软件和高速、大容量的硬件的基础上新的人力资源管理模式．通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。建设EHR管理对于人力资源管理事业的发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。由电子信息化手段的引入，管理方式将从传统管理到现在的信息化管理，管理理念也将从单纯的职能部门到现在的综合信息处理部门，其内涵会得到不断深化和丰富。我们从其基本涵义出发，对其进行初步探讨。

1.战略环境

深圳人民医院成立于1946年，是一所集医疗、科研、教学、康复、预防保健于一体的三级甲等综合性公立医院，是深圳市历史最悠久、规模最大、技术力量雄厚的医教研中心，在职职工4200人，其中卫生技术人员2800人，年业务总收入4.2亿元人民币。医院经过70年的建设，从一个只有几个人的卫生院逐步发展成为核定床位3200张的大型综合医院，特别是近十几年来，医院的发展非常迅速，床位数增加了4-5倍，业务收入增加了15-20倍，快速增长也带来了医院管理新的问题，随着医院规模的不断增长，人力资源管理的成本将会成倍的增加，如何合理、有效的对人力资源进行分配、调动和管理就成为了医院人力资源管理所必须要重视的话题。如果人力资源管理系统不完善，那么就需要耗费大量的精力来对人力资源进行管理，这对一个大规模的医院来说，将是一个非常重大的困难。随着信息技术的发展，人们逐渐发现，使用信息化技术，可以完成许多需要人工才能够实现的工作，从而大大提高了人力资源管理的效率，并且有效的对管理过程中所发生的错误进行控制。

1．1我院人力资源环境

此前，我院人力资源管理此前仍停留在手工管理阶段，其人力资源管理主要存在如下的问题：

（1）管理效率低下

此前，我院人力资源管理仍然采用传统的手工、纸质材料进行管理，人力资源管理部门每天需要对职工的考勤记录，员工的调度信息进行整理，特别是在月末的时候，需要手工针对职工在这个月以来的考勤记录、职位、绩效来计算员工工资，大量重复性的工作，导致人力资源管理工作效率低下。

（2）管理成本高

一方面，使用纸质材料管理，需要浪费大量的办公资源；另一方面，对全医院一千余个职工的考勤、薪酬福利、调度信息进行管理，需要大量的人力、物理来进行管理。从而提高了医院人力资源管理成本。

（3）容易出错

大量重复性的劳动容易导致员工心理疲倦，从而不可避免的造成记录错误，而且在手工管理过程中，职工信息分散在众多管理资料中，错误记录的更改更加繁琐。

（4）查询困难

常年的人力资源管理资料会形成大量的纸质文件，虽然目前我院严格按照医院的规章制度对这些纸质文件进行管理，但是在大量的纸质资料中查找相关信息仍然是一件非常困难的事情。

（5）信息共享困难

职工是医院的基础，因此职工相关信息的管理也是医院管理的，例如在财务部薪酬发放时，就会根据人力资源管理部门所提供的纸质职工薪酬资料进行工资的发放，一方面纸质文件的传递不方便，另一方面如果薪酬计算错误，那么还需要花费巨大的精力从大量的文件资料中进行核对，从而极大的提高了医院内部信息共享成本。

1．2治理结构

实行“统一领导，集中管理”模式，医院一切人力资源业务都在院长的领导下，由医院人力资源部门统一负责管理。医院实行“计划”为特征的院长负责制。各医疗分支机构计划内的人力资源的审批，由人事负责人复核，分管副院长审批，即可办理；属计划外的，由人事负责人复核，经医院院长审批或由院长书面授权的分管副院长审批。

2.人力资源管理系统带来的收益

信息技术在人力资源管理部门中的广泛使用，极大的改变了传统人力资源管理的手段，提高了相关信息的统计方法，增强了人力资源管理的广泛应用，为我国人力资源管理提供了科学、现代化的管理方法。并且为人力资源管理新局面的开创奠定了坚实的基础。采用先进的信息技术对企业人力资源进行管理具备了如下的优点[1]。 

（1）信息员的集中管理：

采用人力资源管理系统，可以非常方便的将企业人力资源相关的信息进行有机、全面的结合起来，从而有效的减少了对人力资源相关信息查找和更新的成本，并且有效的保证了企业人力资源相关信息的相容性，可以极大的提高企业人力资源管理的工作效率[2]。

（2）数据访问、查询的效率更高：

在传统的人力资源手工管理过程中，当人力资源管理工作者需要对相关信息进行统计查询时，往往需要在海量的纸质文档资料中进行查询，这种方式过多的依赖于人力，从而需要花费大量的人力资源。在使用人力资源管理系统对企业人力资源信息进行管理之后，就可以借助信息化技术来对企业的人力资源管理系统进行查询，从而提高了相关信息的访问、查询效率[3]。

（3）提高了管理水平：

采用人力资源管理系统，不仅可以提高企业人力资源管理的效率，同时，在使用了人力资源管理系统之后，可以让企业领导通过信息管理系统，对企业人力资源管理现状，有一个更加一致、全面的人事，从而为企业决策的制定提供强支持[4]。

（4）信息的安全性方面

通过权限管理、数据加密等方式，可以提高企业人力资源相关信息的安全性，保证只有得到系统充分授权的用户才能够访问系统中的相关信息，从而极大的提高了人力资源相关信息的安全性[5]

（5）决策质量的提高

信息化界面不仅使院领导对条理化的信息一目了然，而且通过对有用信息的再整合，可以预测当前宏观发展规律和趋势，从而做出对医院长远有利的深远规划。另外，管理者通过对统计报表的前后变化，也能及时发现问题，在微观上迅速做出调整。例如对全院各类人员的岗位安排，工作绩效评价和工作计划制订等做出微调，使之更合理和切合实际。如图2：

3.人力资于系统建立的范围和目标

3.1信息化推进小组的组织结构

我院所实施的系统改造，立足于院内力量，借鉴现有成熟的管理体系，自主研发，下设四个专业工作小组：行政组、医技组、财务组、信息中心。

3.2汇报链

3.2.1各专业小组有院内对应部门负责，并由部门负责人担任组长，负责联系各院相关部门，了解需求，汇总后向信息中心汇报。

3.2.2 信息中心将各小组汇总的需求后，与专业技术人员共同进行整合、分析，提出现实可行的方案，报院长批准。

3．2.3 院长根据信息中心提出的建议，调动人财物，保障系统改造顺利进行。

3.3范围和目标

(1)系统登录管理：针对用户使用系统的业务权限进行管理，做到功能分配的针对性和安全性， 系统可以根据不同部门设置不同的权限。

(2)员工信息管理：该系统完成对工作人员基础档案的管理，是人力资源管理系统最基础的工作，包括职位变动、奖惩情况等。

(3)工作人员培训管理：该系统完成工作人员教育培训的管理，可进行工作人员素质的统计评价、教育培训过程的控制、教育培训结果的评价。

(4)薪资福利管理 ：对薪资福利数据进行统计分析，对员工的薪资和福利的发放情况进行记录。

(5)绩效考核管理：定量考察工作人员的工作绩效，为确定劳动报酬和决定人员调配及职务升降提供依据。

(6)高级查询功能管理：通过本模块向医院管理者、人力资源管理人员动态地提供医院工作人员的综合信息查询。

3．4角色定位

行政、医技和财务组作为初始信息收集者，在医院信息系统（hospital information system，HIS），图像存储与传输系统（picture archiving and communications system，PACS）以及档案管理系统中收集基础数据，以员工个人档案中的纸质档案文件的基础数据，院内各信息系统中的流通数据，包括财务系统、HIS系统、医师工作站等系统。信息中心作为工作实施的主要单位，负责与沟通和评估方案，并上报院长进行资源调拨。

4.医院人力资源管理系统的描述

从数据、信息、知识和决策这四大要素出发，我院的人力资源管理系统描述如下：

4.1需要的数据来源

实现系统功能，需要持续采集大量的基础信息、定期更新的数据，如基础信息包括员工姓名、性别、身份证号码、住址和联系电话等，定期更新数据包括学历、职务、考勤和工作量等信息。数据来源主要来自3个方面：1、个人档案；2、HIS系统；3、考勤系统；

4.2 整合不同的数据源提供数据信息

首先由医院人力资源管理系统建立全院人员的信息库，再由HIS系统实现工作量的数据信息采集的实施存储，通过考勤系统导入工作人员的实际工作情况，最后再通过财务部门的工资系统，计算生成每个科室的人员收支报表。

4.3利用数据信息完成人力成本管理

组织专业人员结合实际对所获得的信息进行认真研究和分析，形成有针对性的、可操作性的工作方案和对策。如监测发现护理人员工作量降低，将深入调查实际情况，视情况决定进行人力调配，进一步提升人力资源运用。

4.4 决策及组织变革

根据信息结合管理所提出的改进方案，并将方案落实后按PDCA流程，定期追踪改善成效，进入持续循环

医院人力资源管理系统可以做到：

1）完备性：数据库应能表示应用领域所需的所有信息，满足数据存储需求。

2）一致性：数据库中的信息是一致的，没有语义冲突和值冲突。尽量减少数据的多余，如果可能，同一数据只能保存一次，以保证数据的一致性。

3）数据应该规范化和高效率，易于各种操作，满足用户的性能需求。

4）易维护：好的数据库维护工作比较少，需要维护时改动比较少而且方便，扩充性好，不影响数据库的完备性和一致性，也不影响数据库的性能。

5如何实现人力资源管理的各项措施

5.1人力资源部门摆脱手工记录的历史

将员工工牌变成一张磁卡，通过使用磁卡在人力资源部门办理入职后的各项手续并登记执业信息。由于该系统的数据库服务器是接入到医院HIS系统网络，所以医院能够利用内部网络和计算机查看自己的人员工作情况，而医院相关管理部门也同样可以及时得到相应的人员工作信息。原来运行HIS的客户端只要安装软件就能够查询人员信息，变成人力资源的客户端，而医院不必为此添加任何设备[3]。

5.2合理计算工作量

在医院人力资源管理系统下一方面可以有效地解决医院服务系统中人员和设备的配置问题，为医院管理提供可靠的决策依据。另一方面通过系统优化、找出患者与医院两者之间的工作量平衡点，采取预约制，限制病人人数，既减轻了医生的不必要的工作量，又减少患者往返大厅、诊室、检查、药房排队等待时间，又不浪费医院人力、物力，从而获得最大的社会效益和经济效益。

5.3提高人力资源人员的综合素质

要充分发挥人力资源管理在医院经济建设中的职能作用，提高人力资源人员的综合素质是关键。因此，人力资源人员必须不断学习，努力提高自身素质，包括政治思想素质、业务素质和管理素质。坚持对会计人员实行从业资格认证制度，严格考核，定期轮岗，强化再教育。财会人员要加强对人力资源、法规和财会管理、计算机等知识的学习，及时更新专业知识，并不断学习与人力资源有关的其他学科知识，建立合理的知识结构，更好地胜任本职工作。

5.4增强信息化意识

管理层必须重视人力资源信息化管理工作，变信息化推动管理为管理带动信息化。以建立有效的内控制度和实行内部统一人力资源软件为支撑，加大信息化建设硬件和软件的投入。信息化表面上看是一种计算机技术，但实质是实施内控制度的重要手段，如果将内控制度与信息化有机结合起来，就能很好实现内部控制的目标，为管理层的决策提供更准确、更适用的人力资源信息。因此，管理逐步增强医院管理理念，推进信息化建设的发展，更加全面地发挥信息化在人力资源管理工作中的作用。

5.5加强对医院人力资源的预算管理

医院进行人力资源预算管理，必须科学地预测各种人力因素对医院收支的影响，合理编制年度增减人员的预算，坚持进出统管、统筹兼顾、积极稳妥、量人为出、增减平衡、力求节约；必须充分考虑医院的实际情况，调整不合理的支出实现医疗资源的科学配置。因为这个人力资源系统与医院的HIS系统在同一个网络中，可以把HIS的相关人力资源软件、药品物资管理软件安装到人力资源部门的计算机上，方便对资金和物资的统计和管理；同时也为今后实现在人力资源系统中调用HIS中相应的人力资源数据，全面实现数字化医院提供了物质基础。

6、现有的变革

在我院实施人力资源信息化管理后，我院现各医疗分支机构在建立健全内部人力资源管理工作上已经基本能够做到按章办事，流程透明，程序有制，会定期上报财务报表及人力资源分析,在服从医院的管理、监督和检查的积极性大大提高。

7、未来的方向

下一步我院将结合自身的实际情况，制订我院的DRG和RBRVS标准，在人力资源管理系统上搭建新的医院管理决策系统，探索新的目标。

参考文献：

1、陈建峡,Struts 框架在Web程序设计中的应用[J].湖北工业大学学报,2012,20(3).

2、杨超宇.基于MVC设计模式的Struts框架应用[J].中国信息科技,2008,20.

3、Bi11 Shannon，Java^tm2 Platform，Enterprise Edition Specification vl.3，SunMicrosystems Inc.，2001.

4、孙卫琴.精通Struts:基于MVC 的Java Web 设计与开发[M].北京:电子工业出版社,2006.

5、冉春玉,白炳彬.MVC模式及Struts框架应用研究[J].武汉理工大学学报,2011,26(6).