浅谈新时期如何做好大中专毕业生档案管理工作

撒美丹

文山州第一中学 云南文山 663000

摘要：随着市场就业机制的实行和就业形势的严峻，大中专毕业生回生源地择业的人数成倍增长，毕业生档案人事代理工作逐渐成当地人才交流服务中心的一项重要工作。档案管理的目的是为了毕业生实现就业时提供必要的基础条件，其本质也是为了更好地服务于毕业生。因此，在新形势下，必须以提高服务质量为切入点，增强创新意识、更新工作方式、提高工作效率，适应毕业生求职需求，充分发挥档案管理工作在大中专毕业生就业中的重要作用。

关键词：大中专；人事档案；管理工作

一、大中专毕业生人事档案的内容

大中专毕业生的人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或生源地的人才交流服务机构进行托管，这时的学籍档案就正式成为人事档案，是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着大中专毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映大中专毕业生综合素质的最重要依据。

二、大中专毕业生人事档案存在的主要问题

近几年来，由于就业形势非常严峻，大批未就业的大中专毕业生学籍档案移交到生源地人才交流服务机构进行托管，成为当地人才交流服务机构的一项重要的工作。我在西畴县人才交流中心工作了2年，主要负责大中专毕业生报道登记和学籍档案的接收管理。两年来，共接收西畴生源大中专毕业生学籍档案1203份，加上历年接收的学籍档案，至2016年底，西畴县人才交流中心托管的未就业大中专毕业生档案达到5483份。2年来，通过对学籍档案的转接、拆封、审核、录入、入库，发现存在不少问题，主要表现在：

（一）毕业生对人事档案关注度不高。许多大中专毕业生尚未踏入社会，与社会的接触度有限，因此，对个人人事档案的重要性的认识的所缺乏。学生关注的重点往往只是毕业证，认为毕业证是自己找到工作时的唯一凭证。他们并没有认识到人事档案的重要性，不知道人事档案其实就是自己将来办理各项相关证明、进行人事调动、办理退休等的重要依据。因此当毕业生离开学校前往异地就职时，常常会不主动将自己的档案及时转出，也不关心自己的人事档案。这就给大中专毕业生的人事档案管理带来了困难，也影响了自身的发展，不利于通过人事档案而进行人才资源开发。

（二）档案整理不够规范。当前，随着就业压力的不断增大，选择回生源择业的毕业生越来越多，当地人才交流服务机构接收的大中专毕业生档案数量成倍增长。这样大批量毕业生档案对于仅有的一个兼职管理人员来说工作量是非常大的，并且由于各种不同的具有高度灵活和自由度的就业方式需要，档案频繁流动，这就导致大中专毕业生的档案在流动过程中出现这样或那样的问题。大量大中专毕业生档案成了档案管理人员的工作难点，并且保管方式比较粗略，对档案的分批管理一般都按毕业时间、毕业学校来进行分配编号，这种不规范的管理方式会导致档案内容不全，管理混乱等问题，直接影响了人事档案管理的工作的严肃性，也降低了档案管理工作的效率更谈不上为毕业生提供供优质服务了。

（三）毕业生档案质量不高。在学生档案审核过程中发现，有相当一部分大中专院校的学生档案存在着一些共性的问题，这些问题常常是用于归档的材料字迹模糊不清、有涂改痕迹或是部分信息缺失，低质量的毕业生档案降低了人事档案作为凭证的可信度和真实性程度。此外，毕业生档案中存在的最大问题是材料不齐全。不同学生因为不同的原因漏交了相关信息表格的填写，如毕业生登记表等等。

（四）大中专毕业生档案管理手段落后。在互联网和计算机高度发达的今天，我州县（市）人才交流服务机构在档案管理方面，并没有做到用先进的技术手段进行充分而有效的应用，仍然依靠大量的手工操作，计算机的运用也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，这在一定程度上造成了大中专毕业档案管理效率低下、耗费人力、运转速度不高等方面的问题。

三、做好新时期大中专毕业生档案管理工作的几点思考

（一）提高对人事档案工作重要性的认识。从以上存在的问题来来看，目前毕业生人事档案管管理工作已远跟不上社会主义义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。

一是加强宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活等方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素的一个重要方面，是企事业单位招聘、公务员录用或用人单位选人用人的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考。

二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档档案这一信息资源。

（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理。一是全面普查档案，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，装订成册。二是加强收集工作，完完善档案内容。按照《干部人人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本单位实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。 三是实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理。一是增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，档案工作者要在平时工作中边十边思考，多动脑筋想办法，创新思维，搞小创造、小革新、小发明，不断提高工作效率。 要加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作，比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，不断提升管理效率和管理水平。二是加强档案信息化建设。按照《流动人员人事档案管理服务规范》，结合工作实际，尽快制定本地标准化建设工作方案。从档案材料范围与分类、接收与转递、归档、整理、保管与保护、利用服务、统计、管理服务信息化、服务改进等方面进行落实，实现当地流动人员档案公共服务同一事项、同一流程、同一标准、同一格式。在标准化建设的过程中，按照标准逐步进行相关基础信息数据的采集并保证其准确性，为后续档案信息化建设奠定良好基础。应将当地流动人员信息全部录入系统，并绑定微信公众号，个人可从网上快速查阅本人的档案流转信息，极大提高了查询效率。

参考文献：

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