探讨信息化背景下机关文书档案管理措施

徐一铭

国家统计局乌鲁木齐调查队 新疆乌鲁木齐 830002

摘要：对于机关单位，文书档案管理工作在整个管理体系中占据着十分重要的位置。顾名思义，该项工作就是收集、整理、分类与各项工作相关的文档资料。也就是说，该项工作所涉及的文字资料是非常庞杂的，一旦在某一环节出现漏洞，就会造成整个单位不可逆的损失，本文便立足于信息化背景，对如何提高机关单位文书档案管理工作有效性展开了探讨。

关键词：信息化背景；机关单位；文书档案；管理措施

引言：众所周知，机关单位所涉及的工作有一定的保密性，这也就意味着，其档案管理也带有一定的机密性色彩。伴随着科学信息技术的发展，互联网逐渐被应用于各行各业的工作当中，在带来更多机遇的同时也带来了诸多挑战。就机关单位的文书档案管理工作来说，信息时代为其注入了更多活力，但也带来了潜在的信息泄露威胁。因此，相关岗位的负责人员必须正视信息化时代背景，与其他相关部门形成合作，以新的态度面对档案工作，科学利用互联网技术管理文书材料。

1. 全员树立信息化理念

首先，机关单位的全体人员需要共同建立信息化的思维理念。档案管理不仅仅是其负责部门应履行的工作义务，更是其他部门应提起重视的一项工作。简单来说，各个部门的工作文字材料是文书档案管理的对象，相关工作经手人的信息意识在一定程度上影响着他们保存文字材料的有效性，进而影响着整体档案管理的质量。

因此，从构建积极、系统的管理体系角度出发，以减少不必要的人力、物力消耗为目标，单位领导人应第一时间形成正确的信息理念，积极发挥自身带头作用，大力推动全单位的档案管理工作改革，制定与信息化背景相协调的全新文书资料保存与查询程序，将二者有机融合，从根本上改变传统的文字资料保存模式。如此，在全新的环境中，该工作能够得到更多的支持，从而在创新的力量推动下获得效率与质量的综合提高。

紧接着，具体项目的负责人应建立积极的信息意识，主动学习并应用相关技术开展工作。再者，为使全员在相对较短的时间里树立起比较完善的理念，机关单位应加大对信息技术与文书档案管理相融合的宣传力度，使大多数人员都能了解到新的标准与要求，不断渗透积极、科学的意识，促进他们的主观能动性发挥。如此，在各部门之间形成强大的合力，以强强联合提高效率，从而保证工作的高效、高质量完成。

2. 积极打造信息化平台

显而易见，在当今时代，机关单位的文书材料管理工作已经迈进了一个全新的历史时期，以信息平台为支撑是必然的。众所周知，我们身处一个信息爆炸、大数据领先的时代，在这以环境中，整合、分析大数据是提高工作有效性的必经之路。因此，必须转变对互联网和计算机的刻板、传统观念，转变以人为主的低效管理手段，利用开放性网络平台在便捷程度上的优越性保存文书材料，同时提高对文字材料的利用率。也就是说，机关单位应打造一个属于自己的、独立的信息化数据平台，在平台中推进文字材料的保存、应用工作。如此，岗位负责人员的现有压力被减轻，他们可以将更多的精力与时间投入到创新当中，更容易发现更有效、有价值的资料保存手段，从而继续提高文书档案管理质量，保证整个机关单位系统的稳定运转。

简单来说，平台的打造可分为三部分，即加工、存储、保密与查询系统。对于加工系统，应承担起文字材料的整理、分析、分类、录入等责任，追根溯源，及时获得第一手资料。作为管理工作的动力源泉，该部分的系统建设意义是不容小觑的。对于存储系统，主要应负责保管档案，将复杂的文书档案清晰地分类保存，为后续查询做准备。同时，在打造网络系统平台时，应时刻注意网络安全，建立防火墙，严格保密文书材料。再者，机关单位还可以自主研发安全防护软件，建立内部的局域网络，设置系统登录权限。如此，严格把关信息查询工作，避免档案外泄，保障单位安全。

3. 科学建立档案存储模块

在文书档案的管理工作中，存储模块的建立始终居于核心位置，只有存储模块分类明确，才能保障资料保存的清晰，才能使后续查询高效。因此，应注意加强系统标准化建设，对各个工作环节制定相应的标准。建立独立的数据库，以专门负责存储文书材料。在该数据库中，细化模块分类，尤其是要区分好价值模块和预归档案模块。所谓价值模块，即按照文书材料的价值差异进行分类，将同类型、等价值的材料归于一处，对于价值极高的材料进行重点保存，甚至实时监控，在最大限度上保障其信息完整性与安全性。如此，为后续的查询提供便利，使相关数据更加清晰，能够呈现出一定的系统性。至于预归档案模块，应用于保存尚未确定如何保存、或保存期限未知、内容分类不明确的文书材料，以暂存为主，在正式归档前保证其完整性，避免资料流失。在这一模块建立的过程中，一定要注意系统格式的构建，保证相关格式的规范化，明确各个模块的分类和保存方式，以进一步保证归档的清晰性，为后续查询提供最大化的便利条件，尽可能提高应用效率。

4. 提高管理人员能力素养

以信息时代为背景，借助互联网大数据开展文书材料的保存工作，不仅需要相关负责人员建立起正确、积极的意识，更需要他们形成专业的能力水平，不断提高自身素质素养。换而言之，在构建平台、以完善的系统程序和模块准备为保管、查询文书资料提供支持之外，机关单位应加强对岗位负责人的组织与培训。首先，机关单位应将各个部门联系在一起，向他们传递合作与分工意识，明确他们各自的分工，并引导他们在传递资料上形成合作。进而，将目光转向文书档案保存的具体部门，定期对其岗位负责人员展开培训，宣传应用信息技术、网络数据的理念，提高他们的网络化管理意识。同时，向其传递科学、正确的应用手段，不断强化其专业能力水平，使其能够以严谨的态度面对该项工作，促使他们以多元的态度、灵活的方法搜集、分类、保管文书档案。

最重要的是，告知岗位负责人员行业制度规范，传递法制理念，提高他们的法律意识，以此提高他们的道德素质。机关单位的领导应意识到一个问题，档案管理部门是与各类型工作信息接触得最为密切、最为详细的，一旦其工作人员在思想上出现偏差，刻意或无意泄露文字资料，其后果难以设想。因此，必须重视对他们的道德品质培养，使其核心素质结构更加完善。此外，应提高工作准入门槛，加强人员筛选环节的工作力度，确保岗位负责人能够真正承担其岗位责任。在必要时，还可以组织相关负责人员学习网络安全防控知识，使其能够在网络平台出现漏洞时及时修改系统，时刻保障数据安全。

结束语：综上所述，信息化背景为机关单位的发展带来了新的挑战，并不断渗透到了其文书档案管理工作当中。面对这一现状，机关单位文书档案管理部门的负责人员必须深入分析当前时代环境，正视应用信息技术、利用计算机与互联网整合、梳理材料的积极意义，明确在数据化背景中存在的潜在网络安全风险。进而，提高自己的专业知识、技能水平，与其他部门建立密切的合作关系，灵活转变管理的思想理念与方式方法，以更加有针对性的措施展开工作，逐步提高资料保存与查询的有效性，为机关单位创新可持续发展奠定坚实基础。

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