电力企业文档一体化管理实践

王严梅 高成林 刘海军

中国电建集团青海工程 有限 公司 青海西宁 810000

摘要：文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中形成的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，也是查考历史的重要凭证。国家电网有限公司（以下简称“国网公司”）高度重视档案管理工作，利用信息化手段实现了所属各单位的文档一体化管理，在文书档案在线归档、智能辅助整理、一体化管控等方面取得显著成效。

关键词：电力企业；文档一体化；管理

引言

档案管理工作是电力企业发展过程中的重要工作之一，是开展电力企业其他工作的基础，同时还能够为企业的领导人员进行电力企业经营发展提供有效的档案信息，帮助企业领导人作出正确的决策。所以电力企业应该要重视起档案管理工作在电力企业发展过程中的重要性，将档案管理工作落到实处。

1电力企业档案一体化管理水平的重要性

当前我国的电力行业竞争环境非常激烈，电力企业想要在激烈的竞争中获得进一步的发展，就要做好企业内部的各项工作，提升工作质量，提高工作效率，而档案管理工作作为其中的重要工作内容，就应该要进行相应的调整，结合时代的特点以及当前电力企业发展的状况，创新档案管理工作形式，从而使档案管理工作适应当前的电力企业发展的要求。当前各个国家之前的交流逐渐频繁起来，企业发展的环境不仅仅是在国家内部，更是在全球范围内，而我国的企业向外型的特征越来越明显，所以企业在不断地调整自身的发展战略，而档案管理工作作为企业发展的信息基础，也需要进行相应的调整，确保电力企业的改革能够顺利进行。。档案管理工作具有作为历史记录的功能。在电力企业的发展过程中会存在着一些利益往来，而为了能够确保合法利益不受到损害，一般都会签订法律合同。作为合同的管理工作，这就在一定程度上凸显出档案管理工作的价值，所以在进行企业的经营管理过程中，应该要提升档案管理工作，做好法律合同的管理，当企业的合法权益受到侵害时，能够有效地运用法律合同维护企业自身的合法权益。

2电力企业文档一体化管理存在问题

2.1数量大

公文作为文书档案的重要组成部分，是在公务活动中用于上传下达、处理问题、反映情况、交流经验、联系事物、商洽工作的具有特定效力的文书，包括发文、收文、签报、呈报等多种形式。以国网公司总部为例，设置了办公室、研究室、发展部等29个部门，每年可在线发文约7000份，加上各类线下收集的材料，产生约9000件档案；由于各部门均为兼职档案人员，且缺乏档案专业知识，人员变动较为频繁，导致在档案分类、保管期限鉴定、实体档案整理等方面存在较大差异，从而影响了文书档案归档的及时性和规范性。

2.2工作效率低

电网建设项目档案专项验收环节较多，主要包括专家分组、筛选案卷目录、实体档案调档、档案信息查阅、专家意见记录、形成验收意见等多个环节，涉及专家和配合人员较多。在调档方面，验收组织单位需要手工记录专家需要调阅的案卷信息，由库房管理人员进入档案库房人工查找并登记，过程耗费时间较长，工作效率较低，且无法对专家调阅档案信息进行快速记录和分析，也无法及时排查相关问题。

2.3利用难

文书档案作为企业发展的核心资源和重要数据资产，能够为依法治企、领导辅助决策提供强有力的信息支撑，但在实际工作中，档案利用存在两方面的难题：一方面档案检索主要依靠录入的元数据或档案人员手动查找，检索查阅手段落后，工作效率低，影响了档案服务效率；另一方面因档案部门缺乏主动服务意识和工作宣传力度不够，普通用户对档案馆馆藏情况、重要作用等不太了解，整体档案利用水平相对较低。

3电力企业文档一体化管理措施

3.1健全档案管理组织体系

国网公司办公室加强顶层设计，统筹规划档案管理工作，形成了以国网公司、各省级公司、地市公司、县级公司办公室为主导，各部门兼职人员相互配合的一体化档案工作组织网络。在国网公司层面，建立了由国网办公室统一领导，贯彻全网省、直属单位、市县公司的大网络体系；在各公司（单位）层面，建立了由办公室负责，其他部门兼职档案人员配合的小网络体系。具体工作衔接方面，各级办公室对本单位文书档案工作实行全面规划和统筹安排，制定了统一的档案管理办法及相关制度规范，负责文书档案归档情况的监督和考核，以及对兼职档案人员的培训工作等；各部门兼职档案人员主要负责本部门需归档文件的核查及补充录入、整理和实体移交等工作。高效有序的管理组织体系，确保了各单位文书档案管理工作的有序、规范开展。

3.2与时俱进创新档案管理工作方式方法

作为电力企业管理人员，首先应从自身做起，提高对企业档案管理工作重要性的正确认识，与时俱进开展档案管理工作创新活动，保证在新时期电力企业档案管理工作不会落后。其次，电力企业还需要结合科学的教育手段和有效的宣传途径，使企业中每一位员工都能认识到档案管理工作对企业及个人产生的影响，同时向员工普及档案管理工作创新发展的重要作用，使档案管理工作创新能够得到每一位员工的认可，保证各个部门之间都能积极配合企业档案管理工作创新各项任务。最后，电力企业还应在资源方面给予相应支持，推动企业档案管理工作能够更加科学和完善，有能力、有资金应用更多先进的档案管理现代化设备，通过更新档案管理硬件与软件，推动企业档案管理工作创新。

3.3提升档案管理工作的整体服务水平

电力企业在档案管理方面利用了先进的技术手段，档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么，档案服务的“质”又该如何保证？这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。档案人员既要不断学习、提升专业技能，还要掌握前沿的信息技术，成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性，并加以鉴定、分类、划分保管期限，防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。另一方面，档案人员要秉承电力行业的服务理念，做到用心服务，满足当前用户对档案信息多元化的需求。此外，可以利用大数据技术为用户提供档案数据分析服务，也可以利用关键词检索和系统联想功能，为用户推送更多的相关信息。通过对用户的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析，档案管理人员可以掌握用户档案利用的总体趋势和方向，档案服务工作也能做到“知己知彼”。另外，还可以每年对用户开展满意度调查，收集用户对档案系统、服务方面的意见和建议，帮助档案人员认识档案服务工作中的不足，并针对性地加以调整和改进，不断提高档案服务的满意度。

3.4开展需求调研

为确保工程项目档案验收辅助系统研发成功，国网办公室多次邀请国家档案局、相关中央企业等单位的档案专家前来交流。由国网交流公司牵头组织，全面梳理了工程档案验收工作现状，围绕环节复杂、工作效率低、管理难度大等方面问题，组织专家进行多次讨论，最终形成了系统功能建设需求调研成果，覆盖了档案数据导入、专家分组、案卷筛选、专家意见反馈、问题汇总、闭环整改等多个环节，为系统的研发奠定了良好的基础。

结束语

档案管理模式的创新是档案工作不断进步的动力。电力企业应当紧跟大数据时代的步伐，在保障档案信息安全的前提下，持续提升档案管理的效率和服务质量，为电力事业的发展贡献力量。

参考文献

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