秘书工作中有效沟通的技巧

王再冉

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摘要：在机关、政府和一些公司的日常工作中，秘书工作一直以来是不可缺少的，其对内起着协助领导工作的作用，对外有着沟通和接待的作用，作为一名合格的秘书，除了要有过硬的专业知识外，要有良好的沟通方式和技巧，能够分担领导的工作。因此本文从秘书工作的重要性入手，提出几点秘书工作沟通有效性的要求和秘书工作中的有效沟通技巧。

关键词：秘书工作；有效沟通；技巧

引言：在组织工作的过程中，哪里都有交流，交流是在个人或团体之间传递信息、想法和感情，达成共同目标的过程。秘书的主要工作目标是成为领导工作的助手，为了实现与干事、同事、客户的有效交流，为了提高秘书的业务能力和业务效率，顺利地完成各种各样的业务，掌握很多沟通技巧，灵活运用是不可缺少的。

一、秘书工作的重要性分析

（一）秘书工作的内容与功能

我国有几万名秘书工作人员，随着我国相关政策的改革和经济体制的改革和发展，秘书业务的业务条件日益提高，我国正在从秘书业务的内容、功能、地位来研究分析秘书业务，在正确理解、有效改善秘书工作方面发挥积极作用。秘书业务取决于部门和领导的安排，其内容非常广泛，包括日常官方文件的制作、归档的处理、各部门特定业务的调整、参与交流支持业务等，有些工作中，一些政党和政府的秘书通过书信来进行访问，保证机密性。秘书工作需要有很强的洞察力和组织性的调整，需要在业务过程中对各种简单或复杂的任务进行有序灵活的处理，秘书的工作主要功能相当于助手和集线器，通过对信息和文档的处理，建立内部和外部的连接，作为领导和同事之间的连接，以及左右连接，参与员工的反馈，领导能力的管理和决策，以及角色的执行过程中。将信息反馈给上司，以便于对决策的评价，起到了调整的作用，也使得外部沟通和内部沟通更加紧密，还会处理工作中的所有基本任务，显示企业的优秀形象。

（二）秘书工作在组织单位工作中的地位

从秘书的业务内容和功能来看，虽然整体的业务中没有重要的管理，但是可以看出，部门的业务在功能上有着重要的保证，使其迅速且高效地完成，不仅可以指导和促进部门内同事的工作，还可以作为确保有效沟通和处理工作内容的重要中枢。由于职位、角度及看法不同，部门或人在面对相同的事件或问题时，需要有效的沟通，发表不同的见解，只有适当的沟通，才能达到相关人员相互合作、减少摩擦、提高合作效率的调整目的。秘书沟通的内容多方面，不仅可以和领导沟通，还可以和同事沟通进行工作交流，进行创意和意见交换，这样可以减少和消除双方的差异，实现调整的最佳效果，当然，优秀的秘书不仅需要沟通，也需要技巧，也就是说，需要学会很多沟通技巧，并灵活使用它们。如果使用灵活、合理、有效的沟通方式，秘书调整的效率就会更高。

二、秘书工作沟通有效性的要求

（一）表达的可领会性

表达简单易懂，就是为了让说话者能够正确理解语言信息，必须选择使听的人能够理解的方法。在上传秘书工作并公开的时候，在听上司的指示的时候，要正确把握语言的意思，并且在和对方进行交流和对话的时候，要及时说明会话的对方能够理解的解释，使交流顺利进行防止因工作失误造成不好的影响。另外，在交流过程中，需要根据不同的对象使用不同的语言，为了让对方能够更好地理解，要正确地进行交流。通过秘书业务的交流后掌握某项技能的话，会更有效果。信息过滤是秘书调整和沟通中非常重要的技能，秘书的工作需要频繁上传和传达，无论是“上传”还是“发布”，都必须忠实、准确、客观、全面。干事以确保主要信息的“忠诚”和“正确性”为前提，在传达信息时不仅要变成麦克风，还要注意信息的过滤，例如，在传达领导对部下的批评时，应该不掺杂自己的感情。需要向其他领导或部下传达领导的意见时，必须详细记述要点，向领导报告部下的意见时，要选择性地报告善意和适当的意见，如果不是那样的话，就和做“小报告”一样。当然，信息过滤并不意味着秘书拒绝忠实传达指示并正确报告情况，而是意味着秘书可以自由添加自己的意见，自由行使领导人的意见，说明和歪曲领导的意见，在忠实把握主要思想、主要实质意图的基础上，一些情感状况外或随机的东西容易被误解、产生差距、排除一些引起冲突的信息。这样一来，交流和交换就变得容易了，不仅消除了误解，还减少了矛盾，形成了和谐的人际关系。

（二）陈述的真实性

真实性意味着说话人陈述的内容必须真实可靠。在上传这个指示并发送的过程中，虽然努力做到真实、准确、客观、全面，但秘书的工作不能仅仅是领导的“传话筒”，而是为了保证信息忠实于通信过程的原意，准确、简洁，以及注意对信息的过滤。本文描述的“信息过滤”并不意味着可以自由添加和删除信息，任意误解领导能力，而是基于领导的实质意图，避免不必要的误解和矛盾，排除个人感情的一部分信息。

（三）表达的真诚性

诚实意味着沟通中诚实的态度容易说服人，除了工作上的语言交流之外，通常还可以使用肢体交流。肢体交流要根据不同的场景和人进行适当的改变，形象语言分为外部形象及内部形象；肢体语言与笑脸使用相同，通过姿势、身体动作及面部表情、环境语言分为时间、空间距离、环境布局来体现。在身体语言中使用表现语言，除了眼睛、鼻子、嘴巴、脸部肌肉的变化之外，还有一个很大的好处就是表现得比较诚实。很多时候使用语调的话除了能提高说服力以外，交流也能保持幽默，让对方感觉到认可自己并给予很高的评价。

三、秘书工作中的有效沟通技巧

（一）与领导的沟通技巧

首先，根据你的位置，注意低调、温和的音调，声音自然清脆，减少小动作，日常姿势遵循礼仪规范。接下来，选择适合社交环境和轻松场合的、构建交流环境的合适时间，工作执行中随时向领导报告，工作完成后及时总结报告。最后，必须将重点放在沟通内容上，分一次和多次汇报，及时报告工作或反馈信息。如果在决策中不支持领导意见的话，需要进行更多的指导工作，提供信息和优秀的建议，用商量和讨论的语气同时赞扬，不尊敬地宣传，甚至委婉地指出其缺点或错误之处。

（二）与同事的沟通技巧

在与同事的沟通中，首先，必须要掌握沟通的态度，要有谦虚谨慎的学习态度，切记不可傲慢，这样能缩短同事之间的距离，更好地协调使得分配的任务完成，提高团队合作能力，同时提高自己的能力。其次，有效利用办公室语言，在与同事的交流中使用最容易接受的语言，同时避免不满的同时，明确传达上司的工作指示，最后，积极提出创新的工作方法，使用提高团队积极性的语言具有更多的力量。

（三）与客户的沟通技巧

作为秘书性格要温和，有礼貌、有耐心和诚实。秘书要时常接待外来人员，代替自己的领导进行接待，对于接待的来访、办事、合作等各种工作人员，要做好沟通准备。办公室秘书代表单位形象，与访问者和客户有效沟通，可以解决矛盾的萌芽，同时为了展示和呈现单位的良好形象，在与客户的交流中，秘书要时刻保持自己的形象，积极接待，注意使用文明的语言，多观察接待人员的表情。

四、结束语

秘书人员作为重要的文职文员，必须具备与人沟通的技巧，在与人打交道中把握自己的情感，适当运用沟通技巧，给人以舒适的谈话感觉。对于秘书人员来讲，如果能够领悟沟通技巧并且熟练的使用沟通技巧，不仅有利于工作的顺利开展，而且可以在沟通中与人形成良好的关系，方便下一次的工作开展,给人良好的印象，方便完成工作。

参考文献：

[1]魏利华.论秘书工作中的有效沟通.湘潮：理论版,2012(1):66-67

[2]乌云塔娜.秘书工作中有效沟通的技巧浅析.成功：中下,2017(20):40-40.

[3]李钰璇.浅谈秘书工作中有效沟通的技巧.经贸实践,2017(13):190-190.