“互联网 +档案”时代档案服务新模式

董吉燕

山东省嘉祥县医疗保障局 山东 济宁 272400

　摘要：近年来，我国的科学技术得到了飞速的发展，互联网也在各个领域得到了广泛的应用。以往的事业单位档案管理模式已经无法满足时代发展的需要，数字化、信息化的普及为事业单位档案管理工作提供了很大的便捷，应用信息技术对事业单位档案进行科学的管理，能够促进事业单位档案管理质量的有效提升。基于此，本文对互联网时代的事业单位档案管理工作进行了分析，希望通过本文的研究，对事业单位的档案管理工作能够提供一些有用的参考。 　　关键词：事业单位档案管理;互联网时代;策略 　　事业单位落实好档案的管理工作，不仅可以使事业单位领导对事业单位的综合情况进行更好的了解，进而采取有效的方式对相关的工作策略进行及时的调整，还能在一定 程度上对社会经济的发展起到积极的推动作用，提高事业单位的综合实力，促进事业单位市场竞争力的不断提升。 　1事业单位档案管理工作的重要性 　　事业单位的档案涵盖了事业单位在所有生产以及管理工作产生的有价值的文件以及资料，是事业单位生产要素以及资产的重要内容，同时也是组成事业单位知识产权的主要内容，事业单位所有业务活动的开展都有赖于事业单位档案的信息支持。很多优秀的事业单位都会结合自身的实际情况，制定科学合理的发展战略，充分的利用档案资源，保证决策的科学有效，进而对新的市场进行开发，探索新的利益增长点。因此，事业单位档案管理机构要对档案管理工作的重要性形成正确的认识，强化自身的责任意识，强化档案管理的投入力度，将事业单位的发展建设和档案管理工作整合起来，推动事业单位的更好发展。基于互联网的时代背景，事业单位档案的管理机构要以积极的态度应对各项事务，通过微博、微信公众号以及官方网络等形式推动档案业务的有效开展。此外，还要通过互联网进行远程的培训教育以及业务指导，增强档案管理的有效性。

2现存的传统档案服务模式及面临的困境 　　传统的档案服务模式多采用现场人工服务，例如查询利用档案需要先排队取号等候，工作人员去档案库房查找取出后，才可以查阅，有时遇到年代久远的档案需要花费大量的时间去找原始档案，既耗费时间和人工成本，还导致服务体验差。 　　在档案传递的过程中也存在问题，目前的档案流转大多还是采取开具调档介绍信（调档函）为凭证调转档案。由于各区之间档案管理系统的不联网、不共享，导致不管是需要在区域之间流转还是需要转往外地，都需要人工现场开具调档介绍信后才能转递档案，不仅老百姓感到不方便，工作人员也增加了工作量。 3突破传统壁垒，探究档案服务模式新出路 　　“互联网+”是指通过互联网与传统行业的有机结合，过去的档案服务不论是从保管还是利用上都非常封闭，老百姓对档案的需求相对而言也比较被动，但如今所处的时代不同了，信息爆炸让每个公民对就业、医疗、养老等档案信息都变得极为重视，档案与生活变得密不可分，因此要求各类档案服务必须顺应潮流，充分利用互联网平台。 3.1“互联网+档案”让档案服务模式向自助化转变。借助档案公众平台，例如公开服务网站、微信公众号等通过网络预约查档，将现场工作分解，提前把能办的业务在网上办理，比如开具档案证明这类事项，可以通过自主服务机器让本人在现场操作，就无须去窗口排队取号，群众节约了等待时间，档案机构还能及时通过预约系统预测接待量，后期统计档案查阅人次更加方便快捷。 3.2“互联网+档案”让档案服务模式向远程化转变。档案作为陪伴一个人一生的重要凭证，承载着每个人的过去、现在和未来，每份档案都是一份实名制的“身份证”，推广 　　“在线咨询、网上申请、快递送达”的办理模式，探索移动服务模式，通过手机APP、微信公众号等，推动移动咨询、移动办理、智慧推送、精准服务，争取能将纸质档案变成一份份 　　“活的”电子档案，实现互联网在线的“不见面服务”，在档案利用方式上打破传统的纸质档案查阅、借阅模式，创建各部门的协作联动、數据共享，在智能化的办公平台就可即时调阅查询档案材料，创造多个应用场景模板，实现流程最优化。 3.3“互联网+档案”让档案服务模式向联盟化转变。档案对于大众来讲，一直保持着神秘感，有些人一辈子都没有见过自己的档案，有些人等到需要利用档案的时候才想起来去找自己的档案，其实档案分门别类，具有很重要的历史性，档案部门原先相对来说比较封闭，这与大数据时代互联网共建共享模式严重不符，所以档案服务需顺应历史发展趋势，能够通过网络共享的材料，开放给老百姓查阅利用。跨区域、跨领域档案部门之间可以根据实际情况建立档案联盟系统，推出开放目录，档案馆存寄传递等创新服务模式。 　4冲破传统桎梏，摸索档案服务模式新方法 4.1摸清群众需求，增强交流互动。档案部门要走群众路线，多渠道地向老百姓提供服务，让群众参与、反馈，寻找业务堵点、难点，及时更新后台软件和数据，根据老百姓反映的集中性问题，主动调整、优化细节，做到线上线下各类服务渠道之间的有效衔接，形成问题驱动的良性互动模式。此外，定期进行网络问卷调查，可借助微信公众号进行问答，调动群众的积极性和参与度，双管齐下，在内找思路，在外寻办法，档案工作才能真正做到让人民满意。 4.2创建大数据智库，打造共享平台。“互联网+档案”将打造一个全新的“大数据平台”，这就要求档案服务必须建立起平台思维和用户思维，考虑每个用户的体验感，变被动服务为主动服务，事后服务为事前服务，为每个用户定制属于自己的个性化档案服务模式，实现“自助服务全覆盖，点触之间都明白”的绿色用户体验。 4.3优化服务理念，提升服务质量。档案服务模式的转变不是“一锤子买卖”，在创新的进程中必会出现困难和阻碍，档案工作看似简单，实则复杂，档案事业的发展不仅需要打造专业的档案队伍，还需要不断优化服务理念，提升服务质量，这也是实现档案现代化服务模式的重要保障之一，为档案服务探索新思路起到积极作用。互联网是这个时代的主旋律，互联网行业与传统行业的结合既是创新也是趋势，档案行业一定要抓住机遇，探索“互联网+档案”的新模式，推陈出新，永焕活力。

5结束语 　　总而言之，档案管理工作对于事业单位的发展建设而言十分重要，因此必须对其予以高度的重视。基于互联网的时代背景，事业单位要采取科学有效的方式，应用现代信息技术，提升档案管理的有效性，同时还需要保证档案信息的绝对安全，进而推动事业单位更好的发展。希望通过本文的研究，对事业单位的档案管理工作能够提供一些有用的建议。 　　参考文献： 　　[1]史凤明.如何做好事业单位档案管理工作[J].卷宗，2019，9（9）：81. 　　[2]张凤宇.新形势下做好事业单位档案管理工作的思考[J].魅力中国，2019（1）：104-105. 　　[3]李霞.新形势下如何做好事业单位档案管理工作[J].卷宗，2019，9（3）：101. 　　[4]和红芝.如何做好事业单位档案管理工作[J].現代事业单位文化，2018 （27）：223.

　[5]陈永强.大数据背景下我国档案保护技术的发展趋势[J].黑龙江科学，2019（01）：114-115.