院校档案宣传工作探析

高婉清

陆军边海防学院乌鲁木齐校区，新疆 乌鲁木齐 830002

摘 要：本文阐述了院校档案在宣传工作中存在的问题及原因，并探讨了档案宣传工作的几点思路。

关键词：档案；宣传

“宣传”，作为汉语词语的基本解释是“向人们解释说明；进行教育；传播；宣扬”，作为传播学名词是指“运用各种有意义的符号传播一定的观念，以影响人们的思想，引导人们的行动的一种社会行为。”院校的档案宣传工作，就是档案工作者利用各种符号向广大师生员工传播和宣扬档案工作的相关法律法规、业务应用等。

档案宣传工作是院校档案工作的一个重要组成部分，是院校档案向广大师生员工提供认识、利用档案的一个重要窗口和渠道。档案工作宣传效果如何，将会对档案的利用、服务产生重大影响，因此我们需要重视和加强档案的宣传工作。

一、档案宣传工作存在的问题及原因

（一）档案的特殊属性制约了档案的宣传工作。档案是保存着各种有价值的历史记录，具有较强的机密性，长期以来，给人以一种神秘不敢靠近的感觉。在对外宣传时，需要注意把握好保密和宣传的界限，难度比较大，因此档案这种特殊的属性限制了它对外宣传的范围和力度，在一定程度上制约了档案宣传工作的展开。

（二）宣传意识薄弱，投入精力不足。档案宣传虽然是档案工作的一部分，但是人们往往会忽视它。档案工作者会投入大量的精力和时间去对档案材料进行收集、整理、归档，以及日常提供利用等基础业务工作，主动组织策划宣传档案的少，在这方面投入是不足的。档案工作者不够重视宣传，没有良好的档案宣传意识。

（三）宣传方法陈旧单一。目前档案宣传大多采用传统方法，比如派发宣传手册、制作展板等形式，这些宣传方法可以达到一定的效果，但不能给人留下很深的印象，容易淡忘。而且随着如今自媒体的发展，人们的接受习惯也在发生着潜移默化的变化，追求更便捷、形式多样的信息，因此传统宣传手段已不能满足大家的需要。

（四）档案利用率不高，没有话语权。在院校中，档案工作一直处于幕后，广大师生员工关注少，加之档案利用率不高，所以在宣传教育上没有话语权。

（五）人员专业素质不高。档案管理者中真正具有档案专业学历的人员少，大多数要通过自学和工作实践才能对档案专业知识有所了解。加之单位对档案管理队伍建设不够重视，外出交流学习机会少，工作人员缺乏创新意识等等原因，都直接影响了档案宣传工作的开展。

二、加强档案宣传工作的几点思路

（一）建立档案宣传机制。

院校要把档案宣传工作列入工作内容，纳入到工作人员的岗位职责上，同时要确定一名主要领导分管档案宣传工作，协调解决档案宣传工作中存在的问题。合理设置档案宣传工作机制，加大对档案宣传工作的投入，是保障档案宣传工作正常开展的前提。

（二）创新档案宣传方式。

档案宣传的目的是提高师生员工对档案的关注度，让他们了解档案，参与到档案工作中来。档案宣传的形式与内容能否满足大家的需求是档案宣传的关键点。档案工作者应不断地探索，采取多种多样的形式进行宣传，提高档案宣传的吸引力。

1.将档案宣传融入日常的档案利用工作中。比如在为教员晋升、教学评价、重大典型宣传等提供档案资料支撑时，对前来利用档案的师生员工进行宣传，在服务的同时也起到了积极宣传馆藏、彰显档案重要的作用。

2.借助学校举办活动，开展自身的宣传工作。比如图书馆举办“世界读书日”活动时，可以一同进行有关图书档案方面的有奖征文活动、短视频拍摄比赛、问卷调查等；在安排讲座时，也申请举办档案讲座，宣传档案工作，引起大众的关注，扩大档案工作的影响力。

3.借助网络新媒体，制作宣传片，提高档案的关注度。网络新媒体具有时效性、多样性、互动性的优势，并且较为人们接受。要充分利用它，将封尘已久的档案资料，充分挖掘其历史价值，制作出具有档案特色、为大众喜闻乐见的档案宣传作品。比如与慕课学习平台合作，制作慕课、微课等，既是对档案宣传模式的新探索，也为大家获取档案信息提供了多种选择。

4.还可以通过传统的散发宣传手册、举办档案展览、参观档案室、举办演讲等形式多样的档案利用服务方式，全方位满足师生员工对档案信息的个性化、多样性需求。

将传统宣传形式和网络新媒体宣传形式有机地结合起来，构建一种全新的宣传格局，让档案走进师生员工生活的各个层面，才能达到最佳的档案宣传效果。

（三）开展多层次互动交流。

院校档案工作的发展，离不开各部门的配合及师生员工的参与。档案宣传要着重从师生员工的角度来审视，多进行沟通交流，深入了解他们的需求及心理。在工作中，也要善于各部门间的协同合作。加深师生员工及各部门对档案工作的认知和认同，引起大家对档案工作的普遍关注和支持。

（四）加强档案队伍建设。

首先，要完善人员培训制度，组织人员到各地参观学习、考察、调研，以拓宽档案人员视野。其次，要加强专业知识学习，及时了解本学科的发展动态，掌握档案宣传方法、专业的宣传技能，激发档案工作者强烈的档案宣传意识。第三，要促进档案工作者的政治学习，努力学习新时期做好档案宣传工作的新理论、新技能。第四，在实际工作中创造更多的机会，让档案工作者在实践中提高能力。第五，对于兼职档案员队伍，要加强对他们的宣传教育工作。在日常工作中采取多种形式宣传，使全校兼职档案员进一步了解档案及其内容，真正认识到档案潜在的巨大作用，让他们树立起对档案的宣传意识，增强对档案工作的责任感。

档案工作是功在当代，利及千秋的大事。在酒香也怕巷子深的时代，档案宣传工作仍是院校档案工作需要关注的一个环节。随着网络新媒体的普及，公众接受和传播信息的方式发生了很大变化，这将对档案宣传工作产生积极的影响。