谈档案管理的重要性及创新性

范海花

山东省日照市五莲县退役军人事务局——退役军人服务中心

摘要：档案管理是一项兼具管理性、政治性和服务性的基础性工作，它是社会各项管理系统中不可或缺的一部分。在互联网飞速发展的今天，随着大数据时代的到来，给档案管理带来了极大的便利，却也存在着档案管理混乱、信息泄露等问题。因此，加强对新形势下档案管理工作的规范化研究是极其重要的。

关键词：档案管理；重要性；创新性；措施

1档案管理工作的重要性

1.1能够促使档案材料的转化

企业开展相关的档案管理实践创新活动，有助于促使档案材料的转化。①能够促使档案材料转化成生产力。近年来，企业在实际发展的过程中不断进行技术的创新，科技快速发展，生产力得到解放，同时也积累了很多的文字资料、技术资料与创新性资料等。在此期间档案管理人员开展创新实践活动，可全面整合相关的档案资料，归类整理并且统一存储，有效提取其中的科技攻关资料、技术革新资料等，为一线生产工作人员提供依据，促使相关档案资料转变成为企业的生产力。②能够促使相关档案资料转变成为无形资产。企业中的档案资料，属于生产经营中取得成果的见证，也属于企业集体智慧的结晶产物，更是企业在长时间实践操作、活动中的文字见证，其中涉及到很多核心科研攻关资料、产品设计资料等，还有关于产品信息与市场信息等，同时还涉及到文字资料、图片资料、视频资料等等，属于企业中的文化财富，是无形资产中较为主要的部分。

1.2有助于提升档案管理的工作水平

企业在传统的档案管理工作中，观念落后，没有积极采用创新手段开展档案管理工作，难以统一进行企业科技创新资料、科学研究资料的管理，无法为企业的相关生产工作提供依据。且在传统的档案管理工作中，由于管理手段落后，会浪费很多时间与成本，不利于进行档案的管理，工作效率较低。而在国有企业档案创新管理的过程中，可创新管理观念、管理模式与管理手段，形成良好的创新性工作模式，节约时间，降低成本，促使档案管理工作效率的提升。

2新形势下档案管理工作存在问题

2.1管理较为混乱

就企业、单位和各项机构管理结构而言，由于它的办公类型众多，导致其涉及的档案管理部门较多。可是，由于部分企业、单位和各项机构办公室工作内容的特殊性，导致其是一个具有综合性质的中转部门，它不仅需要进行文件的上传，还需要将上级文件下达给各下级部门，所以部分企业、单位和各项机构在档案管理的过程中存在较大的争议性。此外，企业、单位和各项机构办公室在档案管理的过程中由于涉及的部门太多，使得其在文件归档的过程中导致文件的遗漏或丢失，从而造成管理混乱。

2.2管理人员素质亟待提高

事实上，部分企业、单位和各项机构办公室的档案管理人员大多是由办公室人员兼职的，他们缺乏相关档案管理知识的学习，档案管理意识不强。这样，档案管理人员在进行档案管理时就极其容易出现错误，降低了档案管理的效率和质量，所以管理人员素质亟待提高。

2.3督导落实不到位

企业、单位和各项机构办公室在处理重要文件或举行重大活动的过程中涉及的部门较多，需要协调的内容过多且需要按照合理的流程进行处理。并且，在实际的工作中，企业、单位和各项机构办公室的档案管理人员较少，但需要负责的工作却十分复杂繁琐，从而导致在协调工作的过程中容易出现督导落实不到位的现象

3加强企业档案管理的措施

3.1创新企业档案管理模式

企业档案管理的模式是决定企业档案发展的关键因素，符合时代发展的管理模式能帮助企业建立更加完备的企业档案管理系统，从而形成更具价值的档案资源。现代企业要重视企业档案管理，并形成统一的企业档案管理标准和处理方法。同时，国内现代企业要培养专业的档案管理人才，让其拥有与时俱进的档案意识，进一步更好地制定适应企业所需要的档案管理模式。现代企业在新形势下运用新的管理模式，使企业档案更有效地发挥作用，同时在管理模式中增加技术化和信息化建设，为企业档案管理提出新的发展方向，推动企业档案管理更高效。

3.2重视企业文化的推动作用

企业发展离不开企业文化，企业文化建设体现在企业档案记录中，同时企业的思想文化也被真实地记录在档案中，即“档案属于一种文化现象，因为档案既反映了上层建筑观念形态，又反映了经济基础物质成果中凝聚的精神价值”。现代企业在企业文化的建设中需要企业在建立发展中的记载，企业文化影响企业档案的价值，企业档案的价值具体体现在企业档案对其企业所产生的作用。企业注重企业文化建设，使得现代企业更加注重企业档案的整体发展，形成自身独具特色的档案价值评判标准，企业文化推动企业档案的发展，从而确保具有价值性的档案资料可以得到有效的保存和利用。因此，现代企业在生产中要注重保存自身的企业档案和相关记录，形成良好的企业文化，进而促进企业的发展。

3.3加强企业档案管理人员队伍建设

企业档案管理人员作为企业档案管理工作的第一接触者，他们的能力影响企业档案管理。现代企业可以从企业档案管理人员队伍建设着手，培养档案管理者的专业水平和能力，在专业要求上提高管理标准。企业应建立高素质的档案管理队伍，使企业档案管理工作更为高效和专业化，进而带动企业档案的发展速度。档案管理在运用中形成独立的学科并获得较大发展，国内多数高校已经在培养专业的档案管理人才。现代企业不仅需要在选聘档案管理人员时提高要求，同时还可以在档案管理建设中结合企业实际发展需要，为内部企业档案管理人员提供锻炼提升机制，运用多种途径对其进行培养训练。在科学技术发展进步的同时，企业档案部门需要加强对企业档案工作者的教育培训，提升业务水平以适应档案工作发展需要。现代企业只有通过不断加强企业档案管理人员的队伍建设，才能从企业内部提高企业档案管理能力，从而推动企业档案管理体系化建设。

3.4加速企业档案管理中的信息改进

信息化是未来档案管理发展的必然趋势，这是显而易见的，信息化档案管理的实施显著提高了档案管理的质量和效率。目前，企业已达到信息化档案管理的基础水平，为什么只说是基础呢？由于大多数仍然还停留在使用计算机存储档案和信息材料，因此企业档案管理中并没有把信息技术化的效应发挥到最大化，例如，可以使用以下信息技术：云计算、大数据等先进技术，扩展档案收集的范围，设置更有效的档案共享方法，对档案价值进行更深层次的挖掘，并提高企业档案的使用率。为此，企业需要完善信息管理，加强硬件和软件平台的架构，为管理信息提供坚实的基础。同时，有必要加快云计算和大数据技术的相互融合和应用，改善档案管理，使企业档案管理迈上新台阶。加强对相关人才的培养，不仅要求档案管理人员掌握传统的档案管理功能，同时也需要掌握信息化技术档案管理，能熟练操作及应用先进的技术，有效推进企业信息化的档案管理。

结束语：在当前的知识经济时代中，现代所有类型的档案都可以被视为企业的一种财富，那么企业需对其格外重视，并将其进行整理收集保管，以便它可以在需要中发挥更大的价值作用，促进其稳定和长期的发展。

参考文献:

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