大数据时代电力企业档案管理创新的探索

李晶晔

国网阳泉供电公司 / 山西省阳泉市 /045000

摘要：大数据时代的到来，为档案管理的提质增效创造了良好的平台载体和技术手段，促进了档案管理的信息化。与此同时，目前电力企业档案管理行业仍存在创新意识缺乏、档案数据要求低、数据库缺乏、安全意识缺乏、专业人才缺乏等问题，影响了档案管理水平的有效提升。针对这些现状，本文提出增强安全管理、建立数据规范、创新管理理念、拓展服务内容、建立管理团队的应对措施，具有一定创新性和针对性。

关键词：大数据；电力企业；档案管理

引言

在电力企业的管理中，档案管理是非常重要的组成部分。档案管理要对电力工程所有文件和数据进行归档，实施妥善管理，这项管理工作涉及的内容较多，程序较繁，极具复杂性，要想真正做好档案管理工作并不是一件容易的事情。随着信息技术的快速发展，大数据被广泛应用在社会的各行业当中，发挥了巨大的优势，推动了社会的更快发展。工程电力档案管理工作也要顺应时代的发展变化，树立起现代化的管理理念，及时开展档案管理的信息化建设，发挥出数字技术和网络技术的优势，切实提升电力工程档案管理的效率和质量。

1、国有企业档案管理专业化建设的重要意义

如今，各行各业要想实现大进步、大发展都要求进行专业化建设，只有专业化才能获得显著的成效。企业档案是企业的精神财富，真实记录着企业发展过程中的各类事件。档案管理的专业化建设就是要求档案的管理制度、管理流程、管理环节、管理人员、管理设施等都实现专业化，将档案管理的成果赋予企业的战略发展中，为最终实现企业的高质量创新发展提供不竭动力。

2、大数据技术在企业档案管理应用中面临的问题

2.1、档案管理思想亟待改变

传统思想认为，档案管理是一项管理性、服务性和政治性的工作，认为档案管理不产生物质财富，也不由管理机构和人员利用，其发展也是以规范化和提高工作效率为目标。而现代档案管理思想则在于进一步挖掘档案的价值，使档案重新具有活力，变为企业的一种资源，为企业创造价值。因此首先要转变对档案管理工作的重新认识和定位。

2.2、缺乏专门的数据库

档案管理工作缺乏大数据时代下的具体流程与规范，在这种情况下，档案的登录、修改、存档各环节容易造成失误、偏差，甚至会导致数据的丢失，特别是如果档案管理服务的后期监督没有跟上，档案管理的质量和效率会大受影响。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立专门的档案数据库，才能提高档案管理的效率。

2.3、档案管理工作的信息化应用能力薄弱

在电力行业中，电力企业档案管理水平有限，在新的发展形势下，社会发展对工程档案管理工作提出了更高的要求，并且不断呈现新的发展特点。但是，在实际工作中，一些工作人员不能紧跟时代的发展步伐，他们很多人缺乏专业的档案管理知识和能力，甚至一些人在信息技术的应用上并不是很熟练，业务能力不强，不能很好的满足电力工程档案管理工作的要求。除此之外，一些档案管理工作人员责任心不强，信息化操作水平不高，不愿意参与学习，来提高业务能力，对信息化管理流程不熟悉，不能利用信息化设备进行档案的检索和使用，严重影响了档案管理工作的效率和效果[1]。

3、大数据时代背景下的电力企业档案馆管理创新措施

3.1、提升相关管理人员的整体素质

档案建设离不开一只强有力精锐队伍的支持，为打造优良的档案管理空间，企业是必要组建一支符合现代化档案管理人员的队伍，给大数据背景下的档案管理建设提供保障。第一，要提高其工作人员的准入门槛，要慎重选择考察入职人员的专业知识和工作经验，从起点上提高对建设管理队伍的综合素质；第二，要强化其管理人员的在职教育培训，时常组织一些论坛会或者员工交流会等讲座，让新职员有经验可依，不断提升其职员的业务水平和思想理念素质；第三，要对其管理人员实行定期的专业性考核制度，保证管理人员的专业水平能力都达标；第四，需要企业其主管部门对一部分不能胜任工作的职员实时做一些教育，纠正其思想理念，防患于未然[2]。

3.2、促进档案管理专业化建设

档案管理专业化建设要将信息技术作为重要手段，提升专业化水平。首先，要充分发挥大数据时代信息技术的高准确率、高转化率和高效率，运用数据挖掘技术和数据收集与传播技术进行信息的处理与存储。加快纸质档案向电子档案的转化，以大数据为支撑，加入智能化软件系统的应用。其次，要增强智慧档案信息共享平台的建设，使档案信息数据库在查询、检索、统计等方面具有显著的优势。同时，要注重应用信息技术建设档案专业化的软硬件设施的更新和维护，将档案管理的信息共享平台与管理系统做得更加专业更加完善。

3.3、充分运用大数据技术，挖掘档案潜在价值

档案管理中应用大数据技术最核心的目的是挖掘档案价值创造力。大数据技术最大的优势在于大规模的收集、存储、管理和分析海量的数据，企业经营过程中内部形成的人力、财务、资产、负债、成本、利润、投资收益等数据和外部形成的市场环境、政策变化等数据，采用传统的管理很难发挥大的价值，而大数据技术将可以通过对收集和存储的数据进行深入的分析，使其变成企业发展和决策的依据，或为企业管理提供参考

[3]。

3.4、增强安全管理，实现资源共享

数据安全是时代背景和应用中最为重要的关键要素，档案管理中安全性是值得重点关注的，由于信息化技术迅猛发展，数据不再是纸质的形式，通过计算机使其面对更多的安全问题。信息的安全问题涉及个人，如果信息泄露，个人的安全和信息完全处于暴露状态，个人完全得不到保障。档案信息安全管理，首先要在技术上加强，通过运用各种新技术、新手段，如身份认证、单点登录、人脸识别、瞳孔识别、数据加密、权限设置等，建立起完善的档案信息安全防护系统。对新接手的档案进行严格的审查，从源头上避免信息泄露等问题，对于网上共享的档案资源要进行信息分层，避免在下载和传输信息的过程中泄露资源。其次，要完善针对数据化管理的相关安全规章制度，确保各项工作有章可循。特别要完善档案开放标准和保密制度，注重内网外网的使用原则，注意操作中的流程，避免信息泄露或信息盗用，在信息安全的前提下实现数据共享利用。最后，要建立档案备份数据库，档案数据库方便了档案信息的管理，但数据库储存空闲有限，面对大量的档案资源管理人员必须改变原来的储存方式，降低储存成本。大数据有强大地数据处理和信息储存功能，因此，管理者可以借助大数据技术进行备份管理，这样既保证了档案信息的安全，也方便档案资源的集中管理、开发和利用[4]。

结束语

综上所述，信息技术的发展，便捷了人们的生产和生活。在电力行业里，开展工程档案管理的信息化建设是发展的必然趋势，能够进一步提升档案管理工作的效率和效果。电力企业加大对档案管理信息化建设的支持力度，采取多种措施，推动信息化建设的快速发展。

参考文献：

[1]张永妙.大数据背景下档案的管理与利用[J].办公室业务,2020(04):114-115.

[2]杨宝明.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].办公室业务,2020(04):116-117.

[3]马慧鹏.大数据时代的档案工作研究[J].办公室业务,2020(04):118+121.

[4]毛宝珍.大数据时代音像资料档案管理探讨[J].办公室业务,2020(04):131-132.