试论公路档案管理工作信息化建设

杨伟

广西壮族自治区防城公路养护中心 广西防城港 538021

摘 要：随着我国经济水平的不断提高，公路部门在各个区域之间的联系工作中发挥了十分重要的作用。因此，公路档案的管理工作显得尤为重要，能够为公路的发展提供一定的数据参考。新时代背景下，档案管理工作也需要不断优化改革，提高信息化水平。本文将主要分析公路档案管理工作中存在的问题，并提出合理的解决办法。

关键词：公路；档案管理；信息化建设

前 言

现代社会是信息化的社会，随着我国信息化水平的不断提高，档案管理工作的开展效率也需要逐渐提升。因此，信息化的管理工作是之后档案管理发展的主要方向。目前，公路建设工作涉及到我国众多区域，我国公路网络中公路数量较多，公路结构也较为复杂，使用人工化的管理模式已经无法满足目前公路发展的时代需求，也无法实现快速的数据处理以及查询功能。因此，公路档案管理工作的开展应当紧跟时代发展的脚步，充分利用信息化技术，有效提升公路档案工作的开展效率。

1 公路档案管理信息化建设的意义

1.1档案管理信息化建设能够极大地提升资源存储量

各项通信技术的应用能够极大程度的提高档案信息的存储量，例如现代微缩技术以及光盘技术。这些技术的应用也将大幅提高档案信息的存储密度，在较为狭小的空间内存储大量公路档案信息，使得信息查询更为方便快捷。由于公路档案材料数量较多，种类较为复杂，信息化技术的应用将有效提高档案存储空间。

1.2档案管理实现信息化是档案事业发展的必然要求

由于现代科技水平的不断提高，档案管理软件也逐渐优化升级，信息化档案建设已经成为目前档案管理工作的基本要求。公路档案管理部门应当跟随时代发展的脚步，做好档案文件的保存以及运输，同时努力提高员工的专业素养。

1.3档案管理信息化建设能够进一步扩展档案工作服务范围

档案管理工作的实质就是对各项资源进行整合管理。相比较而言，信息化的管理方式更有助于材料管理工作的开展，能够显著提高社会效益。尤其是针对档案管理工作而言，信息化的管理模式能够有效提高工作效率，同时减少人力成本，并有助于公路工期的缩短，提升公路工程的整体经济效益，提高整个社会的资源配置效率。

2 公路档案管理中存在的问题

2.1 管理模式相对老化

由于社会经济的迅猛发展，公路档案管理的管理模式逐渐改进，传统的档案管理模式依旧存在较多问题。首先，在开展管理工作过程中，人工模式的档案整理开展效率极低，阻碍了整个档案管理工作的进程。其次，由于大部分档案是纸质版，难以实现各项数据的快速查找利用，且容易出现纸质损坏的情况。最后，由于公路档案信息更新速度较为缓慢，不能够与实际情况实时相符。想要尽快实现档案的高效快速整理，就务必指引专业人员做好科学化的档案管理工作。档案工作是包含服务性、管理性等性质为一体的基础性管理工作，若基础没有打牢，势必影响到其他各项任务的完成。档案内容由文字、图片以及其他载体共同组成，内容十分丰富，是一笔重要的无形资产，也是人类社会的重要结晶，是十分重要的信息来源，也是领导层做决策的主要参考依据。档案资料能否得到高效利用、能否做好保密工作，将直接影响到政府事业的最终成败。

2.2 配套措施不足

在大部分档案管理工作中，管理人员仍旧采取较为传统的管理方式，应用的硬件设施也较为落后。在管理人员对应的软件方面，也无法达到所需的要求。因此，目前档案管理工作的各项设施都需要及时更换。

2.3 信息数据库落后

虽然档案管理工作已经开始应用信息化技术进行管理，却依旧存在较为严重的管理问题。在进行档案录入工作时，管理人员只录入较为基本的档案信息，这种情况会导致信息资料的不全面，严重影响后期档案管理工作的进一步开展。

2.4 档案信息不够安全

在对公路档案进行管理时，工作人员缺乏必要的安全意识。例如，没有及时对录入信息进行备份，可能会导致丢失的数据无法找回。同时，管理系统缺乏足够的安全性，容易出现数据丢失情况。若系统内档案受到不法攻击，容易出现档案泄露问题。

3 公路档案管理信息化建设对策

3.1树立档案信息管理理念

在对公路档案进行管理时，公路管理人员应当尽可能转变旧有的管理理念，树立全新的管理模式。进行信息化建设是公路档案管理工作中十分重要的组成部分，需要各级管理人员给予足够的重视，提高思想觉悟，增强自身的职业责任感，意识到信息化建设对于整个档案管理工作的核心作用，并切实将信息化建设工作纳入日常的工作流程中。档案管理人员以及各级领导人员需要建立较为较为完善的档案管理意识，实现档案模式的进一步升级转换，逐渐转向信息化的管理模式。公路档案管理人员需要充分认识到档案管理工作所面临的巨大挑战，具备基本的职业道德感，尽可能学习先进的专业知识，积极利用各类先进技术做好管理工作，符合时代发展的进一步要求。

3.2建立公路档案信息库

公路档案建设的工作的工作基础就是信息化技术的应用，只有将纸质版的档案转变为电子版，才能够提高档案管理工作的开展效率，同时建立较为完善的档案管理系统，解决档案库内部资源空间较小而纸质版档案所占空间较大的问题，同时进一步满足相关单位对于档案管理工作的进一步要求，保障档案能够得到有效利用，提高档案的整体利用效率。与此同时，档案资源需要不断更新补充，对其进行定期维护，保障数据库内资源的准确性以及有效性。除此之外，档案管理人员需要充分利用各类先进的信息技术进行管理，在确保档案材料安全性的前提下建造统一的信息平台，实现数据资源的实时共享。通过这种管理方式，公路档案的获取渠道将会逐渐扩张，档案管理部门也能够取得长足发展，有利于整体管理效率的进一步提升。

3.3逐渐完善软硬件设备

档案管理工作的信息化投入需要大量的人力资源投入以及财力投入，管理部门开展管理工作也需要取得对应的技术以及资金支持，需要意识到，信息化的档案资源建设工作不是一个部门可以做到的，需要各个部门之间齐心协力进行配合，由专业化的管理团队进行管理，同时各个管理人员之间进行互相监督避免出现资源泄露的情况。与此同时，公路档案的信息化建设工作应当首先将对应的基础设施完善，在确保相关软硬件设施基本完善的情况下，进一步选择具备较强匹配性的软件设施。条件允许的情况下，管理人员可以通过专业化的软件公司开发具备特色的管理软件。同时，在管理公司采购各类硬件设备时，应当充分考虑到经济性，保障资源配置效率的最大化。

3.4统一档案信息管理标准

近些年，公路档案管理部门开始逐步建立信息化的档案管理机制，然而整体而言，档案管理系统的信息化程度依旧很低，加上信息管理系统的不完善，档案资源信息的共享将受到较大阻碍。因此，为了进一步加快档案管理层面的信息共享，需要尽快提高档案管理工作的管理标准。在开展信息化建设工作时，管理人员需要结合实际发展状况，满足时代发展需求，依据具体的档案管理规定，建立较为完善的档案管理标准，利用统一的信息管理平台，实现信息资源的高度共享，尽可能避免各类资源的浪费。

结 语

综上所述，想要实现公路事业的快速发展，就务必做好公路档案管理工作，将信息化的技术应用进档案管理工作中，提高档案管理工作的开展效率。在进行信息化建设的过程中，各级管理机构需要做好技术引入工作，并对此给予高度的重视，对各级管理部门给予必要的资金支持以及技术支持，实现公路档案管理系统的高度信息化，尽可能完善各级操作流程，促进我国公路事业的长足进步。

参考文献

[1]肖君勇.浅谈农村公路管理部门档案的整理与分析现状[J].金融经济,2019(04):163-164.

[2]王军燕.加强公路档案管理工作的措施与分析[J].管理观察,2015(19):93-94.