加强工程建设项目档案管理工作的探讨

韩砚缇

江苏水利房地产开发有限公司 江苏淮安 223001

摘要：工程项目档案是企业工程项目建设中的中国农业资料和文件，记录了整个项目建设的全过程，是反映项目质量的重要凭证。需要对工程档案进行科学有效的管理，提升工程档案管理水平，为工程建设提供可靠的数据基础，推动建筑行业的健康发展。

关键词：工程建设项目；档案；管理

引言

工程项目建设过程中档案管理发挥着重要作用，做好工程档案的收集、整理、查阅、利用工作，使档案管理走上专业化管理道路意义重大。工程档案管理贯穿工程项目建设始终，日益呈现涉及内容丰富，规模日益扩大，信息载体多元化的特点，因此对工程档案管理水平的要求也越来越高。要提高对工程档案重要性的认识，查找存在的问题，提出解决措施，不断提高档案管理水平，积极开发工程档案的利用价值，更好的为工程建设服务。

1建设工程项目档案的特点

首先，综合性特征。工程档案具有综合性特征主要是由建设工程的技术性特点所决定的。在建设中，需要详细记录建设工程，并对其展开分类和整编。所以，工程档案是各种建设成果和技术的综合，收集和整理建设项目工程文件这项综合性工作也具有很强的技术性。其次，形成领域的广泛性。建设项目工程档案囊括的专业十分广泛，如施工阶段的勘察、打地基工作和建设技术等需要的专业知识都很强，这些环节需要有专门的文件记载，在工程档案中这些文件占据着极为重要的位置。同时，建设项目需要诸多部门同时展开建设、监督和施工工作，且需要相关的管理单位监理建设工程，有很多部门参与其中，均需要有工程文件作记录。此外，还有人防部门、环保部门、土地管理、财政管理部门、计划管理部门等行使政府职能的相关部门对建设项目的立项、资金筹集、建设方案等展开审批、决策、提出建议和意见。最后，专业性较强。因为建设工程需要诸多部门相互合作，共同施工，导致建筑工程档案类型多样，同时专业各不相同，这造成工程档案具有很强的专业性，和普通的企业档案不同。

2建工程建设项目档案管理的难点

工程项目档案管理关系到工程施工的顺利进行，工程立项文件是对工程项目决策、审批与确立等过程的真实记录。项目开工建设前已形成且积累的文件称作工程准备阶段文件，可为项目经费使用、项目预算编制、招投标与项目的具体实施提供依据，而项目预算、招投标中形成的文件材料又可为项目勘察测量、设计等提供依据。若将这一文件积累过程从工程施工中剔除，工程是不能正常开展的。因而做好工程项目档案管理工作是现代施工企业发展赋予的使命和要求，但当前施工企业工程项目档案管理还存在诸多问题，需引起重视，主要包括：第一，对工程档案管理工作的重视度不够；第二，项目档案管理相关规章制度不完善；第三，工程档案资料缺乏真实性和有效性(部分施工企业工程档案资料在形成时因制作份数少，或因保管不力而丢失，竣工移交时经常用复制件替代。还可能因项目负责人不在现场，部分重要文件与审批文件、竣工图章签字等，则由工作人员自主代签，降低了工程档案资料的真实性与法律效力）；第四，档案管理人员业务素质有待提升，为完整归档与及时归档增加了困难。

3完善工程建设项目档案管理的有效措施

3.1确保工程档案资料的真实性与有效性

项目施工中，为保证所产生文件资料的真实性与有效性，应明确文件的法律责任，该由责任人签字的，绝不可由他人代签。如确实因特殊原因无法亲自签字的，责任人应出具相应的委托授权书，由受托人代签，授权委托书和竣工文件同时归档保存，增强档案资料的严谨性，提高资料的法律效率。工程档案的形成与产生，如因意外而导致文字表述或数据出错，责任人需及时作出修改，并在修改处盖上修改人印章，使档案资料更真实。

3.2完善档案管理制度

在建筑工程档案管理中，管理制度发挥着重要的作用，其能够为管理人员工作的开展提供制度依据，同时还能够有效地实现对他们管理行为的约束，从而提高档案管理的水平。建筑企业可以制定档案管理责任落实制度，将工程施工流程中产生档案的资料以及内容进行明确化制定，并将档案管理职责落实到管理人员身上，这样管理人员就能够按照制度开展档案管理。建筑企业还可以制定档案管理监督制度，对管理人员的工作内容和职责落实情况进行检查和核实，在保证他们工作质量的同时，促进他们更好地进行档案管理。

3.3强化工程档案的质量控制

保证工程档案的质量，才能使档案价值得到充分发挥。在实现档案科学化管理时，需要强化档案质量控制。现阶段，国家出台了相关法律法规，能够从宏观上对档案管理提出质量管理要求。但在实际工作中，还要进一步提出档案质量管控要求，才能为档案管理工作的开展提供科学指导，继而使档案质量得到保证。具体来讲，就是要加强档案需求特征的分析，结合相关利益者的需要确认档案质量要求，在工程建设过程中提供无缝服务，实现档案质量的跟踪管理，继而使档案质量得到有效控制。工程建设需要经历漫长的过程，需要不断进行档案内容的完善，才能使档案质量得到有效管理。在实践工作中，需要建立相应的反馈机制，及时进行档案内容调整要求的反馈，以便及时完善档案内容，使档案质量得到提高。在档案利用过程中，可以采用大数据挖掘技术对档案增减脉络进行反映，根据档案变更记录实现数据信息的合理分析，通过档案管理提供高质量的服务。

3.4提高档案管理人员的专业素质

档案管理人员属于专业管理人员，档案管理人员综合素质的高低，直接关系着档案管理的水平和档案整体效能的发挥，这就要求档案管理人员广泛学习各类知识，特别是加强业务学习，按照《中华人民共和国档案法》及实施细则、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法律法规、国标、行标，加强对工程档案的管理。熟知档案管理专业知识，不断学习新知识，以适应科技迅猛发展带来的改变，借助现代的传播媒介进行有限的信息档案收集管理，这样才能创造性的做好档案管理工作，使档案管理工作更加科学、系统、完善。

3.5开展工程项目档案信息化建设

现在已经进入信息经济时代，信息化和网络数据在各行各业都得到了普遍应用，在工程项目档案管理上，实施信息化管理势在必行，电子档案有着绿色环保方便便捷的优势，利用计算机技术和档案管理软件系统可以让档案管理更加轻松便捷。开展档案信息化建设可以从两方面入手：一方面是将纸质档案数字化。将前期大量的纸质档案进行数字化转换，这样就会方便以后的查阅利用；另一方面要采用OA办公系统，自动生成电子文档，直接归档保存，方便以后的利用。值得注意的是，要对电子文件进行前端控制和全程把控，防止出现随意修改数据信息，保证数据的完整性、稳定性。同时还要进行档案数据的异质异地备份，确保一旦发生意外档案数据照样能够恢复。

结语

综上所述，档案管理是工程项目管理中的重点内容，在工程档案管理中还存在诸多的问题，为了保证档案管理工作的良好质量，企业需要全面掌握档案管理中的问题，并积极采取有效的措施处理问题，有效地保障其工程质量和顺利完工。参考文献

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