高职院校系办公室主任素质建设与提升

张林红

北京农业职业学院，北京 102442

【摘要】随着高等教育改革不断深化，高等职业院校的教学及行政管理也更加复杂化、专业化和系统化，对二级学院或教学系的办公室主任而言，其知识水平、管理能力、职业素养等方面也需要不断提升以适应新的形势与变化。论文围绕新形势下高职院校系办公室主任的基本素质和意识要求，提出胜任和创新性开展工作的素质提升途径。

Quality Construction and Promotion of Office Directors in Higher Vocational Colleges

ZHANG Lin-hong

(Beijing Vocational College of Agriculture, Beijing, 102442, China)

[Abstract] With the deepening of higher education reform, the teaching and administration of higher vocational colleges are becoming more complicated, specialized and systematic. For the office directors of secondary colleges or departments of teaching, their knowledge level, management ability and professional accomplishment also need to be constantly improved to adapt to the new situation and changes. In this paper, around the basic quality and consciousness requirements of office directors in higher vocational colleges under the new situation, the ways to improve the quality of competent and innovative work are put forward.

【关键词】高职院校；系办公室主任；素质

张林红

【摘要】随着高等教育改革不断深化，高等职业院校的教学及行政管理也更加复杂化、专业化和系统化，对二级学院或教学系的办公室主任而言，其知识水平、管理能力、职业素养等方面也需要不断提升以适应新的形势与变化。本文围绕在新形势下高职院校系办公室主任的基本素质和意识要求，提出胜任和创新性开展工作的素质提升途径。

【关键词】高职院校；系办公室主任；素质

higher vocational college; department office director; quality

【基金项目】项目名称：创新创业背景下我院信息类教师胜任力模型建构及应用研究（项目编号：XY-SK-19-09）。

1 引言

高职院校系办公室是一个综合性的办事机构，且处于教学和科研的第一线，起着承上启下、组织协调的作用，同时担负着教学运行保障、服务领导和师生等职责，是学校各项工作开展必不可少的组织环节。而系办公室主任就是这个关键环节的核心，其政治素质、业务素质、心理素质是胜任工作的前提，全局意识、服务意识、保密意识、廉洁意识、创新意识是做好工作的保障。

2 “四种素质”是胜任系办公室主任工作的前提

2.1 过硬的政治素质

高职院校系办公室主任要负责文件精神上传下达、内外事务处理落实、各种关系协调沟通、办文办会经费使用等工作，要对党和国家的方针政策、教育指导意见以及学校的管理规章制度等学习到位、落实到位。同时又是领导的工作助手和参谋，需要按照领导的意图上传下达并做好沟通。如何在遵守政策法规的前提下，完成好领导交办的工作任务，既做到遵守政策和规章，又能做到领导满意和师生满意，这就要求系办公室主任要具备过硬的政治素质。

2.2 扎实的业务素质

系办公室主任工作涉及行政管理、教学管理、科研管理等，事务繁杂、责任重大。要求其必须具备极强的业务能力，有“想干事、会干事、能干事、干成事、不出事”的意识和追求，认真学习行政管理、师资管理、教学管理、档案管理、科研管理等方面的知识。如公文写作格式规范，表述清晰；组织会议符合规定，程序严谨；处理问题坚持原则，化繁为简。同时还要熟悉本院系各专业学科的特色、人才培养模式和发展方向。此外，管理意识和应变能力也必不可少。

2.4 良好的心理素质

系办公室的事务杂、任务重，遇到的困难、紧急情况多，系办公室主任作为部门的核心，应具备良好的心理素质，要在做好任务梳理和分解同时，做好部门人员的心理疏解和负面情绪疏导。系办公室主任自身要做到心态平和、心胸宽阔，能够广泛听取他人的意见和建议，同时能够做到淡泊名利，具有甘于奉献、甘为人梯的精神。在面对教职工的不满和牢骚时，要能够扮演好“心理疏导员”的角色，耐心倾听，真诚排解，给予适度的帮助，积极营造院系内良好的工作氛围。

3 “五种意识”是做好系办公室主任工作的保障

3.1 全局意识

高校的管理不同于企业，它是围绕教育教学、人才培养、科研服务等进行的以引导和服务为核心的内部管理体制，重点在于多“理”而少“管”，通过去行政化科学的“理”，激发学生学习兴趣、激起教师工资热情、激活办学活力。高职院校教学系办公室是直接与师生接触的一线管理部门，同时也是参与教学和科研管理的基层组织，其管理理念、管理水平、工作方式直接影响到上级部门和学院的整体工作成效。因此，系办公室在开展工作中，不能停留在应付工作、完成任务的初级目标上，要始终立足全局，站在学院建设和发展、师生可持续发展的角度上，做好服务和管理。

3.2 服务意识

系办公室主任既要服务系领导，更要服务广大师生。面对领导，系办公室主任要紧贴领导的思路，做到想领导所想，谋领导之所虑，以较高的政策理论素质和业务工作能力，提出周密、系统、可靠、全面、准确的建议和意见，为领导出谋划策、拾漏补缺，与领导“同频共振”，协调一致。面对师生，要热情周到，一视同仁，不能区别对待有亲疏之分。在实际工作中，要处理好原则与变通、常规与特例、制度与人文等一系列关系，做到特事特办、急事急办，以真心、耐心、细心和责任心服务广大师生。

3.3 保密意识

系办公室主任与系领导接触密切，有机会参与到部门建设、人事安排、经费使用等决策会议，切记要严守组织纪律，做好保密工作。在上传下达的过程中，要做到语义准确，简明扼要，不添加任何个人推测或看法，避免内容变形。在人事资料管理方面，更要严格保密，规范使用，不得外泄师生个人信息。同时对不该说的话，或同事打听询问的内容，一定要做到守口如瓶，避免不必要的麻烦。

3.4 廉洁意识

系办公室主任总是被称为“大管家”，这是其岗位职责所赋予的。他们要全面配合领导做好人财物的管理和调拨，同时负责公章使用、办公用品采购、日常考勤、年度考核等工作。因此，办公室主任一定要严于律己、廉洁自律，严格按制度办事、按规则办事，尊重办事师生，不将私人感情凌驾于制度和原则之上。对固定资产管理做到资产到人，毫无差错；对办公用品管理要做到账目清楚，动态管理。

3.5 创新意识

随着信息技术的迅猛发展，学校的内部管理模式也发生了巨大的变化，网络技术改变了传统的信息和公文交流、传递和反馈方式，网络办公、无纸化办公、数据化管理等应运而生。无论信息量，还是工作节奏，都对系办公室工作提出了更大的挑战。因此，系办公室主任需要不断学习新的管理理念、新的管理技术、新的管理手段，在管理流程优化、管理手段更新、资源共享等方面多做文章，方便广大师生并服务于广大师生。

4 高职院校系办公室主任素质建设与提升途径

4.1 坚持学习，理论联系实践

系办公室主任的工作繁杂且头绪多，每天各种电话、通知、查档、盖章等，很难有整块的时间静下来系统学习和深入思考。但其工作的政策性强、涉及领域广、接触人员多，所以必须加强理论和业务学习。一方面要深入学习党的政策方针，全面学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平总书记系列讲话等内容，理论与实践相结合，在办文办会办事等过程中灵活运用；另一方面，要加强对各类办公软件、多媒体技术、移动互联的学习，通过新技术和新手段，提高管理效率，更好地服务师生。

4.2 加强交流，拓宽工作思路

系办公室工作往往与学校的办学历史和人文环境有着密切的关系。许多书本上学习的理论和方法，在现实工作中总会有水土不服之感，因此，与老同志交流、与同行交流、跨领域交流就显得尤为重要。系办公室主任，可以从老同志那里了解学校的办学历史、人事更替、工作禁忌，这样在工作中就会少走弯路，有的放矢；可以与同行交流，走出固化的管理思想，借鉴同行在工作中的宝贵经验和有效做法；还可以跨领域交流，针对档案管理、资产管理等向专业人士请教，拓宽工作思路和创新性开展工作。

4.3 深入研究，提升管理水平

高职院校在办学形式、教学管理、人才培养等方面都不同于基础教育，与本科院校也有鲜明的差异。高职教育是以培养高素质技能型应用人才为目标，教学内容与行业企业需求紧密联系，专业教学方面与企业合作密切，引入企业真实项目或操作内容，以丰富实践教学环节，提升学生技能。此外，教师多为学科的专业硕士、博士，师范类教师多为承担基础课教学的教师。基于以上因素，系办公室在教学管理、师资管理、科研管理等环节中，需善于发现问题、分析问题、研究问题、解决问题，提出合理化方案和有效的解决方法，使管理真正服务于教育教学，不断提高管理水平和管理效率。

4.4 健全制度，促进管理规范

一所学校办学水平的高低很大程度上取决与其管理水平的高低。从管理、教学和科研的关系来看，教学是中心，学术是关键，管理是保证。系办公室作为教学、科研、管理的一线，如何有效地处理好三者之间的关系，学习、交流、研究、实践等是较为有效的方法。最终通过完善制度和规范流程来实现，使管理真正服务于教育教学、人才培养、科研服务，使每项工作都有章可循、公平规范，为师生提供最有效的服务。

5 结语

总之，在高职院校中，系办公室主任是管理关键的一线执行核心，责任重大。要想胜任此项工作，首先要对岗位有充分的认识，其次要了解应具备的基本素质和意识要求，同时善于学习、交流、调研等，不断提升自身的整体素质和管理水平，从而更好地服务教育教学、科研服务和广大师生。

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