对 档案管理信息化是档案管理的发展趋势探析

姚继红

内蒙古自治区兴安盟科尔沁右翼中旗马术协会 内蒙古 029400

摘要：档案信息化的发展是信息时代发展的必然趋势，通过采用信息化的档案管理方式，使得我国的档案管理工作的效率、质量、安全得到进一步提升。越来越多的企业生产发展都需要借助信息化的管理方式进行促进，信息化档案管理的发展与发展为我国经济的发展提供了良好的信息服务支撑。

关键词：档案管理；信息化；发展趋势

1 信息化档案管理的必要性

信息化档案管理是时代发展的要求，档案管理信息化是事业单位发展的必要条件。现代事业单位的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的，提高工作效率，有利于节约档案管理资源，同时节约办公时间和办公资源，是市场经济时代的必然发展方向。新形势下，为了顺应时代发展的要求，事业单位在档案的管理上必须朝着信息化的方向建设发展。档案管理信息化是含有安全管理、基础设施、数据处理、应用系统、标准流程和人才培养计划的系统工程，需要特别注重档案内容标准化流程的发展，档案信息化发展在目前高科技技术发展中，被当作是科学的管理模式和控制方法。档案管理信息化有利于事业单位档案中的信息资源全面的开发，可以将事业单位档案管理中信息进行远程传送，将信息公开方便快捷的进行核对，提高档案信息资源的分享性，使事业单位的办公效率进一步的提高。电子档案能够实现档案的修改、保存和查询，并且可借助于计算机实现快速传递，大大提高了档案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了档案的管理成本。档案管理作为现代事业单位不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时代发展的步伐,朝着实现信息化档案管理的现代化发展。

2档案信息化发展的特征

一是对传统档案管理模式的改进，使其满足信息化社会的需要。二是使档案管理的内容向着更加多元化的方向发展，拓展档案管理的服务内容与发展空间。并且对档案信息的公布、检索、开发进行优化，满足档案管理的目的以服务为中心进行展开。另外，档案信息化发展也是对社会信息使用平台的改进，计算机和智能手机的使用已经得到互联网技术的普及，人们对信息的使用方式已经过渡到了数字信息时代。信息化档案的发展也是人们对信息使用特征的体现。网络数字化时代的到来，信息管理技术已经开始走向云计算与大数据的应用发展，档案信息作为信息管理的重要内容，伴随多媒体与数据库的广泛应用，数字信息化的档案管理已经成为时代变革要求。所以信息档案的发展与管理是未来档案发展的必然趋势。

3 档案管理信息化的意义

3.1档案信息化建设是社会发展的必然趋势

随着人类社会不断向信息社会迈进，信息资源的战略地位进一步提升，处于改革开放关键时期的中国，社会与国民经济信息化进程明显加快，急需人们真正把信息资源化，把信息作为经济社会发展的重要资源来进行管理。随着时代的发展，传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命，是档案资料管理向档案信息的一种转化，是由单一的管理工作向社会服务性工作转化的一个具体过程。档案管理信息化，有利于档案调取、档案共享、人才队伍建设等方面的工作开展，更符合我国现代社会的发展需求，也是档案管理工作的最终发展方向。

3.2落实档案网络信息安全保障

在档案的信息化过程当中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络中进行，因此注重档案在网络中的安全性是十分必要的。企业应该加强安全措施，档案管理人员也应该提高警惕，采取防范措施包括数据备份、身份认证等，避免和减少黑客对信息系统的危害。落实档案网络信息安全保障可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高了档案信息化建设的质量和效率。为了保证硬件设备的安全，要定期检查档案信息化中用到的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。完善数据备份，避免由于外界条件的变化而造成的数据的损失或者丢失。重视网络安全，在网络平台上可以设置在线报警系统，并且及时处理网络安全问题，强化防火墙等措施来确保档案信息应用的安全性。相关的技术人员要设置用户使用权限，避免用户越权限的操作行为，落实身份认证工作。

3.3档案信息化可进一步完善档案标准规范体系的建设

我国目前传统档案管理的标准规范相对健全，但在数字环境中，这些标准规范需要重新审视，相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。文档管理软件的广泛运用是导致文书档案按“件”归档模式的直接推动力之一；文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制都是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现，这都直接导致了档案累积、移交模式的变革创新；同时，对于实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。这些都需要大量的标准规范来进行支撑。而“加强档案法律制度建设，完善以《档案法》为核心、符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的档案法规体系。”也是《全国档案事业发展“十二五”规划》的首要任务。

3.4档案信息化将为社会提供更多有效的资源和服务

国家档案局提出建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”。这是新时期给档案信息化提出的任务目标和工作方向。信息技术对档案管理的作用是提高工作效率。档案管理工作是十分复杂繁琐的例行性事务工作，其中大部分都是基于经验的重复劳动，但又是不可或缺的基本事务，需要占据管理人员的大量时间。档案管理信息化可以极大地提高工作效率，使管理人员从日常的琐碎的事务中解脱出来。实现信息共享。信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。

3.5提升管理人员的专业素质能力

要想有效提升档案管理信息化建设的有效性，事业单位需要认识到提升管理人员素质能力的重要性。基于此，在实际信息化建设过程中，事业单位需要确保管理人员具备较强的专业技能、业务素质以及服务意识等，定期组织管理人员进行全方位综合素质培训，包括管理专业知识培训、管理技术培训以及心理综合素质培训等，以此提高档案管理人员的综合素质。其次，事业单位应定期组织相关管理人员去进修学习，以此来不断更新自身的管理理念，并端正自身的工作态度，全方位提升管理人员的业务素质、技能水平以及服务意识。

4 档案管理信息化是档案管理的发展趋势

档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，也是对传统档案管理工作的有效改革。信息技术及信息产业的飞速发展为档案信息化带来难得的机会同时也提出了严峻挑战。档案信息化是现阶段档案管理工作发展的重要战略阶段，实现国家信息工程的重要步骤，其意义深远而任重道远。信息化管理在提高了工作效率的基础上，促进了档案信息的交流和共享，促进了我国档案管理工作的有效开展。因此，档案管理信息化建设是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。我们必须要不断完善档案管理技术，把握机遇、开拓创新，紧跟时代的步伐，以积极的姿态、有效的措施高效开发利用档案信息资源，为国家档案管理事业的稳步发展作出贡献。

5结束语

总而言之，为了提高档案管理的水平，就必须要抓住当前的有利时机，并且加强学习和不断改革创新，从而才能够打破原有的管理模式，形成一整套新的档案思想、档案观念。

参考文献：

[1]丛迪阳.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务,2019(4):74-75.