计划生育档案管理创新研究及档案管理数字化问题分析

徐 昕

山东省菏泽市曹县青岗集镇计划生育服务中心，山东 菏泽 274400

摘要：计划生育档案管理在信息化技术不断发展过程中，需要创新档案管理原有的模式。积极实现计划生育档案管理的信息化和数字化程度是时代发展的必然趋势。目前我国计划生育档案管理在信息化和数字化建设方面存在不少的问题，以下是笔者针对计划生育档案管理创新性和数字化建设的有关研究，内容如下。

关键词：计划生育；档案管理；创新；数字化分析

国家和民族的进步发展离不开创新，具备创新精神的国家才能领先世界先进水平。信息化建设不断发展的背景下，我国计划生育档案管理需要创新原有的管理模式，努力提高档案管理数字化程度，更好适应社会主义市场经济发展的需求。加强计划生育档案管理数字化的研究可为我国计划生育工作提供强有力的支持。

1 计划生育档案管理中存在的问题

1.1 数字化管理方面存在的问题

目前我国计划生育档案管理普遍采取人工的方式。计算机技术和网络技术的应用水平不高。纸质性的档案资料影响了计划生育档案管理的数字化程度。计划生育档案管理模式始终以人工管理为中心，信息载体没有发生根本性的改变。

1.2 网络化建设方面存在的问题

我国计划生育档案管理在网络化建设中存在不少的问题。主要表现在以下几点。第一，计划生育档案管理机构的统一性缺失。在职工作人员没有经过专业性的培训，档案管理有关知识缺失，并且档案工作人员收集档案资料的意识普遍不高。不部分的工作人员缺少对档案管理工作的有效认识，常规性的业务处理不熟练。如档案整理、归档、装订等。第二，计划生育档案管理的标准化程度不高。计划生育档案管理标准化程度不高的表现为，档案管理工作部门之间的联系性不强，各自为政不利于档案信息之间的共享，阻碍了档案管理的工作效率[1]。还有就是我国计划生育档案管理中专职性的人员不足，管理工作之间的联系性不强，工作前后脱节和失误的现象经常发生。此外在档案管理职责上也存在模糊不清的问题，如档案数量、类型等。第三，档案管理数据库有待更新。计划生育档案管理数字化和网络化建设离不开数据库。目前我国计划生育档案管理的数据库存在严重的落后性。在档案检索、归档等问题上，不能有效利用数据库。尽管计生档案部门建立起了有关的档案数据库，但是不具备独立开发档案管理软件的能力，在人事档案管理上存在严重的落后性。

2 创新计划生育档案管理的有效措施

2.1 加强对创新计划生育档案管理的认识

创新计划生育档案管理模式需要工作人员加强对档案管理的进一步理解。要全面认识计划生育档案管理的有效性，加大档案管理的力度。并强化对计划生育档案共享性管理的认识。在全面认识计划生育档案管理创新重要性的基础上，落实有关措施。

2.2 提高档案管理规范化水平

提高档案管理规范化水平是创新计划生育档案管理的有效措施。档案管理规范化水平的提升离不开完善的信息管理系统，信息管理系统的构建可提升计划生育档案管理的权威性。此外，新技术和新设备的使用对提升计划生育档案管理规范性有重要的影响。档案管理人员需要定期检修和保养档案管理设备，优化资源配置，提高计划生育档案管理的工作效率。先进的技术设备可以为计划生育档案管理的规范性提供保障[2]。

2.3 提高档案管理人员素养

计划生育档案管理模式的创新离不开高素质的人才支撑。加强对计划生育档案管理人员的技能培训，积极创新档案管理人员的工作方法，将档案管理人员工作水平和处理问题的应对能力提升。计划生育档案管理部门可以每个月定期举办一次培训会，针对档案管理人员工作中存在的问题进行分析，制定解决方案。此外，除了提升档案管理工作人员的自身素养外，还需要优化计划生育档案管理的设备，提升档案管理的硬件水平。计划生育档案管理要尽可能的应用计算机技术网络技术，先进技术的应用对档案管理工作效率的提升有直接性的影响。最后还要更新计划生育档案管理的软件设备，应用最新版本的资料检索系统和信息存储工具。

3 数字化应用的必要性及优势

3.1数字化档案方便快捷

随着市场经济的发展和城市化进程的加快，人口流动大而频繁，跨省跨地区的人口众多，增加了计划生育档案管理的工作量和难度。特别是大量农民工离开家乡谋生，增加了计划生育管理部门的工作负担。在农村和乡镇，只有纸质登记记录，不能保证及时管理。此外，由于管理不善，纸质登记处容易受到损害和丢失等问题。其次，由于计划生育档案管理项目和内容众多，需要一定的空间和空间进行保存。在环境、温度、湿度的影响下，文件容易发霉变质损坏档案。同时，由于数量多，急用某一个档案时候也不容易找到。此外，计划生育档案的归档要求因地而异，尤其是档案管理人员的频繁更换，不同时期的归档要求也不尽相同，这造成了档案工作效率低下，存放方式纷杂。

3.2有效提高管理效率

实施档案信息管理是提高档案管理效率的有效手段。总之，档案的网络化和数字化管理。实施互联网和数字档案双重管理手段，将为计划生育档案管理工作提供极大的便利。信息技术的应用促进了计划生育档案管理工作的飞速发展，提高了档案的质量和档案的规格，促进了档案管理内部的良性循环。同时使用数字化技术可以减少文件管理人员的工作量，使其更快、更高效的为文件需求的用户提供方便。

4 计划生育档案管理数字化分析

4.1 虚拟化的档案管理资源

虚拟化是计划生育档案管理数字化中的一部分。提高计划生育档案管理的虚拟化程度便于集中管理服务器资源，这对服务器管理效率的提升，以及长期性保存计划生育档案资料有重要的意义。虚拟化的计划生育档案管理可减少相应的存储和管理成本[3]。在虚拟化资源模式下，计划生育档案资源可以建立起与公共信息平台之间的联系，有助于提高档案资料的共享性，更好的促进档案管理工作的展开。计划生育档案资源共享性的实现是档案管理工作中重大的革新。计划生育档案管理中应用计算机技术可提升档案管理工作的价值，有效利用档案软件和数据库管理程序，可促使传统文本形式的档案管理模式向着数字化档案管理模式转变，这对丰富计划生育档案管理功能有重要意义。此外，计划生育档案管理中应用智能检索技术，可提高资料信息检索的效率。加密技术的应用可保障档案资料的安全性，满足计划生育档案管理保密性要求。还有就是数据归档技术的应用可减轻档案管理人员的工作量，有效节约档案管理人力资源成本。

4.2建设规范的档案管理制度，为数字化建设提供制度保障

档案管理部门对计划生育档案管理工作制度应该加强审视，对以往工作中导致档案管理工作落实不到位的、存在疏漏的制度进行规范，并结合数字化建设工作，制定信息化档案管理的制度，规范不同岗位人员的管理行为，确保档案资源的真实性，提高工作效率，为数字化建设打下重要基础。

4.3提高计划生育档案管理人员的水平和装备水平

要定期开展专业培训和计划生育管理，不断改革计划生育档案管理人员，增强计划生育档案管理人员的专业技能和解决问题的能力。就目前而言，我国的计划生育档案管理水平还处在落后状态，所使用的设备也存在诸多问题，国家要加强在这方面的资金投入。近年来，互联网与计算机技术的飞速发展，使得各行各业都焕发出新的生机，计划生育档案管理也不例外，计算机互联网技术对计划生育档案管理发挥着至关重要的作用，对提高计划生育工作效率的档案管理、建立档案管理系统起着非常重要的作用。

4.4 档案中的情报管理

计划生育档案情报管理可提高数字化程度。计划生育档案管理涉及的信息资料较多，加强情报管理可构建针对性的数据树，数据树中可容纳多种信息数据资料，对提高档案管理信息化和数字化水平有重要的作用。为了统一处理计算机内部的各种信息数据资料，可应用二进制代码。此外，计划生育档案情报管理的安全性、通用性、标准性以及可视性可以在数码技术的有效应用下提高。利用计算机网络咨询以及上面的实时性浏览等功能结合计划生育档案情报管理的模式便于及时更新计划生育档案的有关信息。在信息技术和互联网技术的应用下，可提高计划生育档案信息的共享性。并且以上两种技术在联合应用的过程中，还可以实现计划生育档案管理的技术集成性，提高档案资料管理的有效性，扩大档案资料信息存储空间。参与计划生育档案管理的有关人员要具备良好的职业道德，并保持清醒的头脑。秉持客观性和严谨性的工作态度参与情报管理。在此基础上可提高计划生育档案管理的有效性，避免失误问题的出现。如出现档案分类错误。档案资料信息错误等[4]。

5 结语

综上所述，创新计划生育档案管理的有效措施是提高档案管理的网络化和数字化程度。网络化和数字化的计划生育档案管理对档案管理工作的顺利展开有重要的作用。我国计划生育档案管理中存在不少的问题，如管理机构的统一性缺失、标准化程度不高、数据库滞后等问题。要想解决以上问题就需要加快档案管理的信息化程度，制定规范化的档案管理流程，加强对档案管理工作人员的技能培训，积极完善和更新计划生育档案管理的硬软件，为数字化计划生育档案管理模式的实现奠定基础。

参考文献

[1]姜克峰.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].卷宗，2018，（24）：92.

[2]许雪梅.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].办公室业务，2018，（12）：138.

[3]李治江.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].数字化用户，2018，24（1）：157.

[4]邬宇.计划生育档案管理数字化问题及对策[J].科教导刊-电子版（上旬），2018，（6）：218.