基建工程档案信息资源共享实践思考

刘英霞

河北省荣军医院 河北 保定 071000

摘要:随着信息技术的不断发展，信息网络平台得到优化与完善，全社会信息交融与共享程度大幅增强。在基建工程领域，档案信息资源是重要资料，为基建工程施工顺利开展提供有价值的参考方案，为基建工程有序发展营造有利条件，更突显基建工程档案资源的实用性，因此基建工程档案信息资源共享势在必行

关键词：基建工程；档案；信息资源；共享；实践

引言

基建工程文件档案作为建筑工程的基础信息，记录了基建工程整个开发流程信息。做好基建工程档案管理工作，对后续施工、工程运维有着重要意义。

1基建工程文件档案的重要性

1.1档案是工程建设的重要组成部分

基建档案内容非常多，包括立项文件、设计文件、招投标文件、工程文件等。通常在基建工程施工前就要做好档案整理工作，搜集基建工程相关信息。工程文件作为工程项目决策、审批、确立的过程性记录，是项目施工、费用落实的标准。无论是项目预算，还是工程施工，都要依靠文件信息展开工作。可以说，任何工程信息都是档案信息，并且对工程后续发展有着重要影响。对于基建工程文件来说，一种是技术文件，是文件材料的表征；一种是操作性文件，是基建工程形式的表现。二者相互弥补、衬托，才能够形成一个系统的信息。

1.2为工程质量控制提供支持

基建工程建设需要多个流程，是一个动态变化过程，而文件档案则是信息记录，是静态的内容。通过静态内容来分析动态建设流程，可以以点带面，对工程建设过程进行质量管理。在基建工程建设当中，档案管理工作不能独立进行，需要结合工程项目管理实时记录工程信息。这就需要以加强工程建设质量为基础，通过工程文件来控制施工质量，从而实现工程质量管理的最终目标。

2基建工程档案资源共享可行性探究

基建工程档案是指工程建设中直接形成的文字、施工图纸、图表等材料，并且基建工程的档案资料还具有时效性，某些资料只能在特定的时期内可以使用，例如热环境监测等；还有一些时效性较弱的，例如水文、气象等，短时间内变化不明显。建筑工程中，地质条件是长期内较为稳定的。所以，基建工程施工过程中，工作人员在相同区域或者临近区域内的勘察设计工作中可以在以前档案资源中选择一些基础资料作为参考，这样不仅能够减少勘察设计的时间，而且还能降低勘察设计成本，体现基建工程档案信息共享的作用[1]。此外，基建工程档案对于城市的规划发展、设计、突发事件等方面具有重要意义，也就是城建档案管理基础具有社会共享性。计算机技术以及网络技术已经逐渐应用到基建工程管理以及档案管理中，为人们获取信息资源提供了便捷，基建工程档案信息资源共享指日可待。

3基建工程档案信息资源共享实践思考

3.1以知识产权为切入点，强化对信息资源共享的科学引导

目前，知识产权问题备受瞩目，相关的法律法规与政策不断出台，发挥着对信息资源共享的指导性作用。如果从微观角度分析，基建工程档案资源更多属于技术型，是技术人员劳动成果的体现，也是智慧的结晶，更显技术创新价值。技术优势是增强行业竞争力的重要法宝。基于此，要将基建工程档案作为知识产权与技术人员的专利，以法律手段为依托，强化档案管理人员合理权益的维护，在信息资源共享中提升使用效果。

3.2摒弃传统档案管理理念，积极构建信息化管理平台

在新的时代背景下，传统的档案管理思维与模式已不适应时代的发展。因此，需要实时更新基建档案管理理念，树立科学的基建档案管理观念。在转变思维的基础上，依托办公自动化管理模式，构建以档案管理软件为核心，以档案数据库建设和档案网站建设为支撑的信息化管理平台。首先，在超前管理思想的指导下，将办公自动化系统与档案管理系统对接，实现文件管理与档案管理的无缝对接。其次，建立基建档案资源库，为平台建设提供丰富、可靠的资源基础。最后，创新资源展示与利用的方式，可选择无偿性、有偿性、专利性三种网站形式。其中，无偿性网站根据社会需要向公众提供基础建设相关公共性、开放性信息；有偿性网站通过市场的协调作用，向有需求的利用者提供精准服务，实现社会效益与经济效益的平衡；专利性网站主要是为了在维护有关专利所有权人的合法权益下最大程度地发挥相关基建档案的价值。

3.3做好基建工程档案的立卷归档管理工作

所谓档案的立卷是在收集齐全有关档案的相关资料后，由文书处理部门和档案管理部门根据资料所属档案的类别分类管理，然后，编目装订，逐步成卷以形成完整的基建工程档案资料。从广义视角来分析，基建工程档案立卷归档管理工作的第一步是全面重审档案卷宗，查看档案文件是否齐全，对于不属于立卷归档范围的文件，要予以剔除，检查卷内档案文件是否有一定的联系，对于无联系的内容应及时挑出归入有关卷内。而且，档案管理人员要对卷内文件的排列进行系统的检查和调整，保持档案文件之间的联系，确保每份文件的位置相对固定。第二步要做好案卷软封面的编制工作。调整好案卷之后，要重新编制封面，通常，封面包含的内容与预立卷时编制的卷宗封面内容相同，但是应该根据调整后案卷的具体内容、相关问题拟写标题和确定其他项。第三步，要优化检索工具。所谓的“档案索引”是把反映一定内容或者某个具体问题的档案用一定的方法，以相对固定的格式编制成的一种便于查找的工具。对于基本完成立卷步骤的案卷，档案管理人员应通过编制并利用检索工具，使得整个归档管理工作有序而高效。在日常管理工作中，一般可通过设计索引目录，建立标准图、档、卡、册、表并利用计算机等多种途径进行检索。第四步，要将立卷后的案卷排列上架，要维持调整、组合后的系统性和相互联系性。最后，做好档案资源的入库保管工作，在档案文件接收入库后，由档案管理部门进行统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且会影响档案的利用，给本企业造成无法弥补的损失。

3.4落实培训工作，提升档案管理人员综合素质与专业能力

立足基建工程档案管理工作，为了给资源共享营造优质的环境，切实提升基建工程档案管理质量，高素质的人才队伍不可缺少。因此，基建工程行业要重视培养高素质的档案管理队伍，做好职能定位，落实培训工作，以行业需求为方向，促使档案管理人员能够更快进入本职角色。要以时代发展为方向，增强创新理念，维护档案机密性，实现对档案资源价值的有效挖掘，加快基建档案管理向着信息化、高效化和规范化方向发展。另外，要重视职业道德培养，坚守档案机密，在增强档案信息资源共享的同时，避免消极怠工。并结合实际需求制定合理培训计划，保证与基建工程档案资源共享建设相符，维护整个培训的系统性与规划性，推动整个培训工作的有序开展。

结束语

综上所述，在基建工程发展过程中，基建工程档案信息资源共享具有重要意义，不仅能够提高档案的利用效率，而且还能记录基建工程的发展过程。在实际基建工程档案信息资源共享工作中，应以网络技术以及计算机技术为基础，构建统一的档案管理平台，实现对各项档案信息的管理，切实提高档案的利用效率。

参考文献

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[5]杨敏.基建工程项目管理存在的问题及对策浅析[J].财经界(学术版),2013(17):84-85.