建立设备采购管理规范程序的探讨

蒋国荣

常州市第七人民医院设备科 江苏 常州 2013011

【摘要】

医疗设备是医院发展的物质基础，是医疗技术进步的有力保障。随着医疗的快速发展及新技术的大量开展，对数目及数量越来越多的医疗设备进行系统化、规范化的管理要求越来越高。设备科负责医院的设备采购、运行维护和质量监管等工作，本文探讨设备采购管理中存在的问题及进行持续改进的办法。

【正文】

医疗设备作为国有固定资产的重要组成部分，其采购、入库、发放、使用、保管、维修、报废等环节需要建立一套完整而科学的管理体系。设备的采购是进入医院的第一道环节，是设备生命周期全过程最重要、最需规范的环节。随着医院的快速发展及新技术的大量开展，对数目及种类繁多的医疗设备的采购需要进行系统化、规范化的管理，在保证质量的前题下如何提高工作效率。

一、设备采购管理中存在的问题

1、采购工作计划不到位

由于医院长期的习惯性管理模式，各使用科室不重视医疗设备年度计划的编制和申报工作，仍习惯随买随申请，给当年度的预算执行和下年度的预算编制带来不利。

2、采购流程不规范 采购工作的流程实际上应是项目管理过程，应按照项目管理的思路进行。但现在常规采购工作中，由于执行者缺乏项目管理意识，经常没有计划性，导致采购周期长，执行效率不高，不利于临床工作的开展，采购工作的质量难以约束各保证，存在较大风险。

3、已有的采购信息不能有效利用

由于医院设备采购档案往往较少又简单，仅有以前同类设备的申请、合同、说明书等少量档案资料，另一方面，由于纸质档案文档方式存储采购信息，无法及时对采购信息进行汇总，导致已采购信息无法得以有效利用。

4、医院信息建设不够

医院设备（固定资产）管理仍以市财政局的管理平台为主，医院没有管理软件，从设备的申请、申批、采购、入库、安装、维保等都是以手工为主，随着设备的大量增加，已出现明显的不足。

二、建立科学管理模式 提高工作效率

1、规范设备采购工作的计划和执行

设立采购计划模版式申请报告，利用网络或纸质途径下发各使用部门。加强预算管理，要求各科在每年的年底填报下年度的新增设备项目，由设备科汇总后，报设备管理委员会讨论，并经院行政办公会，党委会审批，50万元以上项目报全院职工代表大会审议，通过后立为下年度计划。使各设备使用科室对下年度的采购计划予以足够的重视，形成习惯，良性循环。特色项目及临时计划严格控制，必须经院部审核同意后方可列入采购计划。

2、规范采购流程 严格按照制度执行

（1）形成制度、职责分明、提高效率

（2）规范采购流程、确保采购质量

设定并完善设备采购的规范流程如下：医疗设备选型→使用科室确认医疗设备配置及参数→组织医疗设备院内调研（由使用科室专家、设备科、院纪委、审计科、院领导等组成）→供货单位介绍设备性能、给出供货价格、优惠条件、售后服务承诺等，并现场签字确认→会上专家发表意见并确认会议记录→设备科根据调研情况汇总调研结果→报院行政办公会审议→确定设备→签订供货合同→根据合同到货清点→安装、调试、培训、验收→根据合同付款→材料归档。

3、完善采购合同及做好合同管理

采购合同是采购工作的核心，合同的制定应有模版，内容应详尽严谨，并应与采购流程对应，为此我们完善了已有合同，并请医院审计及法律顾问审议把关。具体做到如下：

合同条款	采购流程步骤与内容
标的，即具体写明设备名称、数量、规格、型号等	计划、制定预算、批复申请、市场调研、收集资料、设备论证等。
设备配置清单	确认配置及价格
保修条款	根据需要及调研情况确认保修内容
交货期限、方式、运输、到货地点	到货清点、安装、调试
培训内容及方式	现在培训、外出学习等
付款方式	办理入库、申报财务手续
各种违约情况	根据实际责任赔付、退货、收交滞纳金
解决争议所采用的方法，包括协商、起诉	留存采购过程中的全部文件，调研记录等，编制设备档案
根据特殊条件的补充等	具体问题具体分析，应对设备采购的不确定性

4、加强档案管理 提高利用率

采购档案应包括：采购申请、采购合同、调研报告、售后服务承诺书、产品合格证、使用说明书、供应商资质证书、重点进口设备的外贸单据等。档案记录要齐全，记录与保存应有专人负责。

5、加快信息化建设 提高工作效率

对医疗设备管理实现全面信息化管理，通过专业的医疗设备信息化系统的应用，实现规范化设备采购流程管理，并可延伸医疗设备管理空间，提高医疗设备的管理工作效率，严格医疗设备管理工作的质量控制，提升管理水平，可以达到业务管理中的追溯等。

三、讨论

建立设备采购管理的规范化程序，及有效执行，可以显著提升医疗设备采购工作的管理水平，但在执行采购程序中有三个方面需要给予重视。

1、采购计划的执行必须有力

设备采购严格执行预算制度，对未列入采购计划和预算的医疗设备，逐步实行不予采购的原则。但对通过的年度计划必须按期完成采购，不然，年度计划形同虚设，缺少严肃性。

2、医疗设备采购档案管理要长期坚持

医疗设备采购档案是历史性记录，需要长期积累，不能忽视文档的收集。

3、建立信息化尤为重要

现在是信息化时代，加快信息建设，可以提高工作效率，提高采购工作的透明度，做到公平、公正、公开，在监督下操作，在阳光下采购，并能延伸管理空间。

【参考文献】

[1] 郑海萍、杨澍、刘烨斌等，公立医院医疗设备质量的科学管理[j],江苏卫生事业管理，2016（4）124.

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