县级医院财务档案管理分析

张宪华

山东省单县人民医院 274300

内容摘要：医院财务档案是记录和反映医院经济活动、财务工作的重要史料和证据，对医院领导决策起着重要作用。保管好、利用好财务档案，将有效促进医院健康有序发展有着举足重轻的作用。

关键词：高校财务 档案管理 内容 特点 存在问题 建议

一、医院财务档案管理的内容

医院财务档案是医院在从事医疗收入、医疗器械购值、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》，医院财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。

二、医院财务档案管理工作中存在的问题

1.财务档案管理模式落后，档案利用率低。

目前医院主要保存的是纸质财务档案，只重数量不重质量，工作量大时，有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档，还有可能存在归档不及时的情况。因此，使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索，直接导致管理效率和使用效率低下。

2、医不重视财务档案管理工作 部分没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施，让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散，极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善，没有制定专门的财务档案查阅和使用制度，存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数医院的财务档案销毁工作普遍滞后，大量超期存放的财务档案占用了档案库房，加大了档案管理部门的工作量，严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂，这些问题更加凸显。

3.财务档案管理队伍专业性差，缺乏专门硬件设施。

目前，大多数医院财务档案先由财务部门暂存，达到一定期限后才会移交卫生局档案管理部门。在财务部门暂存档案期间，没有设置专门的管理人员，多由财务人员兼职，在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确，财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训，做不到利用先进方法管理档案，与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限，没有专门的库房，把档案堆放在办公室，可随意翻阅，达不到档案存放的安全性要求，不能确保档案的真实性和完整性。同时，普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。

4.财务档案电子化管理起步晚，信息化建设水平低。

受经费所限和重视程度影响，目前我国大多数医院未实现财务档案电子化，与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些医院已经建立了电子账务系统，但这些信息化工作主要集中在财务软件上，忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用，医院其他部门人员无法及时查询相关数据，这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率，增加财务档案管理人员的工作量。

三、提高医院财务档案管理质量的建议

1.重视财务档案管理工作，改善提升硬件设施。

医院应加强对财务档案管理工作的重视，保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位，培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍，通过多种方式调动管理人员的积极性，经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性，高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案，配备空调，使库房内温度保持在15～30℃，重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。

2.完善财务档案管理制度，加强制度化建设。

医院财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度，明确管理人员的工作职责，理清管理工作流程，严禁随意丢放、复制、损毁财务档案，定期监督检查档案存放情况;建立内控制度，杜绝财务档案工作的违规违纪行为;对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制，严惩不怠。

3.选用高素质财务管理人员，提高管理规范性。

随着医院财务工作量的日益庞大，财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面，财务档案管理人员必须严谨、敬业，既要有原则性，也有较好的人际交往能力;在专业素质方面，不仅要了解财务部门的工作情况，及时采用科学方法分类整理档案材料，还应掌握财务软件的相关功能操作，保存、备份好电算化财务档案，保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质，例如举办业务培训、校际交流工作经验等。

4.加强财务档案信息化建设，提高档案利用率。

财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础，为了能够提高医院财务档案的利用率，提供更好的档案服务，医院应重视财务档案管理信息化建设，加强财务档案管理软件的开发，使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件，能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存，上传至软件中，自动生成账务附件，档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料，提供给查询人员，也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等，创建财务资源信息平台，实现财务档案数字化共享。

总之，医院财务档案反映了医院的经济活动，体现了医院整体发展情况，为领导层做出决策提供了基础信息。应加强医院财务档案管理工作的制度建设，提高财务档案管理人员的综合素质，改善管理环境和硬件设施，采用现代化技术和科学的管理方法，实现医院财务档案管理信息化，提高财务档案利用率，更好地服务于高校发展。