浅谈加强公路工程档案管理工作的途径

蔡辛兰

内蒙古伟通工程监理咨询有限公司 内蒙古自治区阿拉善盟 750306

摘要：在公路工程档案资料收集过程中,需要详细记录一个公路项目从项目开始到结束的所有关键细节,作为每个关键点结束后进行下一步的关键资料,同时也为项目建设者提供了这一项目的经验,为具有相同特点的公路工程提供一定的参考,对整个公路事业都有重要的参考价值。在这里,将对怎样做好公路工程档案管理做出一些建议。

关键词：公路工程；档案管理；途径

1加强公路工程档案管理工作的意义

1.1推动公路工程建设施工的高效进行

公路工程是系统性工程，投入较大、周期较长，且具有广泛的社会影响。公路工程施工过程十分复杂，除了要拥有扎实的专业技能之外，还需要整合各方面资源，施工过程涉及面广。公路工程牵一发而动全身，在施工之前需要统筹兼顾，管理人员需要做好各方面信息的搜集、整理，以客观的数据信息，保障施工的技术性、通畅性和安全性。公路工程档案管理与公路工程施工一起进行，可通过档案管理为公路工程提供重要的数据信息和参考数据。设计方案、施工方案、施工过程中的安全管理以及公路工程的后期检修、维护等工作，均离不开档案管理工作。公路工程档案管理与公路工程相伴始终，而任何一个环节或领域的积极作用，均能极大降低公路工程的风险事件发生。

1.2帮助城市实现经济效益的最大化

纵横交错的公路是城市的血管，为城市输送养分。城市规模越大，城市人口越多，城市对公路工程的依赖度越高。不难想象，离开公路工程，城市的运行将难以为继，陷入瘫痪状态。现代化城市，无论是重工业城市，亦或者是旅游型城市，均建立在良好的公路交通系统之上。公路工程档案管理，可为城市的各个重要部分，如著名景点、工业园区等作出数据分析。城市的职能部门，可通过公路工程档案，优化调节城市的重要区域建设。以档案资源作用于公路工程，以公路工程作用于城市，全面、综合的加以把控，实现资源的优化配置。可以说，公路工程档案管理可间接降低城市运行“负担”，进而帮助城市现实经济效益的最大化。

2公路工程建设档案管理中出现的问题

2.1思想上对公路工程管理档案工作不重视

一些建设工程单位、施工监理单位及施工验收审核部门在对公路工程项目建设时,对公路工程档案的整理、收集及管理不够重视,主要表现为:在一些施工工程项目的建设过程中,施工单位的领导者只关注工程质量、工程投资建设、工程进度完成情况及安全施工建设方面,并能在工作中建立起一整套的质量安全管理制度和体制,而对工程档案工作仅是在各种例会时顺便提到或强调一下,重视程度还远远不够。在具体落实工程档案工作时,也只是不在检查的时候不布置工作,不到竣工时不归档,这种思想还比较严重。这种现象造成了工程档案的收集整理不够及时有效,影响了工程施工档案的建设和质量的提高。

2.2对工程档案管理工作支持和投入不到位

在一些工程项目建设管理中,不少单位对于工程管理档案工作不设置相关的职能部门,甚至不安排专人专项负责,仅使用一些兼职人员,导致档案整理工作不够及时或前后不一致等现象和问题的发生。如果没有建立一整套正规的工程档案管理体制,工程档案管理会处于一种少人管理和问津的状态,这对工程项目建设及工程档案管理、收集和整理等工作非常不利,其结果必然会影响工程施工的质量建设。

2.3工程档案管理工作中缺失补办资料问题时有发生

在工程档案管理过程中,由于档案管理的特殊性,一道工序所需要的资料可能有数十张纸的内容。随着施工工程的开展,所需资料会越来越多,数量种类又多又杂,不少的项目资料并不是跟着工程的进度同步完成的,许多资料是在工程施工完成后进行的,所以,就可能人为地造成资料的缺失或补办等问题,出现工程数据与实际情况不符等现象。有些工程档案的建立只是为了工程竣工验收,并没有任何的实际价值和意义,更不能作为以后的维修和养护参考依据。

3加强公路工程档案管理工作的途径

3.1完善档案管理机制

公路工程档案管理工作，是重要信息或数据资源的系统化输入、输出过程。为此，加强公路工程档案管理工作，其第一要义即是规范档案信息的输入过程。档案信息由档案管理人员及其他部门提供，作为管理工作人员，应对档案信息做好搜集和筛选工作。为了发挥出档案资料的功能效应，公路工程档案搜集要立足于广泛、深入的原则，从多个角度搜集有价值的信息。在对信息筛选过程中，初步筛选之后，还需要进行二次筛选。好的开始，是成功的一半。档案管理工作拥有好的开始，才能有令人满意的收尾。档案信息在搜集、筛选之后，要分门别类的进行划分、归类，并在分类过程中区别出重点档案和普通档案。为了确保档案信息的全面性和真实性，在入档之前，要确保档案信息的规范性。文字、图像、音频、视频等资料，要确保其清晰无误，以方便日后的调度使用。

3.2提高档案管理水平

公路工程档案管理工作，提高管理水平应从以下两方面切入。一方面，要尽可能扩大档案管理工作的服务能力。传统的档案管理工作，有着较为明显的重藏轻用的弊端。档案管理工作，无疑需要规范档案资源的储存，做到妥善、安全的存放。但是，档案管理的最终目的是为了使用，为了服务于社会生产和实践。为此，在当前的档案管理工作中，需要拉近档案管理与公路工程和其他职能部门之间的距离，提升服务的深度、广度。另一方面，档案资源瀚如烟海，汗牛充栋，且随着公路工程的持续深入，档案信息呈几何级数增长。传统的档案管理工作，其手段和方法难以满足现代化公路工程的实际需求。在具体工作中，应加强档案管理工作的信息化建设，提高档案管理工作效率。

3.3使用信息技术提高档案管理效率

随着科技发展,工程方面已经出现了很多档案管理相关的技术和工具,工程管理者大可以善用这些工作和技术,用以提高档案管理的效率,减少档案管理花费的时间成本。信息化档案管理的普遍使用大大增加了工程档案管理的效率。

虽然现代化的工程管理方法已经在各种建设工作中普及开来,但是现有的档案管理还未有一套系统化的、清晰的方法,所以,为了提高项目档案管理质量,在一个项目开始时,首先应该统一工程档案管理模式,使各个工程单位在档案管理的时候使用统一的标准,更好的进行档案管理归档。应当积极地进行档案管理系统的探索和研究,建立一套常用的模型,将整个工程的数据、照片、文字、照片资料按照一定的规律进行存储整理工作,并对档案进行编目,建立检索系统,方便后期的档案使用。

工作人员应该认真仔细的做好数据储存和管理的工作,管理人员应该对各个部门的工程进度以及归档作有效的监控,以便及时收集工程进度信息,对现有状况进行有效评估,对工程进展中有问题的地方及时发现更正,并记录更正经验作为之后工程进程的参考。科学有效的使用信息化技术系统的对项目资料进行归档管理,提高项目归档效率。

结论

总之,要做到公路工程档案的改革进步是一个漫长的过程,需要从改变工作人员的意识入手,让相关人员对公路工程档案管理加以重视,并且规定档案管理标准,提高工作人员自身素质。只有这样,才能让我国的公路工程档案管理更加进步。

参考文献：

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