浅谈档案管理信息化建设

谢晓光

重庆工贸职业技术学院 重庆 408000

摘要：当今社会，随着网络化和信息化建设的快速发展，数字化社会和数字化城市时代已经到来。管理微机化、馆藏数字化、信息共享化，已成为当今档案工作发展的必然趋势。文章阐述了档案信息化建设的意义、 建设的主要内容、存在的问题和解决措施。

关键词：档案管理、信息化、问题、措施

1、档案管理信息化建设的意义

1.1方便档案管理人员查询和借阅、节约时间

传统的查询方式是档案管理人员一本一本在目录中去找，找出需要的档案，然后再根据记录去查找需要的内容，这样就费时费力。实行档案管理信息化后，档案的查询通过网络就可以实现，况且传统的借阅档案极为容易出错，档案管理实行信息化后，查借操作更加方便，同时可以自动产生催还记录，对过时不还的借阅者进行有效的催还；实现档案管理信息化，可以大大的提高管理人员的工作效率。主要表现在：档案数据的录入只需要录入一次，就可以多次利用，实现了档案管理数据共享，数据录入后，可以方便的打印出相关的汇总表，可以自动统计档案信息等，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的工作效率。

1.2提高了档案管理部门的工作效率，档案职能部门变保管为服务

档案信息化管理之后，档案管理人员就可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的录入员和档案的保管员，可以更好地从事档案的编研工作，大大的提高了档案部门的工作效率；档案管理信息化后，企业或者单位的要查询的资料就可以在网上浏览，这样就可以更好地为企业或者部门提供更加优质的服务，这样档案部门不再是企业或者单位的保管部门，而是单位的学习中心。

1.3有效的为科研和决策服务

信息化管理档案，科研人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，档案资料电子化更便于科研人员二次利用和开发，提高了研究院的整体研究水平；科研档案是一笔无形知产，是通过科技人员的辛勤劳动，研究院投入大量的资金，由档案管理人员分类别的整理好，最终成为领导的决策依据；文书档案由领导亲自起草，亲自下发，是领导决策的具体体现。所以，档案信息信息化管理，可以更好的为领导的决策提供依据。

　2、档案信息化建设的内容：人才队伍建设、基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设等。

2.1人才队伍建设：搞好档案信息化建设，人才是关键的一环。档案信息化建设需要的人才不仅要懂档案业务、懂档案专业、还必须是熟悉计算机和网络技术的复合型人才。

　2.2基础设施建设：主要是信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基本条件，只有具备先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化建设的整体效益。

　2.3信息资源建设：档案信息化建设的核心是资源建设，它是一项长期的工作。它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平质量的一个重要标志。档案信息资源建设主要包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设的形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文等。

　2.4应用系统建设:主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到档案信息化建设的质量与速度、集中体现了档案信息化建设的效益和服务效果。

　2.5标准规范建设:是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源描述、存储、查询、网上传输和管理等方面，制定标准规范，并指导实施的过程。

3、档案信息化过程中存在的问题

3.1档案管理队伍综合素质较差

首先是从事档案数字化加工的企业方面，档案数字化工作实际技术含量不高，可以划归劳动密集型工作，但是某些环节却需要丰富的经验和较高的文化素养，目前进行数字化加工企业的做法大同小异，几乎都是派出一名有经验档案管理者去带动一些从业人员来实施档案数字化工作，存在边学习边上岗的工作模式，而且工作报酬也不高，容易离职，在特定环节甚至会出现因文化、专业上的问题而出现差错并忽略过去，这对档案数字化加工企业如何来平衡利润和人员素质将是一个严峻的考验。其次是各立档单位的档案管理员队伍，由于基层单位档案管理员基本都是兼职状态，人员流动频繁，就造成档案管理员对基本档案工作的不熟悉，对档案数字化工作更是一无所知，只能依靠中介服务机构来进行档案数字化工作，这对档案事业的发展极为不利。

3.2档案数字化硬件缺乏

数字化建设主要靠三类设备。一是信息采集设备二是信息存储设备三是信息利用设备。信息采集设备一般包括，档案资料和照片的采集设备，如照相机、扫描仪。信息存储设备一般包括光盘、磁盘。信息利用设备一般包括打印机、复印机等。由于当前大多数单位财力紧张，购置设备的资金严重不足，很难满足档案数字化需要。

　4、解决档案信息化中存在问题的措施

4.1加强档案管理队伍综合素质培训

要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育，制定完善的档案管理制度，把各项制度落到实处；有针对性地对档案数字化加工企业和基层立档单位档案员进行专门的培训，不仅要做好档案收集整理工作，还要了解档案信息化的过程，掌握基本的网络安全策略和知识；建立现代化档案管理人才的培养制度，培养档案知识、计算机基础知识、信息安全等知识。

4.2加大档案数字化硬件投入力度

档案数字化首先是档案硬件现代化。目前，在全球范围的高新技术飞速发展，电子通讯设备日新月异，档案数字化离不开高技术来支撑。为此，在信息收集环节，要本着硬件求实的原则，购置必备的文字采集、图片采集、影响采集设备。如照相机、录影机、扫描仪等， 确保档案数字化建设不因硬件出现梗阻。

　　结束语：要做好档案信息化建设，必须要懂得档案信息化工作是一个复杂而庞大的系统工程。在实现档案信息化建设的过程中，会面临各种各样的困难和挑战，档案管理人员只有不断探索和研究新方法，解决新问题，才能加快档案信息化的进程，最终实现档案管理信息化。

参考文献：

[1] 林李霞，档案管理信息化探微[J]；福建信息技术教育;2006年02期

[2]赵启明，浅谈档案管理信息化建设的必要性[J]；东西南北;2018年14期

[3]冯曙光，高校档案管理信息化的实施及评价研究[J];科技经济导刊；2018年17期