企业文书档案保密工作探讨

杨淑芳

华电湖北发电有限公司电力工程分公司 湖北省黄石市 435000

摘要：目前，我国的企业建设在不断的加快，在企业中，文书档案的管理十分重要，企业文书档案管理人员经常联系党政领导，参加各种重要会议，管理许多重要的档案和文件，有更多的机会联系党和国家的机密文件和档案。因此，增强保密意识及保密性的理念，对做好文书档案保密具有重要意义。

关键词：企业文书；档案管理；档案保密

引言

保密工作是关系到社会主义现代化建设，维护党和国家利益，保障国家安全的一项重要工作。在新的历史时期，在改革开放和市场经济的形势下，保密工作更需要进一步加强。文书档案保密工作尤其重要。文书档案管理人员经常接触党政领导，参加各类重要会议，管理许多重要的文件和档案，有更多的机会接触到党和国家的机密文件和档案。因此，增强保密意识，加强保密观念，对做好文书档案保密工作的意义十分重大。

1重要性分析

文书档案主要是通过文字、声像及数字化等形式对企业的各项活动进行记录，它以最原始的形式进行保管，方便日后的查考。它是一种见证凭证,具有极大的参考价值，它涉及到企业经济利益，也是关系企业能否进行正常的生产和管理活动的重要因素；文书档案的准确性影响了企业的决策问题；做好文书档案的保密工作，将对企业档案事业的发展起着重要的意义。所以档案管理一旦出现问题，必将给企业的管理与生产造成不可估量的损失。因此，做好文书档案管理重要，文书档案的保密工作尤为重要。文书档案其中有一部分是涉密文件，这更是文书档案保密工作的重中之重，它主要有机密档案、秘密档案以及内部资料等，前三者的程度都涉及到国家利益，而内部资料虽然不涉及到国家的秘密，但是仅限企业或者单位内部使用，一般不进行对外公开。在高速发展的信息时代，现代通信技术大大提高，办公室的设备都是自动化，很多窃密行为都是通过高科技手段来进行，而企业的一些文书档案除了纸质档案还有信息化存储，这就对文书档案的保密工作提出了重大的挑战，所以我们应该做好文书档案保密防范工作，不断更新保密设备，增强防范能力。为维护企业的根本利益，保证文书档案保管与保密万无一失，我们必须遵循“业务工作谁主管,保密工作谁负责”的原则做好文书档案的保密工作。

2企业文书档案保密工作

2.1制定长期检查制度，防患于未然

档案保密工作要求每位与档案管理有关的人员必须接受单位其他工作人员的监督检查。而各级领导和与秘密档案有关的人员要接受档案管理人员的检查和督促。同级保密工作部门要保证档案信息的准确性和严密性。档案管理人员要及时查漏补缺，对于档案监督检查必须要严格按照检查的规章制度来进行，定期对工作内容进行梳理，对于存在的问题要提出后集思广益进行解决。同时保密工作要和保密教育同步进行，在保密工作的施行过程中也要进行教育工作，对于档案管理人员多进行思想灌输，以高标准要求档案管理人员思维的严谨和行为的规范。

2.2做好文书档案保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，根据本企业工作的需要，正确分析和鉴别文书档案内容的现实作用，依据其利用价值和档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限；而保密期限是根据国家有关秘密事项保密期限的规定来确定的，保密期限是国家秘密事项受国家有关保密法律与法规的保护所产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年标密，在一年以内的以月标密。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的国家机关或上级机关，可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密的文件、资料，在制作机关或上级单位未作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期保管的保密管理措施，不得擅自给予解密和随意对外提供及销毁。

2.3建立监督检查制度，指导保密工作

检查是手段，防范才是最终目的。保密法律法规规定了各级领导和其他涉密人员必须接受保密工作部门和保密工作人员的监督、检查，因此，同级保密部门有责任检查各部门保密领导责任制度的落实情况。监督检查必须规范检查措施，及时消除泄密隐患，堵塞漏洞，改进工作；必须使检查经常化、专业化、技术化。只有这样，才能未雨绸缪，防患于未然。同时，保密检查要与保密教育同步，采取发现问题、现场剖析、具体帮教、督促整改的做法。

2.4加强文书档案的借阅管理

借阅文件必须按审批借阅范围履行借阅登记手续，包括查阅人和查阅了内容等基本信息；借阅涉密文件经审批流程后，应在档案室指定位置完成查阅，由工作人员在场监督。归还时应清点好数量和类别，仔细检查，如发现泄密和遗失等情况，应立即采取措施进行补救。涉密文档应与普通文档分开，涉密文档应存放于保密柜中，以确保文档的安全性和保密性。需要销毁的文件应由单位的保密机构统一办理，销毁普通文档或涉密文档必须履行清点、登记、审批手续，建立销毁清册备查。除此之外，为防止文档丢失和泄密还应当建立完整的应急防范系统。

2.5企业必须保证文书档案保密工作的资金需求

企业必须完善档案室的建设，除了要保证硬件设施的投入，还要增加培训方面的投入，要持续提高文书档案管理人员的专业技术水平，使他们掌握现代化的管理技术，熟练运用计算机进行文件流转和管理，对档案进行分类、鉴定、检索、编目和利用等，实现文档一体化管理。文件和档案管理工作的好坏决定了企业文书档案保密工作的水平。因此，除了应对文书档案管理人员进行档案、保密和其它相关学科理论知识的培训外，还应对下属单位的文书档案管理人员开展有计划、有针对性的培训工作，使文书档案管理人员不断补充和更新知识，提高业务水平。

2.6机密级以上文书档案的管理和保密工作

机密级以上文书档案是党和国家的核心秘密，关系到国家的政治、军事、经济发展，关系到企业内部的生产经营活动及管理决策等。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须严格管理好文书档案。在机密级以上文书档案管理中，一是要提高文书档案管理人员的自身素质和保密意识，让他们从思想深处意识到自身的责任与身负的重任，做到工作作风严谨，保密意识强，工作细致踏实，对涉及的秘密守口如瓶。二是要增设保险柜、防盗器、视频监控器及烟雾报警器，从保密设备保管条件上确保机密级以上文书档案的安全。三是加强机密级以上文书档案的日常管理。机密级以上文书档案的借阅、移交、销毁等应严格按规定程序办理，认真履行登记、审批手续，必须经保密工作负责人审批方能查询、借阅档案，否则任何人无权擅自查询、借阅档案。机密级以上文书档案使用完毕后应及时核对、检查并及时归还。如发现失泄密问题应及时上报，查明原因，进行补救。对所发现的问题应举一反三，追究问题根源进行整改。

结语

做好企业文书档案的保密工作是企业管理的不可或缺的组成部分，应予以高度重视，不论是对档案本身的管理还是对档案管理人员的管理都应严格按照相关规定进行，将保密工作做好。

参考文献

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[2]黄瑛.论新形势下企业文书档案保密工作[J].机电兵船档案,2013,(5):38-40.

[3]尹玲.新形势下企业文书档案保密工作[J].科学时代,2015,(14):62-62.