浅谈文书档案全文数字化的要求及意义

胡静

（江苏省连云港市第一人民医院江苏连云港222002）

【摘要】档案信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，既节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。现以连云港市第一人民医院文书档案为例，谈谈我院将室藏档案通过扫描仪，扫描成图像文件，建立目录和索引，制作成电子文件过程中的一些心得体会。

【关键词】文书档案；数字化；要求

Abstract：Fileinformationhasbecomeaninternationaltrend,theconstructionofinformationresourceshasbecomeatoppriority.Thetraditionalpaperasthecarrierofthepreservationoftheway,occupyalotofspace,needaspecialenvironment,andinconvenientquery,withthepassageoftime,butalsofacedwithcorrosion,agingandotherissues.Andpapermediafileinformationelectronicprocessing,hasthefunctionsofstoring,managing,sharing,canalsoreducethefilestoragearea,savingstorageequipmentandpersonnelexpenses,andconvenientstatisticsandremotequery.NowtoLianyungangfirstpeople'shospitalarchivesasanexample,Italkaboutthehospitalthehiddenfilesthroughthescannerandscannedintoimagefiles,createthedirectoryandindex,madeintoelectronicdocumentsintheprocessofsomeexperience.

Keywords：administrativearchives；digitization；requirement；significance

1引言

我院是徐淮东部地区最大的三级甲等综合医院，信息资源建设也是我院在不断的发展状大过程中必不可少、愈显重要的一项工作。在档案数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过移动存储介质、Internet网进行出版，或上传数字档案室供用户使用。做好文书档案的全文数字化工作,可以建立档案信息数据库，支持全文检索。用户直接进入档案软件，输入关键词或检索信息，即可将文件中与所检索信息相匹配的资料全部查询出来，方便、快捷，且检索出的资料齐全。文检索还可以根据需要获得全文中有关章、节、段、句、词等信息，也可以进行各种统计和分析。

2文书档案数字化要求

2.1拆卷（件）整理。编写页码、核对纸质档案页码、对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理（如果发现破损严重，无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描。）。

2.2扫描

2.2.1扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用加长式扫描或者图像拼接处理方式处理，同一页面有两个以上文件，需分别扫描。

2.2.2扫描色彩模式：采取灰度和24位真彩色扫描。

2.2.3分辨率：按国家纸质档案数字化扫描要求，分辨率调整为300DPI。

2.2.4图像文件的大小：灰度或彩色扫描A3页面：100—150K。

2.2.5如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。

2.2.6清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。

2.2.7图像内容：检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原图页面一一对应，实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。（对图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况进行处理）

纸张较差档案扫描方案：由于我院建院历史悠久，早期部分档案纸张质量较差，对于这部分纸张质量较差的历史档案扫描，我们遵循保证档案安全的原则。纸张较差的档案多为破损档案，对于破损档案更应该在生产流程中加以特殊对待，不能造成二次破坏。保证档案的安全是第一要务。因此，在处理纸张较差的档案时，不允许使用蘸水防滑等有破坏档案可能性的操作方法。保证扫描质量。历史档案之所以进行档案数字化，其中最主要的目的之一就是抢救这部分历史档案，今后在应用这部分档案时，尽量避免人为翻阅历史档案而给档案造成二次伤害，而应使用电子系统，使用扫描件。这样档案扫描的质量要尽可能的清晰、干净，尽可能的恢复历史原貌，这对扫描质量的要求很高。

2.3修图。

2.3.1.逐张检查图像质量（包括黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理），档案顺序（页号）是否正确，有无漏扫、重张等情况（发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。）

2.3.2.纠偏：图像整体倾斜不得超过1度，不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。

2.3.3.去污：所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大50%的情况下）由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。

2.3.4.全文页面及局部文字的加深和变浅的处理：原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正原资料中存在的字间距和行间距过密，文字较深或较浅，字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。

2.3.5.图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形式的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性和数字化档案的准确可读。

2.3.6.照片页处理：必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。

2.3.7.图像存储：存储格式以G-4压缩PDF格式保存。A4幅面档案保存文件不得大于100K；其他幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。扫描文件存储命名必须与条目档案号一一对应。

2.4格式转换。将扫描处理完成后的文档利用专业的软件转换成PDF文件格式。

2.5还卷（件）。原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实际情况进行有序的还原，将还原的档案资料逐卷精心检查，确保没有落页、掉页、折页等问题。

2.6数据备份。将PDF格式文件刻录成光盘或通过三合一（保密专用设备）导入到涉密U盘进行备份，对所备份的数据进行检查，查看数据能否打开、是否完整，并将备份好的数据做好标签，以便进行查找与管理。

2.7挂接。将图像数据以PDF格式用FTP方式上传到档案专用服务器，通过软件可以实现档案的目录数据库对相关数字图像的挂接，做到目录文件与PDF文件相对应，使用者可以自己的软件系统内调阅、查询和管理已扫描的影像和数据。

3文书档案扫描意义

3.1加快室藏档案数字化建设。根据我院档案资源数量多、门类多、档案利用频率多的特点，先行文书档案数字化，对促进其它门类档案数字化工作起到积极作用，推进我院档案事业“横向到边、纵向到底”。以打造我院数字档案室为目标，实施档案数字化带动战略，采用先进管理理念和技术辅助档案管理，充分发挥档案管理系统的各项功能，提高计算机和网络技术在档案数字化管理中的应用范围和应用程度，促进档案数字化潜在价值向现实价值的转换，以此扩大档案利用影响力，提高档案服务能力和综合贡献力，为加快医院数字化档案馆（室）建设奠定基础。

3.2健全档案资源体系。切实加强档案资源建设，明确文书档案数字化化建设的指导思想、工作目标和具体措施，实现档案信息资源共享，全面提升文书档案信息化管理水平。使医院档案资源得到完整留存、安全保管，通过完整、准确、系统地档案记录让历史更真实、未来更清晰。用全新的理念、思维、视角加强档案数字化资源体系建设和基础业务建设，推进档案利用服务多样化，提高档案安全保障能力，加强档案法制建设，完善医院档案管理措施，提升医院室藏档案质量。

3.3健全档案利用体系。大力实施“服务先行”战略，积极探索档案工作服务方式。数字化之后的文书档案，在档案利用上有了质的飞跃。改进查阅方式，简化利用手续，最大限度满足利用者需求。拓展服务渠道，主动开发档案资源，积极向医院管理层提供档案信息服务，为领导决策提供真实可靠的数据。提高档案综合开发利用能力，打造档案文化精品力作，努力把“死档案”变成“活资料”，把“档案库房”变成“智慧库房”。积极利用医院官方网站、微信平台等传播媒介，向医疗各职能处室、临床医技科室宣传医院档案文化。

3.4健全档案安全体系。切实把档案安全工作作为档案工作的生命线，构筑人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系。进一步提高档案库房和数字档案机房的安全标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，提高数字化文件档案信息保管条件。积极实施档案抢救与技术保护，做好档案服务器与数据备份安全工作，必要时可对室藏重要档案和数字化档案数据实行异地备份保管。强化档案开放利用和档案数字化过程的安全保密制度，确保档案信息安全。

参考文献：

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