论档案管理在电力企业中的应用

关峰

(华电能源股份有限公司富拉尔基热电厂)

摘要：通过对电力企业档案管理特点的介绍，说明只有认识到档案工作的重要性，加大对档案工作的投入,并通过档案人员的积极努力，以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的精神，做好档案工作，才会有“前人栽树，后人乘凉”的大好局面。本文根据档案管理的基本理论，结合企业的实际特点，阐述了电力企业中档案管理的引用。实践证明不管是那一类管理模式的企业，由于自身存在的要求，档案工作都需要发展，档案管理的水平都需要提高。对档案工作的不断投入是企业家远见卓识的体现，它必将产生显著的经济效益和社会效益，而档案就是企业为历史留下的一笔宝贵财富。

1企业档案管理

1.1档案管理理论

“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。目前随着社会主义市场经济的搞活和发展，电力行业建设的规模越来越壮大，发展速度也越来越快了，电力生产、基建、科研、经营管理中产生的文件资料也就日益增多了。这些文件资料是电力事业的历史记录，是开展利用的信息资源，必须全员收集、整理与专业性管理相结合。

1.2档案管理的意义

社会经济改革和日益激烈的市场竞争，使那些不注重对日常信息资源的积累、管理，不注意档案工作和做好档案信息资源开发利用的企业容易失去工作的方向，而不能获得最佳的经济效益和社会效益，这样的事例在古今中外是时有发生的。因此企业领导者决定着企业档案工作的走向。开明的、有远见的、认识到档案工作重要性的和档案意识较高的企业领导者，会使一个企业的档案工作甚至企业本身充满生机和活力。

1.3电力企业档案管理的特点

不同行业的企业，其档案工作有着不同的特点和重点，如电力企业档案来源复杂、内容广泛，档案产权多元化，对档案工作所产生的效益要求较高，因而在档案工作中要注意文件材料的收集，通过提高档案人员的业务素质，强化档案工作的服务意识，充分发挥档案信息资源的作用，提高企业的经济效益。在具体的管理工作中，应主要从宣传中国档案管理的法律、法规，接受中国档案行政管理机关的监督和指导，扬长避短，逐步形成一套系统完整的档案管理体制。

2电力档案的管理

改革开放的发展形成了多种经济管理模式，对档案工作提出了更高的要求。实践证明不管是那一类管理模式的企业，由于自身存在的要求，档案工作都需要发展，档案管理的水平都需要提高。

2.1档案管理的硬件支撑

除了逐步增强各级领导和全体员工的档案意识外，需要不断增加对档案的投入，档案的投入是为了提高档案工作的管理水平而不断地增加档案工作的经费、人员和物资。档案库房在进行设计与建设时必须与相关的法律、法规、标准等保持一致,合理确定建设规模和水平，做到功能齐全，设施完善，经济实用，满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。

我厂不断加大对档案工作的资金投入，不仅改造了机关档案库房，增添现代化管理设备，而且开发档案管理软件，档案利用取得了明显的经济和社会效益，企业档案工作的整体水平得到很大提高。

2.2电力档案的利用

近年来，我厂充分利用档案信息资源，在修编电力志、地方志电力篇、年鉴、组织沿革、大事记、人物传略、经济活动分析、事故分析、各种论文集、多经效益分析以及对科研成果形成简介等多种编研成果，用于指导生产、经营和各项管理工作，取得了显著的成绩。直接利用档案在处理设备故障、缩短机组大修时间、设备改造、编制工程招标书、节省投资、维护企业的合法权益和职工个人的正当权益等方面取得了明显的效果。

3档案管理工作的启示

成绩的取得，除了企业加强对《档案法》的宣传贯彻，不断提高全员档案意识、加大投入之外，与企业针对公司自身特点进行档案工作是分不开的。

3.1因地制宜地开展档案管理工作

企业，特别是企业档案工作的主管部门，要加大对档案利用的宣传，编制多种检索工具，主动提供利用，并为档案的利用提供更多的方便，注意利用后信息的反馈，特别要加强对利用档案产生经济效益和社会效益典型事例的宣传，事实证明：把企业在各种管理、创建文明单位、创建一流企业、申报优质工程、审计、招投标、应付各种检查等档案所起的作用和档案管理的水平高低联系起来，就会发现档案所起的作用是不可代替的。

4电子档案在档案管理中的使用

我厂于2001年进行了“文档之星”的试用使用，虽然没有达到完全的无纸办公模式，还有许多不完善之处，但电子档案的时代已经进入了我们的日常工作当中。2004年中国华电集团又新推出OA办公自动化系统以接收集团及能源公司文件，于2011年我厂已进行收发文件全面使用。

4.1现代企业电子档案是时代发展的必然结果。

微电子技术的发展，改变了传统企业的工作方式和管理模式，“手指办公”、“无指信息交换”等现代化信息处理系统悄悄走进现代企业的日常工作，势必会产生大量的电子文件，其中有保存价值的部分就转化成了电子档案。微电子技术档案辅助管理系统的使用，为现代企业图纸档案的保护提供了新的途径，即图纸通过整编进入数据库，形成电子文件名称，由扫描室扫描图纸，形成真正的电子文件。

4.2现代企业电子档案目前还无法完全替代纸质档案。

与纸质文件不同，电子文件的数据单元是随机存贮的，每份文件具有多种顺序，因此，作为档案整理的基础，原始顺序发生了变化。这样，电子档案的检索更依赖于计算机的快速多元检索功能，这也使得电子档案的整理过程中不需要顾及便于保管的因素。但目前，现代企业档案管理基本是实行纸质档案与电子档案共存的“双轨制”，因为电子档案毕竟不是纸质档案，它有自己的特点，这些特点使整个电子档案的管理与纸质档案有不同之处，所以，纸质档案与电子档案将长期并存，双轨运行。

5加强现代企业电子档案管理

5.1逐步实现不同载体档案的一体化管理

企业档案的载体包括纸质、磁带、光盘和磁盘等，它们不仅形式规格不同，而且保管条件也各异。传统的档案管理根据内容和载体的不同，把其分成科技档案、文书档案、特殊介质档案等，使得在同一活动中形成的不同载体文件被人为地分开而失去彼此的有机联系。而计算机多媒体的介入，将使这一缺憾变成历史。多媒体档案管理软件可以将形成在不同载体上的照片、录音、录像、图纸与文字合成一体，形成统一的电子档案，全方位、多角度地展现活动过程的全貌。

5.2最终实现企业“虚拟档案馆”建设

现代企业档案计算机辅助管理的发展经历了两个阶段：第一阶段，利用计算机管理软件，解决了企业档案卷内目录和全引目录的自动化检索以及部分档案全息化管理问题；第二阶段，随着电子档案数量的增多、档案信息数据库的完善，就需要充分发挥企业局域网的优势，逐步实现企业档案全息化管理。

6结束语

随着社会的进步，档案的作用日臻明显，只要对档案工作中出现的问题：如档案全方位的利用，档案利用后信息的反馈，企业档案与企业资产的关系，兼并、破产、改制企业档案的归属流向，企业集团和股份制企业档案工作的管理等问题加强研究，强化企业档案的服务意识，增加服务的主动性，减少各种干预，遵循档案自身的形成规律，形成与市场经济体制相配套的档案管理机制，真正体现档案存在的价值，应该相信，逐步实现档案管理投入与产出的平衡是可期的。

参考文献：

1、《黑龙江省档案管理条例》2、《归档文件整理工作指南》3、《中国档案》