论档案保管和档案利用

穆培育

黑龙江省东宁市社会医疗保险局157299

摘要：档案是重要信息的载体，对于以后工作的顺利开展具有重要的指导意义，因此，做好档案的保管工作就非常有必要了。作为档案工作者，应提高档案保管与利用的意识，把所学的知识运用到实际的工作中去，真正实现档案的价值。

关键词：档案保管；档案利用；档案价值；

随着科学技术的不断发展与进步，档案的保管工作也获得了长远的发展，各种先进的保管模式应运而生[1]。传统的档案保管模式已经不适应档案的发展要求，其在档案管理中的问题越来越突出，影响了档案管理水平的不断提高。合理的档案保管模式能够提高档案保管工作的效率，并且还能够在档案管理工作中充分的运用各种现代化的信息技术，推动我国档案管理水平的不断提升[2]。

一、档案管理模式的基本内涵

档案保管是指按照标准规范的要求，对重要的数据资料进行收集、整理、归档，并进行储存保管工作，进而为以后工作的顺利开展提供资料支持。在实际的档案管理工作中，必须要坚持“统一领导、分级管理”的基本档案管理原则，这是进行保管工作规范化的基本要求。不同单位的档案保管工作不尽相同，要根据单位档案的具体情况，制定有针对性的档案管理模式和设置合理的档案管理机构，才能将单位的档案管理工作做好，进而推动单位的长远发展[3]。我国目前主要的档案管理机构主要有：各政府机关、企、事业单位等；并建有完善的专业档案馆和国家档案馆等；新型的档案管理机构有档案中介、档案事务所以及文件中心等。随着科学技术在档案管理中应用的不断深化，高科技信息技术被广泛的应用于档案的管理工作中，各种新型的档案保管模式如雨后春笋般出现，促进了我国档案管理水平的不断提高，从而推动了我国档案管理事业的发展。

二、档案管理方法的历史变革

中国礼来是文明之邦，自文字诞生以来便有档案的记载，各朝各代均设置有史官来记载历史、保管档案，甚至为档案设置了专门的保管场所。数千年来，形成了较为完善的档案保管制度，档案保管也形成了相当大的规模。许多古籍，诸如《周礼》、《史记》、《新唐书》、《五代史记》均记载了当朝或前朝的档案。可以说，中国在档案保管的历史沿革上拥有着非常悠久的历史，这实质上反映了我国悠久的历史发展。可以说，档案是历史的记录，历史是档案的反馈，二者不可分割[4]。

我国关于档案的保管，主要采取如下几种方法：其一是设置专门人员甚至是史官进行档案保管；其二是有意识地集中保管档案，将其放置在利于收藏、存档的安全场所，如档案库、馆阁或是宗庙；其三是建立健全档案管理制度，在每一个朝代对之前的档案保管制度进行改善与强化；其四是针对档案保管制定相应的律法，加强对档案的保管力度[5]。

每一个朝代都为档案保管贡献出了巨大的力量，但是受限于当时的文化、思想、科技水平，总会存在一些不足之处。但是就档案保管的核心思想而言，依然值得当代档案保管人员来借鉴。从中国历代的档案保管状况可以发现，古代档案保管有如下几种核心思想：（1）易集中统一保管。（2）建立档案保管库房，既能体现皇权强化思想，又能具备防火防潮防盗防地震的性能，极为坚固、耐久。（3）防治有害生物：由于档案多为绢制、纸制而成，或是由竹简支撑，因此很容易发霉或被虫蛀，古代非常注重对有害生物的防治，使用染料、草药等方式进行防蛀处理，同时还会定期晾晒，有效防潮。（4）对重要档案，古代会定期装裱、修补，以加强对档案的保护。（5）档案装帧保护，这一点与第四点非常相似，可以从字面意思直接理解。

三、档案管理模式的主要特征

通过对档案保管模式进行细致的分析，发现其主要特征主要有以下两个：

进行文件与档案的分阶段管理[6]。文件管理与档案管理是不同的两个具有独立性的运行系统，在运行过程中具有各自的特征。在文件与档案的实际管理工作中，管理目标要按照一定的规则分解到各个管理阶段，并在工作中逐步实现各个阶段的小目标，从而完成文件与档案管理的管理目标。单位的各项活动一般都会以文件的形式进行记录，通过记录可以对单位以后活动的顺利推行提供依据。文件管理与档案管理都存在保管时间与实用价值的问题，虽然实用价值可能在保管过程中降低，但是仍具有一定的参考价值，为工作的进行提供参考依据。因此，被保存的文件和档案一般都是具有一定参考价值的，随着社会的发展，对文件与档案的保管要求也不同，使档案保管模式具有阶段性的特征。

文件来源较唯一。一般情况下，档案资料都是以实体的形式进行保存的，因此，档案资料与保管机关具有唯一性，与档案保管工作的性质相一致。通过一定的分析得出，档案保管模式的首要联系是关于形成者与档案之间的内在联系。因此，只有对档案形成者有了全面的了解之后，才能明确档案资料的真实价值。

四、档案保管和档案利用的方法

（一）做好档案保管过程中的保密工作

档案库房管理是档案保密工作的重点[7]。从总体上讲，档案库房按照国家有关规定应是独立形成的，不具备条件的单位，往往将库房设在机关办公楼内。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案[8]。

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限[9]。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的[10]。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化.二是密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》是关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

参考文献：

[1]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化，2010（12）：19-19.

[2]王英玮.关于档案价值鉴定的理论与实践（九）——档案保管期限表研究[J].档案学通讯，2002（3）：25-28.

[3]宗培岭.档案保管期限表研究[J].档案学通讯，2002（5）：24-26.

[4]张美芳.分级保护与管理——国家重点档案保管环境最优化的实现方式[J].档案学通讯，2010（3）：76-79.

[5]刘小敏.档案保存形式及修复技法[J].档案学研究，2016（3）：98-104.

[6]张洋.浅谈数字化档案长期保存的问题及措施[J].科技创新与应用，2016（5）：272-272.

[7]李世琴.文书档案保管期限划分方法探究[J].办公室业务，2017（6）：144-144.

[8]闫冬.浅谈电子档案的保管与利用[J].兰台内外，2017（6）：54-54.

[9]陈云.论如何做好档案保管及利用的保密工作[J].大众文艺，2017（16）.

[10]袁晓坤.浅谈纸质档案保管的方法[C]//“决策论坛——区域发展与公共政策研究学术研讨会”论文集（下）.2016.