探析采购与发放流程及管理制度

许明慧

（中国人民大学技术经济及管理专业，北京100872）

摘要：在现阶段汽车行业发展转型的关键期，汽车零部件设备采购与发放流程管理无疑属于企业管理中的关键性工作。但就实际情况而言，汽车零部件设备采购与发放流程、管理制度因多年来制度的不完善，管理的不科学以及从业人员有关教育的缺乏，导致整个流程至今仍然存在着一些问题。本文就此现象，首先相关的事前控制、事中控制和事后控制层面对传统汽车零部件设备采购与发放流程过程中存在的问题进行分析，然后针对上述流程中存在的相关问题针对性的提出了有关汽车零部件采购与发放流程的管理措施作为汽车企业升级管理体系的参考，以其为汽车制造行业实施有效的采购管理升级提供一些行之有效的参考。

关键词：采购流程；发放流程；管理制度；存在问题

随着社会经济的迅速发展，企业管理工作逐步趋向于规范化、标准化，但就实际情况而言，汽车设备采购与发放流程的管理措施仍然存在着一些问题。针对此类现象，行业内企业只有多层次探究问题发生原因，相对应的采取行之有效的措施，并保证因势不断改进，才能切实解决其中的问题，保障汽车行业得到更好的发展。本文主要探讨、分析汽车零部件设备采购与发放流程及管理制度，详细研究如下。

1传统汽车零部件设备采购与发放流程存在的问题

在开展汽车零部件采购与发放流程管理措施探讨、分析前，我们需要深入分析现行管理措施中存在的问题。随着社会法治化进程的迅速发展，企业管理工作逐步趋于规范化、标准化，但就实际情况而言，汽车零部件采购与发放流程的管理措施仍然存在着一些问题。结合行业内实际情况初步分析可得，当前传统汽车零部件采购与发放流程管理措施中存在的问题主要如下。

1.1汽车企业对汽车零部件采购与发放流程中文件使用存在的问题

汽车零部件采购与发放过程中，部分汽车企业依旧以纸质审批方式为主，这造成了信息及相关资料更新缓慢，零部件设备管理部门以及相关领导责任人难以实时掌握汽车零部件的使用及库存情况，进而降低了汽车企业对库存零部件的管理效率与质量。

1.2汽车企业对汽车零部件采购与发放流程中计划变动导致的问题

在汽车零部件的采购与发放过程中，很多公司由于计划变动过于频繁，对供应链中商家的产品订单出现相应频繁变动，导致供货商的产品生产周期变长，供货周期不可避免地出现变动，这时，如果相关零部件的工艺流程复杂，就会产生一定的供应风险，间接加剧库存积压，对生产商本身资本良性循环产生不可估算的影响。

1.3汽车企业对汽车零部件采购与发放流程中发放方式存在的问题

现阶段汽车零部件采购与发放过程中，产品出库与产品发放均以手工方式为主。由于汽车零部件出库阶段，需要开展大量的手工核算，这无疑会导致管理部门的工作量短时间内急剧增加，甚至会出现部分信息因疏漏导致的难以查询的现象，使得汽车零部件采购与发放流程中相关物品的统计核算出现问题。不仅如此，在手工核算阶段，一旦涉及人员调动问题，可能因疏忽导致用品台账丢失，造成企业办公物品流失，甚者可能造成核心数据的外流，对企业经营埋下隐患。

1.4汽车企业对汽车零部件采购与发放流程中从业人员职业意识的问题

汽车企业在零部件采购与发放过程中存在着采购计划实用性不强的现象，这无疑暴露出相关人员资源使用意识不强的思想意识问题，且部分从业人员存在虚报产品价格、赊账购买等现象，这影响了汽车零部件采购与发放流程管理效率与质量，造成企业资源非法流失，成为贪腐现象滋生的温床，严重阻碍着汽车行业的健康发展。

2零部件设备采购与采购流程的管理措施

笔者基于上述有关汽车设备采购与发放过程中存在的问题的分析，结合当下行业内实际情况，为推动汽车行业得到更好的发展，促进汽车企业产业链的良性循环，对汽车设备采购与发放流程中的管理措施提出以下修改意见。2.1建设定点设备采购制度

汽车企业在设备产品采购阶段，为保障采购质量、管理质量，需要制定定点采购制度。现阶段汽车企业设备的采购存在多家供应商同时供货，因管理疏漏甚至出现零件重复采购现象，且极易出现权力寻租，滋生腐败，如此情况造成了汽车企业内部出现严重内耗，也造成供货方资源浪费。而汽车行业采取定点设备采购制度后，能够规范汽车设备采购流程，从源头杜绝徇私舞弊现象的存在。

针对当前汽车设备采购及发放流程管理中存在的问题，定点采购可切实解决一些问题，以此实现汽车设备采购流程的规范，强化产品采购成本的管控。定点采购制度在实际应用过程中，汽车企业可借助公开招投标，综合考虑多种因素与形式，组织各方面专家进行公开评审，供应商的资金规模、企业业绩、经营现状、供货能力等进行评估，综合选取最佳的定点供应商。定点采购制度的实施可保障汽车设备采购价格的最优，同时降低人员在采购过程中的损耗，以此有效节省汽车企业管理成本，提升汽车设备采购机发放流程管理效率与质量。

2.2构建设备采购信息化流程

基于前文分析与阐述能够得知，定点采购制度的应用，可初步规范汽车零部件采购工作。而在当今信息技术大行其道的背景下，汽车零部件采购及发放流程也可依托大数据技术，建立相应行业数据库，整合网络资源，构建企业内、行业内汽车零部件采购一体化平台，逐步完善流程，采取有效措施，切实解决汽车零部件采购及发放管理中的问题。

完整的汽车设备采购平台的信息化流程应当包含汽车零部件采购管理流程、产品发放管理流程，科学划分为不同的流程，制度上为保证流程的顺利运作应当为各个流程制定相关责任人，该责任人直接上级向管理办公室负责。

细分而言汽车设备采购产品申请管理流程主要包含：采购申领流程、领用申领流程、发放申领流程、年度领用额度几个流程。借助信息化系统，审批环节系统能够自动分析电子申领清单，结合申领单与申领明细进行智能审核，一旦发现问题，系统会自动反馈提示并将申领单发挥修改，经申领人重新提交后重复上述流程直到审核通过即可。运用电子审批手段，汽车设备采购及发放流程管理效率与质量将得到显著提升，这无疑会推动汽车行业的发展。

2.3建立健全的设备采购问责制度

汽车企业需要建立健全的设备采购问责制度，具体划分操作流程中各部分相关责任人，精确至个体责任人，同时进行存档式记录，以便在设备采购出现问题的情况下有据可查，能够有责可问。同时，企业必须建立相关制度将岗位职责与员工绩效挂钩，建立合适的相应奖惩机制，从而调动员工的生产积极性与主观能动性，督促员工始终以严谨的态度去面对工作，主动保障汽车设备采购与发放流程管理效率与质量，确保各项设备的有效应用，杜绝资源浪费现象的存在。

与此同时，汽车企业还应当建立健全相关督导制度与奖惩机制，设置相关督导职能单位，确保企业有关汽车企业对汽车设备采购与发放流程中新增制度切实落实到了汽车设备采购与发放流程

管理工作中，从而逐步规范汽车设备采购与发放流程管理工作，直至该流程公开化透明化进行，为保证汽车行业可持续性发展奠定坚实基础。

3结束语

综上所述，对于汽车行业而言，设备的采购与发放无疑属于企业成本管理中极为重要的一环，甚至可称为企业管理成本中的核心点。而通过本文的探讨不难发现，通过制定定点采购制度从根源上减少企业内部管理成本；在信息化流程的保障下，利用版公共一体化系统，在行之有效的督导制度监督下，通过奖惩制度调动员工生

产积极性，则可切实保证汽车零部件采购过程中企业管理效率与管理质量的提升，从而推动行业内部良性竞争，整体汽车产业在改革开放新时期适应社会主义新时代大背景，更好完成自身产业升级转型，实现汽车行业的可持续发展。

参考文献

[1]王仪成.国有企业办公类固定资产及办公用品管理制度研讨[J].时代经贸,2018,10(29):81-82.

[2]武国旗.研究办公室材料采购与发放采用科学管理模式的意义[J].世界最新医学信息文摘,2018,18(03):159-160.

[3]席武.浅析机电设备采购与招标管理工作[J].山东工业技术,2019(05):223.

[4]丁志宏.降低采购及制造成本提高汽车企业产品竞争力——高速高效柔性加工设备进入汽车生产领域[J].机电新产品导报(数控机床市场),2005(11):46-47.

[5]金国军.论汽车零部件企业的成本管理[J].经贸实践,2018(12):194.

[6]李镇.供应链条件下汽车零部件采购管理探究[J].经贸实践,2018(12):262.