初探医院科研档案管理

郑富豪

郑富豪

(福建省立医院350001)

【摘要】本文从医院科研档案的概念和特征出发，探讨当前我国科研档案管理的共性问题。结合实践，提出加强领导重视、建立档案管理人员定期培训机制、加强科研档案管理信息化建设、建立完善科研档案管理相关制度等对策以期更好促进医院科研档案管理工作有序发展。

【关键词】医院科研档案规范化管理

【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）19-0028-02

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案是科研活动的真实记录，直接反映了科研的学术水平。

医院科研档案是医学研究和医疗实践的真实记录，它记载着医务科技人员的劳动成果，蕴藏着大量的医疗技术、学科建设、学术思想等科研信息，是宝贵的信息资源和无形资产。医院科研档案有别于其他类别科研档案，具有如下特点：

1、医学科研档案特征

(1)形成周期长：档案的形成和科研周期的形成是紧密相关的。科研课题从申请到立项、课题实施、课题验收结题、课题评审鉴定、成果应用等多个阶段要经历一个相当漫长的过程，因此科研档案的形成也是一个长期的过程，因此它具有周期长的特点，科研档案周期长的特点也一定程度上加大了科研档案收集的难度。

(2)专业性强：从课题的申报而言一般是按专业学科来申请的。内、外、妇、儿等不同学科具有不同的特点。因此科研档案的收集也具有专业性的特点。

(3)学科交叉综合：医学科研既有专科性强的特点，同时随着医学科技的发展，学科交叉综合不断发展，多学科联合攻关不断呈现，因此科研档案在形成过程中也体现了学科交叉综合的特点，科研档案内容越来越丰富。

(4)载体形式多样化。由于医学研究的复杂性，直接记录的实验结果形式多种多样，如各种标本、玻璃切片、病历、化验单、仪器检测结果、照片、音频、视频等材料。因此，每一课题研究形成的医学科研档案往往载体形式多样，数量大。

2、医院科研档案管理存在问题

(1)档案管理制度不健全多数医院领导对科研档案重要性认识不足，科研管理人员缺乏医学科研档案管理意识，没有制定切实可行的规章制度，或制度的执行和落实力度不足，影响了科研档案的收集与管理。

(2)科研档案管理信息化建设相对滞后

随着现代计算机以及信息技术的发展，通过信息化网络化管理科研已成为一个趋势。然而目前很多医院在这方面投入都不足，还是通过传统人工的方式进行档案收集和管理，这很大程度影响了管理效率的提高。

(3)科研档案管理人员素质有待提高

随着医学科研的快速发展，医学科研多元化。要求科研管理人员需要一定的档案知识、管理学知识，要求他们知识面宽要广、视野要开阔。应具有信息意识、创新意识和参与意识。然而目前我国的科研档案管理人员大多数是兼职人员，这些方面的知识和意识还比较不足，因此需要进一步提高科研档案管理人员素质。

(4)档案的利用效率还比较低

科研档案的周期长以及专业性、保密性等特点一定程度上影响了科研档案的利用，此外科研档案收集不完整也一定程度上影响了科研档案的利用。

3、对策

(1)建立完善科研档案管理制度，实现规范化管理科研档案管理应该纳入标准化管理或者标准化操作。首先重要步骤就是建立和完善科研档案管理制度，对课题负责人从课题申报到结题到最终成果申报进行全过程跟踪。加强对全过程数据的收集和整理，对科研档案归档内容予以明确，对归档期限予以相应限制。建立和完善科研档案管理制度是实现规范化管理的基础。因此各医院要根据自身实际，建立适合本医院管理的科研档案管理制度，为规范化管理、合理利用科研档案资源提供制度保障。

(2)加大投入，完善科研管理信息系统

医院科研档案要实现高效管理必然要完善计算机硬件和软件系统，建立科研管理信息系统，通过信息化实现高效运作。但要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备。例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备网络设备软件平台等等这些先进的设备都需要很多的资金。信息系统的完善是提高档案管理效率和效果重要平台和手段。

(3)定期加强医院科研档案人员培训

要定期加强对教学科研档案管理人员培训。医院科研档案管理工作要做好，其实对档案管理人员要求是非常高的，它要求科研档案管理人员要具备医学、管理学以及档案学方面的知识。而档案工作也是不断在发展进步的，档案管理手段不断更新，这要求对科研档案管理人员进行定期培训，紧跟时代步伐。要不断拓宽档案人员的思维、知识面，在深入了解医院科研管理工作的基础上不断提高科研档案业务管理水平。此外，还要认真做好医院科研档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力成为既具备科研档案管理能力又能熟练使用现代化技术的复型人才，使档案服务做到以人为本，由被动变主动。

(4)加强医院科研档案管理开发与利用

科研档案积累的时间越长，越规范，未来的效益越明显。拥有一定数量和质量的科研档案资料是科研档案资源利用的基础。然而目前多数医院对科研档案的管理和使用都停留在封闭管理状态上，不能适应档案信息资源共享、开发及利用的要求。档案管理人员要有一定的敏锐度，要及时客观的去和科研人员做好沟通工作，及时收集和保存好相关科研过程中的实验数据和资料，图片记录、影音资料等。为进一步加强医院科研档案管理，条件许可的医院要将科研档案电子化并纳入医院科研管理信息系统，加强对科研档案管理利用的开发。例如建立科研档案查询利用平台。由于科研档案具有一定保密性，因此对医院用户根据需要和级别设定一定的权限，进行分级查阅的思想。同时应不断完善检索方式，为医院用户检索利用科研档案提供便利。对于一些需要外借的科研档案，科研档案管理人员要根据实际情况做好借阅预约、登记、使用管理、归还等方面的工作，一方面要尽量服务好科研人员，为他们尽可能提供有用的丰富的信息，同时也要做好科研档案的保护工作，以便长期可持续的为科研人员服务。

管理好医院科研档案才能更好地利用医院科研档案，为医院科研发展做出积极的贡献。作为医院科研管理人员要不断提高自身素质，开阔视野，在工作中不断学习和思考，充分利用现代计算机管理技术，努力实现医院科研档案规范化管理以及高效率运作，为医院科研良性发展做出贡献。

参考文献

[1]章节、史维新.加强医院科研档案管理的对策思考[J]档案与建设.2009,(10):58-59

[2]孟若娟周志红李鹍仰曙芬.新时期医学科研档案管理的特点和问题[J]现代生物医学进展.2011.4,11(8):1576-1578