解读如何提升人口计生档案管理和服务能力

张贤顾克兰

张贤山东省邹城市卫生和计划生育局273500

顾克兰山东省邹城市卫生和计划生育局273500

摘要：中国属于人口大国，人口数量在世界范围内一直处于领先地位，这也为相关单位部门的管理工作带来难度。随着我国计划生育体制不断完善，先关工作也逐渐变的更加规范化、法制化，在这种社会大环境下，人口的计生档案管理工作也就需要强化自身管理，严格把控工作流程。在完成本职工作的同时，如何通过提高人口计生档案管理能力，促进服务功能的提升，就成为需要面对的重要问题，本文将针对如何有效提升人口计生大难管理和服务能力进行分析，给出相应的改善策略。

关键词：人口计生档案；管理工作；服务能力

计生档案是国家档案的重要组成部分，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节，进一步规范计生档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务，对促进人口计生工作必将起到重要的推动作用。计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。

针对我国计生服务工作而言，如何有效的开展相应工作具有非常重要的意义，其中，档案的管理工作发挥着难以替代的作用，计生工作关乎我国的经济发展、社会的进步以及人民生活水平的提高。作为计生服务相关管理人员，必须重视计生档案管理的有效作用，为我国计划生育工作提供有力保障。计生档案的管理工作可以为相关计生部门各项工作提供有效的参考资料，只有对该项工作保有高度重视，才能更好的发挥作用，并能进行合理开发，更好的为我国人口计生工作作出贡献。

一、提升计生档案管理的四个具体方向

（1）计生档案管理责任明确化

计生档案的管理人员，需要明确工作职责，维护档案内容的完整性，保证档案管理的安全性，这属于档案管理工作的基本内容，也是计生档案管理的基本目的之一。具体的档案管理工作职责还包括，保证档案不被各种因素侵扰，做到大难不丢失、不损坏、不散落以及按照规定存储，不混乱。档案相关管理人员要做到细致耐心，对职责内工作持之以恒，时刻保持高度警惕，防治意外情况发生威胁档案管理安全，为其他工作的展开提供基础资料保证。

（2）计生档案相关管理工作制度完善化

只有明确的相关规章制度，才能有效保证档案的完整和安全。针对如何完善相关管理制度，笔者在多年的实践工作中总结出如下工作经验，可以基本概括为以下几个方面：第一点，制定奖罚制度，提高相关管理人员责任意识。对从事计生档案的管理人员应实行月评估、季度考核和年度奖励惩罚政策，相关奖罚政策应该按照实际工作情况制定，以保证能够有效执行，在具体工作内容中，对档案的收集、整理、上报和存档工作应按照相关规章制度规范化执行，要按照部门的统一要求和业务需要进行合理操作；第二点，与服务对象进行有效沟通，提高工作质量。档案管理除了要为计生工作提供资料支持，还应具有较高的服务性，通过与服务对象的定期访问，能够更好的了解工作中存在的不足，从而提高工作质量和水平，获得工作主动权；第三点，提高档案资料的完整性。通过收集计划生育相关项目的检查质量信息，并进行准确记录，可以有效提高计生档案的准确性和完整性；第四点，通过制定规定时间内汇报检查质量信息，提高档案内容时效性。通过明确的规定各部门相应的汇报资料时间，提高资料汇总的准确性和完整性，相应的制定月报制度和其他对汇报时间进行有效限制的制度，能够更好的提高资料管理能力，根据实际工作情况和需要，还可以制定一系列辅助措施，确保上述制度有效落实。

（3）实行计生档案管理科学化

在计生档案管理工作中结合科学有效的管理方式，能够提高工作质量，保证工作流程顺畅，从而提高计生档案管理能力。举例来说，针对计生档案的归档管理，为了更好的提高工作质量，达到卷宗规范、档案类目设置合理的目的，需要从五个方面入手，对各个环节进行科学把控。第一，规范类目体系；第二，明确归档时间及日期；第三，制定相应的档案检查和审核制度；第四，强化相关人员的法律意识，和对工作的重要性认识，从而保证管理人员工作的严谨性，提高计生档案管理的安全性和完整性；第五，对于年度节点必须做好严格把控，通过制定完善的年度汇总制度，对计生档案进行收集和整理，并进行综合分析，提高计生档案的开发利用价值。

（4）计生档案管理系统网络化发展

计生档案的网络化发展，能够有效提高档案的实用性，为其他相关工作提供有力支持。计生档案的管理工作是我国计划生育工作中的重要工作内容之一，作为相关工作人员，要对其重要性有充分的认识，通过明确专人管理、有效落实责任制，提高相应管理能力，只有这些基础保障得到落实，才能更好实行计生档案管理工作系统的网络化发展。通过实现管理系统网络化，能够更好的保证工作的顺利运行。计划生育档案管理领导小组作为“指挥部”，类似于计生档案管理工作中的“针”，人口计生局的各个科室，需要承担计划生育工作任务的具体落实，汇集各种信息，可以比作“针眼”，也是整体工作中的重要部门。各乡镇及行政村相关部门以及科室，应该通过建立专职与兼职相结合的工作小组，将责任落实到个人，从而形成整个网络的“纵向线”。这些“纵向线”应对上级负责，还需要相互作用，相互影响，并且能够相互监督、相互制约。从而使整个基本网络能够达到配合联动的效果，形成有效的管理网络。通过建立这个网络，可以完善计划生育工作的基础体系，同时也能更好的完成计划生育档案的采集和管理工作。

二、提高人口计生档案管理能力和服务能力的有效措施

（1）更新计生档案管理观念

切实的提高计生档案管理服务能力的有效措施，需要重点提高管理人员的观念意识。计生档案的管理人员，承担着档案管理职责，同时也对计生档案的服务能力提升，产生决定性影响，在具体提高计生档案服务性方面，要将档案管理人员作为主体，加强档案管理人员的服务意识，提高服务质量。提高档案管理人员的综合素质，是保证计生档案管理和服务性的有效手段，所以，相关部门应该通过定期培训，聘请专业人才，对计生档案的相关工作进行系统培训，同时，突出档案管理能力和服务能力内容，从而更好的提高相关工作人员的职责意识，为实现计生档案管理的服务性提供有力保证。

（2）对人口计生档案管理的整体流程进行从组

通过对人口计生档案工作流程的从组，能够更好的实现服务性的提升，在具体对流程进行重组的过程中，可以依照信息流资料，对人口计生档案的管理流程进行合理重组，人口计生档案管理工作相关人员，通过对信息流程的重新设置，可以更好的将一些隐性知识，融合到整体流程设计当中，从而实现隐性信息显性化。在此基础上，还能通过对流程和档案的相关概念从新定义，完善人口计生档案的保存、传输和鉴定等工作内容，从而确保工作流程效率得以提高，并且具备一定的科技含量。此外，在档案管理过程中，通过对信息流程进行设定，可以更好的提高信息资源共享性，通过计生档案的有效交流，才能更好的提高计生档案管理和服务能力。

三、优化计生档案管理人员队伍

（1）重视对人才素质的培养

我们处在信息化发展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。

（2）对计生档案管理人员进行在职培训

积极组织和鼓励在职工作人员进行更深层次的培训和技术学习，不断提高档案管理人员的知识结构和技术水平，并重视对档案信息观念的培养和信息化服务的能力。在开展培训教育的时候，应采取多种培训方式，以多元化、立体性教学模式为主体，具有一定的针对性和实用性。不断强化计生档案管理人员的图书官学和情报学等关联学科，让档案管理人员可以积极参与到档案界的研究活动当中，了解现如今档案工作的发展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构。

计生工作在我国拥有较长的发展历史，随着社会变革，计生工作的含义也有了很大改变，为了更好的体现计生工作的有效性，必须结合时代发展背景，顺应时代要求，完善工作能力。人口计生档案的管理和服务工作，是计生部门的重点工作内容之一，能够更好实现计生工作的实用性，提高工作整体质量。所以，相关部门应正确认识档案管理的重要性，对相关工作进行深入研究，为我国计生服务工作提供保障。

参考文献：

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[2]李洪杰.探析流动人口计生档案管理创新思路[J].科技创新导报,2017,1427:159+161.

[3]许朋蔚.浅谈发挥人口计划生育档案作用的措施[J].东方企业文化,2014,18:104+113.