浅谈如何有效做好HR信息系统管理

伍运

伍运

中铁二十三局集团第四工程有限公司四川成都610091

摘要：在国家经济高速发展的今天，人才作为企业中最为活跃、关键的发展因素越来越凸显出其作用，在现代企业管理中，对人力资源进行有效管理和开发也就成为了重中之重。为实现企业发展战略目标，人力资源作为企业发展的主体，做好人力资源管理，是一项非常艰巨的任务。人事资源管理要信息化、系统性和科学化。针对这一问题浅谈了HR系统范围和重要性，如何筛选录入员工信息，加强服务与协调意识，提高管理者素养，以达到HR系统管理发展前景，以适应企业发展需求。

关键词：做好HR系统信息化管理

人力资源有效管理和开发就是企业以最小的投入，获得最大的效益。现代企业管理者应转变对人力资源管理(简称“HR”，下同）信息化工作的认知和态度，重视它产生的价值、效应和意义，加大建设力度。HR信息系统作为一种新型的管理方式，企业管理者需要明白它产生的效益在短时间内是看不出来的，但是随着时间的推移会对企业的持续发展提供重要价值。企业结合发展实际情况，进一步提高对HR信息系统的认知，改变管理理念，对人才进行科学管理，发挥HR信息系统的科学性、及时性、准确性、完整性。

一、HR信息系统管理业务范围

HR系统涵盖了人力资源管理的各个业务模块，包括企业的组织管理、人员管理、薪酬管理、假勤管理、社保及补充保险管理、职称管理、培训管理、档案管理、综合管理等各个方面，每项业务管理都可以提供各种查询统计功能、报表输出功能和员工自助服务功能。

二、HR系统员工管理的重要性

人是有价值的，只是价值的发挥需要时间、平台和机会。人是任何单位管理和开发的核心，以人为本，科学发展已成为企业发展的根本动力。实行员工动态管理有利于制定员工职业生涯规划和实现公司长期发展规划和战略。员工在企业中是既独立又相互联系的个体，个人特质（冰上部分知识和技能，冰下部分社会角色、自我概念、人格特质和动机）都在随时发生着变化，要真正了解一个人的现状真实情况，必须做到员工的动态管理。

三、如何筛选、核查、录入员工异动、学历、工作等信息

作好HR系统中员工管理，高度的责任心是完成员工信息管理的必要条件，数据的筛选录入人员须本着对员工、对企业负责、忠诚的态度识别每位员工的真实信息，信息准确性关系到整个系统录入资料的信息质量、完整度和可信度。信息资料要及时更新，随时保证企业内部人才的储备，保证领导选拔人员前能快速、准确的查询需要的任何一个员工信息，以便作出正确的用人决策。

（一）HR系统员工管理业务模块中人事事务中员工内部异动管理，首先要建立单位组织和相应职位，然后把员工调入相应单位和职位中，此项数据录入须正确填写员工调入单位时间和职位任职时间，包括所任职要求及岗位职责，填写此类信息必须认真筛选，数据做到真实、准确、有效，要依据相关的红头文件或通知，并保证HR信息与本人个人档案资料保持一致。

（二）HR系统员工管理业务模块中员工学历信息的筛选录入，包括初始学历的登记、在职学历的登记、培训情况、工作经历、任免职登记。都必须经过严格审核，如录入学历内容需要结合档案学历资料、毕业证明填写入学时间、毕业时间、学校、专业、学制、学历等信息，内容必须与个人存档资料一致；培训情况的录入必须有取得相关培训结业证书作为依据填写信息，未取得相关结业证书不得作为培训经历填写。

（三）HR系统员工管理业务模块中员工工作经历的填写依据工作单位的人事调派单作为填写的原始资料，行政任职依公司红头文件、专业技术职务信息依相关资格证书、评审材料、聘用文件原件等。

四、加强服务与协调意识

（一）掌握员工服务意识。员工通过自身良好的服务，从而创造个人价值，要核查个人是否有服务意识，在HR系统中员工奖惩类，可以查询到员工在何时、何单位授过何种奖励，录入资料依员工荣誉证书复印件或表彰审批表作为资料，做到有据可查，通过资料中单位对员工的评审，可看出该员工是否有服务岗位、服务企业的大局意识。

（二）部门内部的协调和配合。HR系统的管理不是一个部门一个人就可以做好的，工作的进度、好坏、员工各类信息资料的完善需要本部门各业务口工作人员的协调和配合。比如：社保的缴纳管理，前期薪酬管理人员必须把个人薪酬明细录入系统结账后，社保管理人员把保险个人缴纳标准及比例设置好，才能为个人办理社保缴纳等后续工作；调动、辞职人员必须要在合同管理人员解除与本单位劳动合同关系后，社保管理人员才能办理社会保险的调入、调出手续。一个业务工作的办理离不开上层工作的终结，环环相扣，一个环节的关系整个业务流程，所以业务工作的办理离不开部门业务人员的协调与配合。

（三）部门之间的协调和配合。一个企业的人力资源工作是不可能仅靠人力资源部完成的，真正的人力资源工作是要在企业的各部门全面开展的，包括培训、绩效管理、职业生涯规划等。比如培训需公司经营部、企管部等业务部门根据公司近三至五年发展规划提请计划，培训符合本公司专业发展的业务人员；绩效管理涉及公司经营、成本、财务等相关部门的协作，按比例进行考核，核定能否达到绩效考核标准。HR系统中涉及部门之间的协调和配合，各部门要协同人力资源部做好整个企业的人力资源工作，达到HR系统的最优化、最强化。

五、提高HR系统管理者的专业素养

从事人力资源工作一定要有一定的专业知识，当然我所说的知识并不仅仅是书本上的概念，还包括知识、思想和经验积累、创新能力。要有认真负责、实事求是、力求准确的工作态度，把理论知识运用到实际工作中，实际工作的处理既要来源于理论知识，又不能硬套。创新思路把具体的操作方式升华到一个高度，面对的个体情况是千变万化的，可结合工作本职及实际环境而定，做到灵活又不失原则的处理。

六、达到HR系统管理前景

HR系统管理要达到非常好的效果和充当好领导决策的好帮手就需要进一步规范HR管理信息化体系，提升HR管理信息化价值，发掘系统管理中员工冰山以下的素质即社会角色、自我概念、人格特质和动机。从企业的实际发展需要出发，不断加强专业信息人才的培养，使之成为企业顺利发展的战略合作伙伴，以增进企业的创新能力，减少企业冗员数量，造就更加良好的企业文化氛围，推动企业向更好、更强发展。

总结：

新时代的到来促使企业在人力资源管理上要突出自己的管理特色，必须依据企业自身发展需求，在运用科技力量的基础上，加强人力资源管理信息化的建设。HR信息系统在实际的建设中会面临很多问题和挑战，需要负责人力资源管理者在认知上进一步提高、方式上加强创新等，全力以赴做好人力资源信息化建设工作，为企业增效添砖加瓦。

参考文献：

[1]张志成企业人力资源管理信息系统的应用[J].中国发展出版社，2012(08)

[2]王文娟我国企业人力资源管理信息化存在的问题以及对策[J].清华大学出版社，2013(14)

[3]魏晓东人力资源信息化管理[J].中国企业管理，2013(18)