浅谈档案管理

刘文芳

烟台市牟平区整骨医院

摘要：近年来，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

关键词：档案管理；工作简介；存在的问题对策

引言

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。

1档案管理工作简介

档案管理从狭义来理解，就是档案业务的工作。是档案室利用科学的方法和原则进行档案管理，以便更好地为社会的各项事业服务。提高机关单位的工作效率，保证机关单位的工作质量，同时能维护一段时期真实的历史面貌。档案管理工作具有现实性，因为它记录了过去和现在的工作情况和历史情况，是今后备查的依据。档案的真实性，可靠性决定了档案是第一手参考材料。档案真实记录了单位工作的开展和结果，完整系统的档案是一个单位工作内容与成果的书面概括和客观的反映，为今后工作的开展提供真实的参考和凭证。档案管理信息来自单位工作的各个环节，包括单位上级主管对下级下发的指令、条例，规定等。这些信息都是通过档案管理这项工作来进行分门别类的管理，方便日后的查询。

2档案管理存在的问题

2.1归档的内容程式化

因为不符合时代的发展需求，生成的档案材料缺乏完整性和系统性。工作单位在层次、分类、结构等各个方面多元化发展，使得档案的信息量骤然大增，档案内容渐趋复杂。由于单位在进行档案管理目标不甚明确，档案的整理也缺少可执行的标准，档案归档时候不够科学，因此就导致了档案的规范化程度较低，归档的材料不齐全，造成归档的内容程式化，最后极其容易只是走个形式

2.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

2.3监管力度不够，管理水平不高，管理方式陈旧

我国的大部分档案管理人员没有经过的专业知识培训，大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训。对于档案保存的重要性、档案管理的基本要求都不是十分了解。更谈不上对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务的开展了。尤为致命的是，如今，我国大部分档案管理人员同时兼备数个职位。各种工作压力接踵而至，自然也就对档案工作的精力投入不足了。同时，由于时间是个大的局限，我国的档案管理人员通常不能够与时俱进地与国外先进的档案管理工作的知识、技术、经验等内容接轨。在我国档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用就是个很好的例子。同时由于没有大型的计算机云端和相应的档案管理技术和软件，各种人事档案信息的查阅方式仍旧只能以人工查询为主。

3档案管理工作中存在问题的对策

3.1对档案管理进行系统化的管理，提高管理人员的素质

由于人员的素质将会决定着档案管理的质量，所以人员素质的提高成为档案管理中最重要的一环。档案工作连续性强，档案管理人员需用较长时间才能逐渐适应。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。并且对档案管理建立系统化的管理，来保证其管理的质量。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

3.2健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3.3积极引进先进的档案管理技术，建立大型数据库云端。

实行电脑管理自动化和档案管理的信息化。传统的干部人事档案检索，主要有“四角编码”法和“笔形编号”法，均是以姓氏检索为基础的。二者虽然也具有科学性，但也因使用繁琐，记忆费时的缺陷造成工作效率的低下。而采用英文字母顺序的方式进行编排，除了方便记忆、利于查找的优势之外，更主要的是提高了工作的效率。采用计算机来提高档案管理水平，创建人事档案信息检索系统和人事档案信息使用系统，加上人事档案原件管理系统。使得档案查询者可以通过检索系统在不接触到原件的前提下得到自己的查询结果，既保证了人事档案的保密和安全，又提高了查阅和检索的速度。

4结束语

综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新。使档案工作始终顺应时代发展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。

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