人事档案数字化在人事管理中的重要性

谭李惠

关键词：人事档案、数字化、重要意义

人事档案管理通过对档案整理归纳，为企业提供选拔人力资源的条件。人事档案是管理人才的一个关键步骤，发挥着无可替代的作用。人事档案也记录了公司或个人发生的重大事件，记录的态度较为客观和公正，并且可以为后来工作作依据参考。因此企业人员要加强对人事档案的建设，向数字化方面发展。人事档案管理人员还要提升自我的责任意识，本着对档案公平公正的态度进行记录，积极进行创新，寻找新的管理模式便于提高人事档案工作的效率。人事档案工作在数字化的基础上进行管理，能够全方位控制人事整体情况，及时做出分析和调整，做到了人事管理流程的规范和统一，建立起人事档案循环重复有秩序的管理。

一、人事档案数字化的概述

人事档案数字化的含义是指将互联网等先进技术运用到人事档案的管理工作中，并开启一种新的现代化的管理模式，提高工作效率和积极性。运用数字化的方式进行人事档案管理，在保证资料的实效性和真实性的前提下，借助互联网工具，能够实现人事档案的传递和分享。这种方式是对传统管理模式一次全新的变革，在一定程度上，减少了人力资源的消耗。有效的对人事档案管理，能够将档案材料的作用发挥到最大。但将人事档案数字化是一个长期的过程，需要各个部门进行协调配合。

二、实施人事档案数字化管理的优势

（一）科学规范人事管理制度建设，不断强化档案基础支撑服务效果

将企业人事管理档案进行数字化管理之后，就会有多余的人力资源可以进行调配。在人事档案管理进行数字化之后，能够使企业人事档案所有信息更为完整，更利于查阅。有效的对答案信息进行查阅，高效利用企业人力资源。这种方式在一定程度上提高了企业选拔人才的效率，对人力资源配置也有所帮助。

（二）科学规范人事档案管理过程，为人事档案数字化管理提供条件

运用数字化技术管理人事档案，可以在一定程度上避免随意篡改档案信息现象的出现。在如今的就业条件中，学历和年龄是很重要的因素之一。有些人在填写个人档案时就弄虚作假，但是数字化技术的运用，能将互联网上的信息共享，可以辨别人事档案的真假，为管理者所服务。数字化管理人事档案能够更具有真实性和可靠性，对一些虚假信息进行筛选。

（三）优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障

优化人事档案管理需要做的是将人事档案分成合理的层次，每一层次的职能都有着明确的定义。并且利用数字化技术能够让档案管理不再受地域和时间的限制，实行统一管理。运用数字化技术进行档案管理，能够在一定的时间内查阅更多的人事资料，省去了很多繁琐的步骤，比传统人事档案工作便捷了很多。

（四）科学规范人事档案数字化管理，不断提高人事档案管理运用效率

科学的规范人事档案管理流程，不仅节省时间还能够提高效率。如何更加规范流程，从三个方面来论述：日常管理、库房管理、系统维护。在日常管理中的工作步骤主要是收集、整理、审核、验收、修改等等。通过不断的改进，会让这些日常工作过程变得更加简单，操作一体化。在库房管理方面，使用数字化能够实现自动化查阅信息，自动清点档案数量等等。

三：国内事业单位人事档案数字化的措施

1.塑造符合现代的人事档案数字化管理理念

一个单位的管理模式是一个框架，而它的管理理念就是这个框架当中的核心内容和灵魂，管理的好与坏理念都起到了决定性的作用。塑造一个符合当代的人事档案数字化管理理念是现在事业单位发展过程中的一个环节，只有有了新的人力管理理念，事业单位才算是走稳了框架里的第一步，才会朝着新的方向发展。如何制定一个新的人力管理理念是需要慎重考虑的，下面是塑造新理念的步骤：第一，人事档案数字化管理是一个新的人事管理理念，需要单位敢于放弃之前旧的老的人力管理理念，打破那些循规蹈矩的制度，敢于去创新，让创新的理念能够得到一个充足的空间。第二，虽说要用数字化去进行人事档案的管理，但是人始终是处于第一位的，要合理利用数字化信息去进行管理，员工是单位里的一份子，应该让他们感受到单位给予他们的工作空间。第三，应该要注重单位人才的引进，并且要让这些人才和数字化管理完美的融合在一起，这样子才是真正的发挥数字化的人力管理。

2.用科学的方式创建人事档案数字化

事业单位在让员工入职前，应当进行一个详细的调查，清楚明白每一个员工的特长以及擅长的专业领悟是哪些，在将他们的个人信息输入到电脑中和职位进行匹配。这样子才能够发挥员工真正的作用以及能够让员工体会到自己的价值所在。这种方式就是一种比较科学的方式：去配置人力资源，俗话说“人尽其才，物尽其用”才是对资源的有效利用，建立人事档案数字化也是将资源合理利用的一种方式。总的来说科学的去创建人事档案数字化在人力管理中是极其重要的，特别是在现在科学流行的时代。

3.建立健全管理团队，强化人事档案数字化管理的制度保障

首先要对管理团队进行严格的培训，清楚明白人力管理团队的从业资格，确保团队当中是不是符合要求的人。然后分层次，分批次的对团队进行专业和业务方面的培训，要做到明白人去管理明白事，有效提高团队专业能力和素质。最后要加强梯队建设，建立起传承交替机制，要不断完善和更新管理的机制和知识库和编制人事档案，分层次描述出现有职位的人、新入职的人、兼职的人事档案，有针对性地对人才进行培训和储存，建立上下有序、层次明确、高素质的人事档案管理数字化人才团队。

4.强化纪律保障

强化纪律保障在人事管理中是非常重要的，因为个人信息是需要保护的，它的安全性如果得不到保障，员工在工作中也会处于一种恐慌的状态，互联网本身就具有一定的风险性，这些就对人事档案管理提出了极高的要求。比如说相关人员查阅档案的这个过程就需要做出相应的规定和给出策略，以防止档案信息的泄露和遗失，单位内部应当建立起一套完整的网络防卫安保体系，请相关网络安全员对档案的信息进行定期的检查，避免外部病毒侵入。制定严格的保护措施制度，对泄露信息者进行严格的惩罚，同时对保护的人进行奖励。这样子才能确保人事档案处于一个安全的环境当中，员工才会放心工作，单位才能够有保障的向前发展。

四：结语

如今事业单位里的人力管理还是一个比较突出的问题，本文主要从人事档案数字化管理入手，对人事管理提出了一个新的高度，让数字化能够和人事管理密切的结合在一起。要有效度的提高人事档案管理的全面性，高效性，从而全方位的促进工作人员的素质能力和专业实务能力，完成了人事档案从输入整理到查看分析整个过程的一个无缝隙管理。方便快捷的数字化管理平台保证了人事资料的完整性和准确性，在管理上也做到了严谨规范，给事业单位的人事管理带去了人事信息，方便了人事管理，最终推动了单位的整体发展，也为以后的人事管理提供了宝贵的经验。

参考文献：

[1]林俏瑾.人事档案数字化在人事管理中的重要性分析[J].办公室业务,2019(16):166-167.

[2]刘洋,王春梅.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].企业改革与管理,2016(21):111+113.