关于电子档案管理的探讨刘晶

刘晶

天津市电子仪表实验所天津300210

摘要：在我国，档案管理工作一直都是一个非常重要的工作内容，随着信息时代的来临，我国的档案工作也面临着诸多的转变，所以在这样的情况下，我们一定要对其予以充分的关注和重视，电子档案逐渐的普及，这给我国档案工作提出了更高的要求。

[关键词]电子档案；管理；概述

1电子文件档案概述

国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到40多年前。1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程，1971年，第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍弟埃强调，现在是确定档案部门应用计算机政策的时候了。此后近二十年间，由于计算机技术瓶颈的影响，国际档案界对管理计算机产生的电子文件的呼声也暂时平息下来。20世纪80年代，国外一直没有正式提出“电子文件”一词。其专门术语的发展大致经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段，最近几年才出现“归档电子文件”、“电子档案”的提法。

中国的电子档案建设开始于上个世纪90年代，1996年9月18日国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究。2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》的将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”

2电子档案管理的特殊性

2.1电子档案管理的信息内容数码化

电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。

2.2电子档案管理必须实行文档处理一体化

从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。

2.3电子档案保存保管技术复杂化

纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。

2.4电子档案开发利用形式多样化

对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。

3档案电子化管理的重要性和注意事项

3.1在电子档案管理方面，需要在纸质档案管理要求的基础上，把电子档案的形成的参与和长期保存列入重点工作。电子档案在管理要求的各个方面细节与技术要求上更高。电子档案管理属于系统技术工作。这就需要负责电子档案管理的工作人员不但要学会一般档案管理的基本要求和常识、同时，还要具备计算机应用及网络安全等方面知识，甚至要具备必需的外语能力。这些全方位知识能力的具备就可以保证档案管理人员在电子档案管理的业务上游刃有余，事半功倍。

3.2制度化建设保证信息管理规范

由于技术问题，如硬件设备出现故障、木马病毒感染等原因造成档案数据文件丢失以及损坏的情况时有发生。由于档案管理人员的计算机业务水平不足，如数据备份不够及时等问题，而如通过网络媒体来进行远程查档，则需要面临网络安全的巨大挑战。作为电子档案管理工作，需要保密觉悟和保密要求极高，而在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度十分必要并且是刻不容缓的。明确完整而又健全可行的操作程序，对档案管理的安全保密相关问题进一步规范。同时，规范全面的人事档案计算机管理制度，也能够保障档案管理工作人员在操作时有章可循，从而减少和避免在管理上出现的漏洞。

3.3提升档案管理人员业务能力

由于目前很多单位对档案工作重视程度不足，所以档案管理人员配置较弱。计算机电子档案管理需要及时建立数据库，同时进行电子档案日常信息维护，这就使得档案管理人员工作内容照比传统的档案管理工作要更为复杂，而在目前，远程查档功能正在逐步开展，计算机管理所提升的工作效率尚未完全体现。这就使得档案管理相关人员配备不足的矛盾更加凸显出来。很多部门为节约开支，就在集中整理档案期间从其他单位借调专业人员使用档案管理系统，首先由于不熟悉单位实际情况易导致效率低下或工作失误，更重要的是安全保密问题易形成隐患，这就使得档案管理的专业程度不足，需要逐步提升档案管理人员业务能力，以集中培训、日常学习、引进人才等方式提升管理人员综合素质和技术水平。

3.4档案管理的电子化推广不能千篇一律，而应根据本单位档案管理工作实际情况而进行。通常来说，馆藏量较小的单位进行电子化管理推广较为容易，但由于数据量低，电子化后效率提升不够明显，所以效率并不高，可进行低程度电子化；而对于馆藏量较大、分类较多、覆盖面较广的部门更容易体现出电子化管理的优势，这就需要本单位加大投入，提升软硬件水平和总体运行环境，加大安全措施，而其优势也即将更好的体现出来，所以各单位需要因地制宜的开展档案电子化管理。

4结语

科技在不断进步，电子档案管理在各个行业的优越性越来越突出，其优越性随着计算机技术的发展而发展。电子档案对任何企业、单位都有着至关重要的作用。不仅档案所属企业或单位对电子档案要高度重视，社会各层级也应将电子档案跟自身联系起来，并从不同领域提取各自档案管理的好的、有效的措施并做一汇总，使电子档案管理更加完善。

5参考文献：

[1]王强.电子档案风险管理研究[D].吉林大学，2007.

[2]李鹏.电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林大学，2008.

[3]于英香.电子档案管理系统开发方法论[J].档案学通讯，2003，05.