对人才交流服务中心档案管理工作的思考

翟敏

山东省菏泽市成武县人力资源和社会保障局山东省菏泽市274200

摘要：随着社会经济的发展，我国的各行各业都有了很大进展，就业人员所选择的就业方式呈现多元化方向发展，所以，大部分人社局选择了灵活多样的招聘方式，档案对于人们来讲十分的重要，但是一部分人社局并不具有存放以及管理档案的功能，必须要予以重视。实现档案社会化管理才能够真正地促进我国人力资源的进一步发展。人社局

关键词：人才交流；档案；管理

引言

人才市场就是人才交流服务中心，是各行各业挑选人才最重要的场所，也是准备就业者求职的主要途径。准备就业者向人才服务交流中心的咨询处咨询各个人社局的基本情况与岗位需求，人社局则通过人才交流中心咨询行业的人才供给情况，以上两种咨询方式的中介就是其档案管理中心。因此，档案管理工作是人才交流服务中心最主要也是最重要的工作。

1开展档案管理工作的重要意义

人才交流服务中心的主要工作职责是为人才服务，通过强化人才之间、人才与人社局社会之间的交流联系，达到完善人才市场的目的，这对整个社会稳定发展有着极其重要的意义。一方面，社会各个行业的正常运转与人才的供给有着密切联系，行业需要招徕人才，人才需要找到适合他的人社局和岗位，人才交流服务中心在这两个环节中起着较为重要的作用。二是，我国作为一个人口大国，人才数目巨大，对于人才的管理显得极为重要，人才交流服务中心的宗旨在于提供一个交流的平台，从而能够更好地为人才服务，促进人才管理的有效实施。档案管理工作是人才交流服务中心工作职责的重要组成部分：一方面，对于档案进行相关的管理，是人才交流服务中心的职责所在；另一方面，对于人才档案进行相应的管理，是时代发展下的结果。开展档案管理工作是人才交流服务中心工作的主要内容，对促进人才市场的完善有着极大的作用，该项工作的开展显得极为必要，具有极其重要的意义，主要表现在以下几个方面：第一，档案在人社局选拔人才的过程中具有重要意义。档案是人才工作经历、学习经历、工作表现及成长表现等各方面的书面说明，是促进人社局真实有效地了解人才的重要资料，在具体的生产活动中，出于对利益的考虑，人社局希望以最少的成本找到最适合岗位需求的人才，人才档案是人才选拔过程中的重要参考资料，具有较高的真实性，对于帮助人社局选拔人才有着极大的作用。第二，档案对于促进人才的成长和发展有着极大的好处。人才档案中主要记录人才过去发生的一些经历，从过去的经历中可以对人才的行业发展方向进行分析，并作出相应规划，由于人才档案的真实性，这份参考资料对于帮助人社局或人才本身制定相应的职业成长计划有着极其重要的作用。

2人才交流服务中心档案管理工作存在的问题

第一，弃档现象严重。人才交流服务中心服务主要管理的人群档案包括了一部分高校毕业生以及社会流动人员等诸多类型，管理数量比较庞大，随着高校毕业生数量不断的增加，从根本上增加了档案管理的工作量和工作难度，其主要原因因为一部分高校毕业生在短时间内没有找到工作，导致他们的档案由学生邮寄到人才市场之后长期没有人问津，导致弃挡现象的发生。第二，信息管理滞后。随着网络技术的快速发展，科学技术得到了不断的完善和创新，人才交流服务中心中的档案管理信息化水平还有待进一步完善，最终直接影响到档案管理工作的效率和质量，虽然我国出台了相关的规定和标准，但是应对的措施并不是十分明显，在进行档案管理的时候效果并不是十分显著，所以，在进行档案管理的时候必须要充分地发挥出网络技术和信心技术的作用，将人事档案信息实现共享和及时地更新，才能够从根本上提高管理水平。第三，思想上的认识不足。目前，大部分档案管理工作人员并没有意识到档案工作的重要性，最终造成档案管理工作缺乏时效性，档案管理在社会保障和人力资源部门并没有得到重视，最终导致硬件比较落后，档案管理人员数量不够等现象，根据我国相关规定，档案管理每千卷必须要配置一个档案管理人员，但是实践中，随着高校毕业生人数不断的上升，导致专业的档案管理人员数量还不是十分充足，进而会导致档案管理工作的效率和效果都达不到预期的目标。

3高效进行人才交流服务中心档案管理的具体措施

3.1加强档案管理的规范性

近几年，高校毕业生数量越来越多，给给档案管理工作带来了一定的困难。在管理工作中，很多高校毕业生的档案从学校转到人才市场后就发生弃档的现象。因此，档案管理工作人员必须要保证各种档案的完整性与有效性，档案管理工作人员必须及时对各种档案进行统一的整理与分类，对每一种档案进行编号与集中摆放，合理有序地对各种档案进行管理。还要加强档案流转的规范性与科学性，档案管理工作人员必须按照相应的档案流转规范和流程开展工作，建立健全的责任追究机制。如果在档案流转过程中发现档案遗失或档案遗漏等问题，必须追究工作人员的责任。最后还要加强档案信息的安全性，档案资料里涉及到很多个人信息，档案管理与档案流转中，档案管理人员必须严格对个人的私密信息进行保密工作，严禁信息泄露。档案管理工作人员不可随意外借纸质档案，电子档案必须进行加密处理，与此同时，技术人员还要定期对档案管理网络进行维护与检修，防止各种网络破坏事件，全面保护档案管理工作的安全性与保密性。

3.2针对档案丢失的问题，应强化管理人员的职责意识

从每年的统计数据看来，我国每年大学毕业生逐步增加，人才数量大幅上涨，在这样一种状况下，人才档案数量急剧增加，人才交流服务中心的管理人员的工作量随之大幅上涨。工作量增加的同时，档案管理人员的数目并没有发生太大的变化，在一定程度上，加大了档案管理人员的工作难度。档案丢失问题的存在，主要基于以下两个原因：第一，人才数量增加的背后，造成工作量加大，无形中增加了档案管理的难度，档案管理人员极易出现失误，从而导致档案丢失。第二，人才档案的主要对象为毕业生，他们往往忽视人才档案的重要性，极易由于本身的原因，造成人才档案的丢失，另外，随着时代的发展，人才的流动性也不断加大，在档案交替的过程中，极易产生档案丢失的问题。针对档案丢失这一问题分析，我们发现其根本原因主要在于档案管理人员缺乏足够的职责意识，人才自身缺乏对档案的重视这两个方面，因此，为强化档案管理工作的有效性，促进档案管理工作高效有序开展，人才交流服务中心应建立相应的奖惩制度及开展相应的培训活动，从而达到强化管理人员职责意识的目的。

3.3强调安全管理，深化档案管理方法

人才交流服务中心要强调档案资料安全管理，多层次科学把握档案管理工作开展中出现的安全管理问题，加大对档案系统安全管理力度，巧用防火墙技术、入侵检测技术等，提高档案管理系统运行的安全性、稳定性，避免运行过程中重要档案信息数据被恶意篡改、泄露、丢失等，确保档案管理工作科学开展，提高各类档案资料的利用程度。在此过程中，人才交流服务中心要注重档案管理方法的深化，将精细化管理方法、集中管理方法等巧妙应用到日常开展的档案工作中，根据人才档案类型、特点、性质等，对档案进行规范化管理，有效弥补传统档案管理方法的漏洞缺陷，确保一系列档案信息化管理工作有序开展，简化档案管理流程的基础上顺利提高档案管理整体水平。

结束语

综上所述，人才服务交流中心作为社会人力资源的重要组成部分，必须要重视档案管理工作，才能够充分地发挥出档案管理工作的作用和价值，更好地为社会服务，为我国社会发展创造良好的氛围。

参考文献：

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