谈电子档案保密措施与实际应用

杜娟

杜娟（黑龙江省富裕县富裕牧场劳资科，黑龙江富裕161200）

摘要：随着科学技术和数字化通信技术的不断发展，各种泄密事件也随之发生。这种行为造成了许多企业单位和个人生活中的不利影响不重大损失。随着社会信息化程度的提高，传统的档案管理工作模式已经逐渐被电子信息技术模式所取代。如何做好电子信息技术条件下的档案保密工作，是档案管理工作者不能回避的一个课题。

关键词：档案管理；涉密档案；电子信息技术；保密

1传统涉密类档案保密工作特点

1.1档案存放地点是保密工作重点。

传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。

1.2注重对于档案管理人员的职业教育。

《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。近年来，大部分省市和地区已经制定了档案管理员资格准入制度，要求单位档案管理人员必须持有相关的档案管理员资格证明，并定期组织档案管理人员进行业务知识和技能培训，加强职业道德教育。管理人员的专业化保证了档案管理保密工作的顺利进行。

1.3较为合理地依据档案保密程度对涉密类档案进行分级管理。

按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了涉密档案的秘密性。

随着社会信息化技术的不断发展，目前我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。与传统型涉密类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。近一个阶段，我国出现数起利用电子信息技术进行泄密的恶性案件，给我国社会主义现代化建设带来巨大影响。如何在电子信息技术条件下做好涉密类档案保密工作，需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究。

2利用电子信息技术进行涉密档案管理的优势和不足

2.1利用电子信息技术管理涉密类档案的优势。

首先，电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。其次，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。

2.2利用电子信息技术管理涉密类档案的不足。

诚然，利用电子信息技术管理涉密类档案的不足和优势一样显而易见。由于电子信息技术自身特点，涉密类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。

3如何做好电子信息涉密档案保密工作

笔者认为，做好电子信息涉密档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面。

3.1牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。

无论是档案管理还是保密工作，其根本出发点都是为经济社会发展提供资料性服务。利用电子信息技术进行涉密性档案管理，其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说，服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。

3.2建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保涉密电子档案安全。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

（1）要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行。要在传统管理制度的基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。

（2）要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，保证硬件安全，另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。

3.3进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，在今后的工作中，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

3.4要掌握实际情况。

在耐久性温湿度档案库房的管理中实施方法有：

（1）全国都实行同一档案库房温湿度标准是不合适的，最好是因地制宜地制定温湿度标准，现行档案库房温湿度标准在理论上有些偏高；

（2）“以防为主，防治结合”是档案保护技术的基本思想在库房中保持低温低湿的环境，首先从档案库房的围护结构防热隔热和防潮防水着手，其次是结合各地具体情况充分利用密闭、通风、空调设备等技术手段来进行档案库房温湿度的控制。

3.5数字档案馆对电子档案的保密。

数字档案馆是以信息资源为数据集散地，是电子政务资源和政府信息化的最后归宿，但在实践和理论研究中却缺少二者关系的紧密结合和深入而系统的研究因此，研究基于电子政务理念的地方政府数字档案馆建设有利于数字档案馆研究的深入、有利于数字档案馆工程项目的顺利开展、有利于电子政府的建设和研究本文运用行政学、档案学、管理学、信息工程学等的相关理论和知识，特别是电子政务的理念，重点研究了基于电子政务理念的地方政府数字档案馆建设路径。

4结论

档案管理中密保措施是保护档案不受侵犯的主要手段，利用电子信息技术进行涉密档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。