做好新时期档案信息化工作

汪海霞

汪海霞（伊犁技师培训学院新疆伊宁835000）

摘要：伴随着信息时代的到来，档案信息化已经成为必然。本文从档案信息化建设的重要意义、面临的问题、工作重点和主要方法，对如何加强档案信息化建设进行了分析探讨。

关键词：档案信息化；问题；工作重点；方法

中图分类号：G623.5文献标识码：A文章编号：ISSN0257-2826（2019）06-120-01

档案信息化是指在档案管理活动中，从档案实体管理模式向档案信息管理模式重心转移的过程。它代表了信息技术在档案工作事业里广泛应用，信息资源被高度共享，人的智能潜力以及档案资源潜力被充分发挥，个人行为，组织决策和档案社会化运行趋于合理化的理想状态，其中计算机化程度是衡量是否进入档案信息化的标志.档案信息化建设是指:在各级组织的统一组织与规划下，全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置,管理和为社会提供服务，加快实现档案管理现代化的进程，包括档案信息数字化，档案信息网站建设，和数字档案馆的建设工作。

一、档案信息化建设工作面临的新形势

随着科学技术的飞速发展，一些先进科学技术被应用到各行各业发挥了其应有的作用，特别是信息化建设在人们的日常生活和工作中发挥了重要作用。目前，我国正处在通过信息化推动工业化的现代化建设进程中。在此过程中，社会对包括档案在内的信息工作也提出了新的要求。这就要求档案工作必须从传统的管理方式转变为信息化和现代化管理方式中来，将信息工作方法纳入到档案信息管理工作中去，通过利用高新技术手段，使档案广泛交流和利用，这是档案信息资源开发引用工作的主要内容，随着档案信息量的剧增和电子文件等载体的大量出现，原来传统的档案管理模式已远远跟不上时代的步伐，我们需要用现代化管理手段快速获得所需要档案信息，需要采用先进技术实现档案全方位，多层次，多功能的现代化管理，推广计算机网络技术和数据库的引进，使档案信息存储方式发生深刻变革，产生管理对象信息化，即由传统的以纸质载体的档案管理为对象转变为以存储于计算机的集图、文、声于一体的多媒体信息化的机读档案为对象，赋予档案管理工作的内容。

二、加强档案信息化建设必须提高档案信息管理水平

就档案管理部门而言，档案信息资源要得到有效开发与利用，必须要做好两项工作，即档案、信息管理。通过档案的收集、整理、鉴定、储存、传递和利用等多个环节，使档案信息条理化、规范化和系统化。为了充分开发和利用档案信息资源，从管理制度，利用方式，传递手段等方面进行加强管理。

（一）要提高档案管理水平。档案是开发档案信息的物质基础，要开发利用档案资源，只有丰富档案信息资源，加强馆藏建设才能做好档案信息管理工作。1、建立集成系统，丰富馆藏，增强信息储藏量，增强综合开发功能，全方位，多角度与多层次地收集档案，实行一体化管理，形成档案管理工作网络，以保证档案的齐全、完整。2、注重档案信息质量，努力使各部门档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发档案信息资源打好物质基础。3、对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。4、档案部门要把大量、有价值的档案信息资源开发出来，做到传递、输出的档案信息及时、准确。因此，要建立计算机检索系统，建立好数据库，以满足档案科学管理的需要。

（二）要加强信息档案的利用和管理。现阶段，我国已进入电子信息网络阶段，社会发展对档案信息的利用要求是多种多样的，这就促使了档案信息化建设首先要把纸质档案转变为电子档案，并且在电子网上流通。为了使电子计算机在网上进行信息处理时，具有容量大、速度快、应用广泛和传输简便等特点，就必须采取相应的管理措施才能够实现。1、电子档案提供利用的方法。对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传递；直接利用。通过以上三种方法可以向利用者提供打印件或缩微品；可以通过点对点转换数字通信或连接网络来实现；也可以用直接利用方式为利用者提供技术支援，根据档案馆网络系统中可供直接利用信息资源的多少，解决利用者所需的档案信息。2、加强电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案利用的管理，就显得特别重要，利用管理的内涵很丰富，从信息安全角度出发，主要有对利用者的管理，对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

三、加强档案信息化建设必须实现管理现代化

对于档案部门来说，如果不能及时、准确、高效地适应社会各方需要，提供档案信息，就将严重制约档案事业的发展，这就要求档案管理部门彻底改变传统的管理保护功能为主转变为管理保护、信息加工、信息交流三位一体的社会化新型的知识产业。首先，要大力采取计算机管理档案，加强互联网建设，充分利用最新发展成果，沿着档案内容电子化（逐步将纸界信息转变为电子信息），信息资源网络化（建立单位内部网站开展档案服务），利用方式方便化路子前进，不断地推进档案信息化进程。实现网络形式与传统工作方式并举，重视和加强基础业务建设，要从规范管理开始，加大档案信息开发力度。档案规范化管理向档案信息管理过渡这也正是档案部门信息化建设的促进过程，档案部门信息化的目的就是最大限度延长档案使用寿命，最广泛、最快捷提供档案信息满足社会各界的需要。加大档案信息开发仍需要档案实体规范管理为基础。这就要求我们一定掌握档案部门的档案内容。如档案室的主体内容是什么？重要全宗有那些？有那些重复，不足或缺陷等。如果能做到这些就可对今后的档案室发展方向进行预测，为档案资料的接收、征集工作提供可靠的依据，为编研利用和档案信息开发打下坚实的基础。其次，要研究档案室的储藏工作质量。要对室藏的分类、整理、编目、保护等工作质量进行研究。通过研究，去发现基础业务建设各项工作中还有那些地方不符合科学管理和规范标准，有那些薄弱环节需要加强和改正，对工作力量进行合理安排和调整。第三，对室藏的利用情况进行统计与分析。从中找出利用室藏的规律，改善被动服务局面，使提供利用工作更加应付裕如，为档案信息开发打下坚实的基础。

档案信息化建设，是档案事业发展中的新事物，它在建设中必然要吸纳采用大量新技术、新成果；在工作中也难免会遇到新情况、新问题。我们要加强调查研究，要善于总结经验教训，主动争取相关技术部门的支持，妥善处理好档案信息化建设中的新情况、新问题。使档案信息化建设健康发展，让档案信息广泛地服务于社会。

参考文献

[1]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊，2014（7）.

[2]王晶，李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息，2010（11）.