企业合同管理与法律风险防控

李国花

（国网河南省电力公司辉县市供电公司河南新乡453600）

摘要：在市场经济的大框架下，如何加强企业合同的管理已经成为了一项很关键的工作。加强合同管理，树立良好的法律意识和责任意识，已经成为一个企业提升形象、树立企业威信、增强企业效益、减小企业风险的一项重要任务。但是，如何去认识和辨别企业合同管理中存在的各类风险因素，并运用良好的方法去规避和防范合同风险，就需要进行深入的探讨和研究。鉴于此，本文就企业合同管理与法律风险防控展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。

关键词：合同管理；防控；风险

随着依法治国的全面推进以及混凝土行业供给侧改革的进行，我国社会主义法治市场经济也将日益完善。如何运用法律手段处理和防控企业法律风险，实现绿色、创新、发展成为各个企业共同关注的问题。本文参考混凝土企业的常发法律风险，结合作者的实际法律工作经验，提出以下混凝土企业法律风险防控与管理建议。

1企业合同管理现状与存在的问题

1.1在对外签订合同时，没有获得企业授权，使企业权益受损有的单位

工作人员在对外业务中，未经过企业授权与外部企业签订合同，导致企业工作被动，还有的企业签订超过自身工作权限的合同，对上级公司造成影响。再就是企业没有建立完善相关管理规定，企业员工对外业务上没有相应的权限划分，而司法实务中对未授权人员签订合同导致结果对企业都是不利的。

1.2合同履行阶段

合同签订后不仅仅是对合同档案的归类管理，更偏重于动态阶段全流程的监管。很多业务部门人员在合同订立后就放松了警惕，签约方延迟供货或延期履行只是口头上告知允诺。到货验收时仅检查设备包装与外观，质量出现问题时提出书面异议文件不及时，没有完全做到抽检、外部送检或试用。对于企业的应收账款到期不主动向对方催缴，或未使用正式的书面法律文件进行催缴，无证据与诉讼时效意识。

1.3合同管理的信息化水平较低

多数企业尚未建立起规范完整的合同管理系统，为了档案保存管理方便仍采用人工会签流转。很多企业业务部门、法务部门、分公司与总公司之间分处异地，部门之间审批流转的效率很低，流转的过程中也容易造成纸质文件的丢失损毁，商业信息泄露。合同履约中的过程性文件通常分散保存在各业务部门，企业内外部审计、涉诉时提交的资料无法集中统一。各部门依据职责分别完成合同各自环节，对于合同执行到什么阶段、履行情况是否良好等信息无法实现部门之间互联互通，更无法实现动态监管。同时合同档案多数为人工管理，查询时文件调阅十分费力，气候、存放位置、时间久远都会造成合同资料的损坏。

2合同管理应遵循的基本原则

（1）合法合理原则。合同签订程序和合同主要条款必须符合法律规定，约定的权利义务应当公平合理，避免签订无效合同或效力待定合同。（2）诚实信用原则。缔约的意思表示真实一致，并善意地行使合同权利，信守承诺地履行合同义务，提高合同履约率。（3）有利于己方原则。合同条款的约定、合同的履行以及合同纠纷的解决，在合法合理的前提下，应尽可能有利于己方，保障本企业的合法权益。（4）统一管理原则。合同实行统一归口管理，职能部门、责任人专项承办负责制，逐级审核审批。（5）全过程管理原则。既重视签约，又重视履行，必须对合同的全过程进行有效管理，如有一个阶段缺失，有一个环节发生问题，企业就无法实现合同目的，甚至可能遭受合同损失。

3加强风险防控的工作建议

3.1明确合同管理体系

应采取企业法务部门统一管理，财务、审计部门各司其职，其他承办部门归口管理的模式。即企业法务部门是合同管理的业务部门，可设置专职合同管理员，负责编制企业合同管理制度；履行合同管理、指导和监督职责；负责合同格式文本的制订、修改；管理法定代表人的授权委托；参加企业重大经济合同的谈判并起草合同文本；合同的合法合规性审查以及协助实施合同纠纷的调查、处理等工作；财务和审计部门应各自在职责范围内做好合同的财务审查和审计审查工作；合同承办部门负责合同的起草、送审、签订、履行、后续管理、纠纷处理及归档等工作，可设置专职或兼职合同管理员。

3.2提高企业合同管理的信息化水平

用信息化手段规范企业的合同管理，可以为企业提供全方位、系统化的决策及经营绩效评估，保护企业的资金运营安全。合同管理系统应统一搭建、统一管理，实现资质审查、会签审批、履约监督、结算提醒、报表输出和统计等全过程网上管理。合同订立阶段由系统按照统一规则生成合同编号，根据内容自动生成合同初步文本并集中抽取合同中的关键信息；会签阶段多级审查审批，进一步防控法律风险；生成最终合同文本时启用水印或二维码防伪功能，确保合同的真实性和唯一性；履行阶段跟踪合同的履行情况，及时提示合同款项收支时限，在线完成合同变更、解除、违约情况的申报，确保信息的时效性；归档后可根据需要进行统计分析，调阅合同时可按模块或时间快速查阅。

4借助先进的手段防控法律风险

4.1设立法律顾问把控法律风险

专职或兼职法律顾问，不仅熟悉公司内部运转和商业流程，而且掌握基本法律知识，对于企业常发和潜在的法律风险有自己独特的认识，因此由其作为企业法律风险防控的实践者，可以较好地防控企业法律风险。有些企业不仅在公司总部设立法律顾问，而且在分公司、项目经理部同样推行该制度，使得法务人员在现场和第一时间发现法律风险源，并及时处理。所以，对于混凝土企业同样有必要设立专职或者兼职的法律顾问。

4.2外聘律师解决疑难法律问题

他山之石可以攻玉。在知识爆炸的背景下，唯有借助于行业专家经验和智慧才能更加有效和全面解决企业法律风险问题。外聘律师可以协助企业法律顾问处理企业遇到的疑难法律问题，有针对性地为企业提供法律服务，为企业法律风险防控提供专业帮助。

4.3对法律风险加强动态管理

对法律风险加强动态管理，企业需要开展法律相关的会议，通过对《法律事务内参》进行分析与编辑，再以多种方式对法律风险进行评估、分析与预警。企业内部与法律事务工作人员要重视企业重点发展项目，要做好重点项目动态防控措施，要及时发现法律风险险源。企业若是遇到单方违约、项目纠纷等实际情况，企业法律事务部法律人员要及时参与其中，要进一步控制风险，不能让风险变大。企业在实际的发展过程中，肯定会涉及到很多不可避免的问题，如价格联动、汇率风险、市场风险等，笔者认为企业可以采取建立价格联动、近期结汇等有效措施进行防范。

结束语

综上所述，企业合同的管理是一项政策性极强、要求标准极高、工作难度极大的综合管理业务。只要严格遵照国家法律规定，严密加强合同的签订管理，规范建立有效地规章制度，就能够有效地规避和防范经营中存在的各类问题，保持企业良好的声誉和形象，更有利于提升企业经营水平，从而完成各项经营管理任务，推进整体健康快速发展。

参考文献：

[1]张丽丽.企业人力资源管理法律风险防范研究[D].云南师范大学，2016.

[2]吴舟.法律风险防控要求融入企业业务流程和岗位方式方法研究探讨[J].广西电业，2016（06）：31-35.

[3]秦艳萍.施工企业合同管理法律风险及防控措施[J].企业改革与管理，2016（11）：207-208.

[4]叶小忠.企业合同风险的四大来源及其应对[J].冶金管理，2016（05）：53-55.