设计院人工时管理探析

邵勇

中国石油工程建设有限公司华东设计分公司山东青岛266000

摘要：本文通过介绍华东设计院的人工时管理的实际应用，探析设计院人工时管理的意义。

关键词：设计院、人工时、管理系统、人力资源

一、设计院人工时管理的意义

设计院是知识密集型企业，通过运用设计人员的知识，输出脑力劳动成果——设计图纸和文件，来完成承接的设计项目。人工时就是运行此类项目消耗的最大成本，通过系统的工时估算、分级编制设计进度计划、按工作分解和进度填报工时、对比分析、检验修订工时定额等一系列工作完成人工时的管理过程，所以设计院通过进行人工时管理，对实现人工时量化、绩效测算、提高设计管理水平、核算项目成本、提升设计院综合效益有重大意义。

人工时管理的具体意义可以分为以下几个方面：

1、为投标报价提供依据

现在的设计项目不再是单纯的按照工程项目投资比例取费，更多的是使用人工时报价来核算设计费。以设计院长期积累的各类项目人工时消耗的数据和曲线，结合当前项目的工作分解、人力资源计划、设计交付文件清单，即可估算出整个项目的人工时需要量。按照各部门、专业在项目中所消耗的人工时比例，将人工时总量分解到具体的部门、专业人工时量，结合不同人员的人工时单价就可以测算出整个项目的投标价格了。

2、为人力资源平衡创造基础

与投标报价的中的做法一样，得到本项目分解到部门、专业的人工时后，可以根据总的人工时分布及工期计划，合理的安排每个部门、专业的人员数量，可以编制出本项目参与人员的人工时曲线和人力资源曲线。

在每个企业里，人力资源都是有限的，每个员工能提供的工时也是有限的，但通常每个员工会参与多个项目的工作，这时单靠一个项目的人工时和人力资源曲线是无法了解全面的人力负荷情况。可以通过综合各项目的人工时、人力资源曲线，叠加形成企业的整体人力负荷曲线，也可以是每个部门、专业的人力负荷曲线，随着各项目进展动态维护，向管理者提供了优化人力资源使用的直观参考，是企业及项目人力资源平衡的基础。

3、为生产效率衡量提供标尺

项目人工时是按照经验值或者定额通过前面叙述的方法核算出来的，通过赢得值的方法可以结合人工时计算出项目的实际进度。在实际项目运行过程中，通过实际消耗人工时和计划消耗人工时进行比对，再结合实际的完成进度情况，就可以分析出项目人员的生产效率情况，为后续调整定额或经验值创造条件。

4、为设计项目成本测算建立基准

设计项目的成本核算需要紧密的结合人工时成本的测算和控制，与投标报价的过程一样，取得估算人工时总数时即得到了项目总的人力资源成本的计算基准，而设计类项目最主要也是比例最大的成本就是人力资源成本。通过多项目的人工时管理，将人工成本控制在合理范围，才能保证项目乃至企业在设计项目中盈利。

5、为绩效考核提供参考

按照工作分解结构将人工时分解到工作包的层面，在不同的项目里会存在相同或者类似的工作包，通过统计不同人员在相同或者类似工作包上消耗的实际工时和定额工时，可以检验出各人员的绩效，为考核工作可以提供一定得参考，为定额修订工作也可以提供相应的参考。

二、人工时管理系统的建立

华东设计院2012年立项开发人工时管理系统，借助软件开发商采用内外结合、取长补短的措施，调动各部门、专业室配合，在三个月的时间内完成了从工作分解的梳理、到定额细分的讨论、到工时管理流程的规划、再到工时管理系统的建立和测试的一系列任务。又经过三个月的全员培训和试用，调整完发现的问题后，本系统一直使用至今，为企业各项目掌握人力资源运行情况、投标报价、进度结算等提供了有效的支持。

为了建立一个良好的人工时管理系统，首先要夯实底层的基础，即工作的分解。一个设计院的工作任务是由各个项目的工作组成的，而每个项目的工作为了进行有效的管理，需要按照WBS层级逐层分解。华东设计院结合自身项目特点，按照项目阶段、单元主项、专业、工作包、任务等层级对项目的工作进行了分解和归纳，整理了一个完整的涵盖各类项目的工作分解，作为人工时管理的核心框架。

有了核心框架，对于一个已知的项目就要进行合适的人工时估算，来作为其人工时管理的基准。华东设计院结合自身近10年来的设计数据积累、参照自行编制的设计定额，按照以上的工作分解，确定了各类项目中每一项工作的基本定额。

有了框架有了定额，就可以在项目的作业层面开始进行实际人工时的统计。华东设计院的人工时统计是以每一个员工为最小单位。项目在系统中建立后，项目经理可以在通用的工作分解中选取适用于自己项目的部分来组成自己的项目，同时按照需求将不同项目任务分派给指定的项目管理和设计人员，项目启动后，各参与人员就可以开始通过系统填报自己的实际人工时，系统会按照任务、工作包、专业、单元主项、项目阶段、项目的层级自下而上的统计人工时信息。

而人工时的审批则是通过层级的流程来把控。设计人员填报的人工时由专业负责人来审批，专业负责人的人工时由项目经理来审批。对于工时如有质疑可以通过拒绝来要求调整。而最终实际人工时上报成功后，还要根据实际进度，结合预设的定额来判定。在项目运行期间，项目奖金的发放不会与实际填报人工时直接挂钩，而是与人工时定额挂钩，这样也可以尽可能的保证实际填报的真实性。

在日常项目执行过程中，各类人员不可能每天8小时都是在进行项目设计工作，有可能有出差、开会、培训、请假等情况。为了减少填报人工时水分，华东设计院人工时管理系统里专门设置了非项目工时的填报，也便于掌握整个企业其他工时消耗的情况，为综合利用人力资源提供参考。

有了人工时统计数据，就需要对其进行科学有效分析。对此，华东设计院在人工时管理系统中设计了众多分析报表。其中包括用于掌握全院生产项目运行情况整体报表，可以根据统计周期汇总企业全体项目人工时总体投入；也有单个项目详细报表，可以在统计周期内展示项目各单元或各专业人工时投入情况，甚至可以查阅到具体项目参与者在统计周期内的人工时投入以及对应的任务情况；也有针对各部门、专业室人工时报表，便于部门、专业室领导对所辖员工参与各个项目的人工时投入，已做好人力资源调配。通常以上报表可以按日、周、年或者任意时间段进行统计，满足了项目管理人员和职能部门管理者对人力资源管理的需求，也直观的反映了整体项目的运行状况，提高了管理的效率。

三、结语

通过几年人工时管理的积累，华东设计院积累了大量设计项目运行数据，为此类项目的投标报价、成本控制、人力平衡、效率测量、定额调整提供了有力的支撑。但人工时管理不是孤立的，需要与设计院的企业管理、项目管理有机整合，所以人工时管理系统也必将与企业管理系统和项目管理平台进行整合，发挥其更大的作用。

设计院进行人工时管理，可以通过量化的手段为其他现代化管理手段提供可参照的数据，这项工作虽然复杂艰辛，但通过各部门、各专业的支持和配合，以及领导的大力支持和推进，必将成为企业管理的一大利器。

参考文献

[1]胡德银.工程项目管理实用手册[M].化学工业出版社,1999.

[2]尹振武.如何做好设计院人工时管理[J].中国石油和化工标准与质量,2013(15):225-225.