信息时代档案管理工作的问题与对策

冯莎

天津市政建设集团有限公司天津市300000

摘要：在信息化的今天，档案管理工作也要与时俱进，使档案管理工作满足信息化时代发展的需要，本文以一名档案管理人员的角度，介绍了信息时代档案管理工作中存在的问题，并提出了解决对策，对档案管理工作起到了一定的指导作用。

关键词：档案；管理；信息化

一、引言

随着国民经济的不断向前发展，信息技术的建设也在不断完善，目前，我国已经成功迈入互联网时代，数字管理和数据技术的使用已成为国家经济水平和高新科技水平提高的主要表现。信息时代下的档案数字化管理是一项具有重要意义的工作，可以大大提高档案管理任务的效率和质量。

二、信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性

信息时代下信息技术已经渗透到各行各业，而且在档案管理工作中扮演着非常重要的角色。总的来说，信息技术对档案管理工作的重要性主要体现在以下几点：第一，可以提高档案管理工作的效率和质量；第二，可以节省档案管理工作的成本，更加合理地配置管理资金成本；第三，更好地适应当代信息社会档案信息的流通方式，为档案使用者提供更好地档案管理服务；第四，可以减少纸质档案的数量，为绿色环保社会做出一定的贡献。

三、信息时代档案管理工作中的主要问题

（一）管理系统缺乏通用性

在档案管理工作中，各种类型的档案管理系统已经得到了广泛的推行和全面的应用。对于具体的档案管理工作中，尽管各种新兴的档案管理操作系统在一定程度上促进了档案资料的数字化和信息化，但是系统中仍然存在着一些不足之处，影响了档案管理工作的效率和质量。

（二）安全性和保密性尚待提升

在信息化的大环境下，大量的档案管理工作正在逐渐由人工操作管理变成电子化的数据档案管理模式，电子档案虽然在存储与使用方面具体更高的灵活性与便捷性，但是对于整个档案资料系统的安全性会造成一定的影响，少数不法者就会利用网络数字技术对原始档案资料进行调整、盗取和破坏等，这会直接对档案资源造成严重的泄露和破坏等问题。另一方面，由于电子档案信息其组成模式比较复杂，资料的保存方式也是多元化的，一般在出现了计算机软件瘫痪、黑客攻击以及病毒入侵等现象后，就会导致电子档案出现损坏、丢失，出现无法换回的损失。

四、信息社会档案管理任务问题的处理措施

（一）加大数字化建设力度，促进系统兼容

强化数字化建设是处理信息社会档案管理任务不可或缺的环节，达到档案数字化管理的目的在于共享档案信息，全面挖掘档案资料在企业内部的作用。由此，为了达到档案信息的共享，档案专业管理人员要建立系统性的思维模式，对档案管理形式进行系统化改进，实现智能化处理，进而提高档案资源的检索速度。比如，在实施档案信息分类保存的过程中，档案管理人员能够利用计算机和多媒体技术来对文字类资源及图像类资源进行智能辨别，并保存至对应的档案数据库内，达到系统之间的兼容。同时，借助网络系统传递档案信息，促进信息数据的远程、无障碍共享，如此不但可以保存大量的档案信息，还能够防止产生以往档案信息管理的老旧与损坏等情况。

（二）档案资料采用“纸质+电子”相结合的形式保存

对于一些重要的文献资料来说，因为其自身价值非常高，所以在选择保存形式的时候就不能从“省钱”而是要从“安全”的角度去考虑，由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧，并不安全，为保证这些文献资料万无一失，必须要采用“纸质+电子”的双保险保存形式。对于普通的档案采用电子形式保存，普通的档案由于信息量大，应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，那无疑是费时费力费空间，所以对于这些档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，如果有需要的时候可以打印出来形成纸质文件副本，至于文件中重要的签章，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出现章印、签字受污的情况。

（三）增强档案管理工作的保密性和安全性

在信息化档案管理过程中，若要提高档案管理工作的保密性和安全性，就一定要制定健全的档案资源安全保护制度，落实好相关的管理任务。要想提高档案管理应用的安全和保密性，就一定要强化管理思维，增强网络安全观念，采用科学的方法避免不法分子的影响，防止他们调整、盗取档案资源。此外，管理部门还应当采取客户身份检验方法，强化档案资源的管理，有效监督计算机互联网软件，保证档案资源的保密性和安全性。比如，在档案管理过程中，将遇到电脑病毒袭击的问题，造成档案资源遗失与泄露，无法查阅档案信息。由此，为了保证档案数字化管理的稳定，档案管理机构应当加大档案管理力度，避免不法分子侵袭软件，强化对客户登录名和密码的检验，利用密钥控制的方法，提高软件应用的安全性。此外，加大计算机互联网软件的监督力度，在电脑软件中安置最新的杀毒软件，尽可能分割电脑的内网与外网，且定时做好信息库的备份任务，由此确保档案资源应用的安全性和保密性。

（四）开发更加完善的档案管理软件

首先要保证档案管理软件应适合档案管理实情。现在市面上也有不少的档案管理软件，这些集成化的软件只是涵盖了传统档案管理工作的大面，但是具体的细节处的问题并没有解决，为了保证档案管理软件符合档案管理实情，档案管理人员一定要在严选这些软件的基础上把软件功能了解全面，有必要的话，还是应当和软件企业合作，共同开发新软件。其次，软件功能配置应以人性化管理为标准。档案管理软件开发过程中，其中的每一项功能都必须是有用的，对于那些重复的、无用的功能可以合并或是剔除。在整合软件功能配置的过程，档案管理人员一定要把自己的需求表达清楚，自己想要什么样的功能，想实现什么样的操作方式，这些都必须要开发人员沟通好，这样做出来的软件才是以人性化管理为标准的优质软件。

（五）加大档案管理工作人员的培养力度

落实好信息环境下档案管理任务并非是个简单的事情，对专业人才的要求也非常高，所以，档案管理部门需要强化其管理水平与综合素养的培育力度，组建一支专业技能较高、整体水平高的专业人才团队，为信息化档案管理任务的顺利进行打下基础。需要档案管理专业人才不但要熟练把握档案管理的专业理论，还应借助业余时间努力学习数字化技术、网络科技、计算机技术等层面的新理论，由此来促进档案管理任务的可持续发展，实现档案管理质量的进一步提高。

五、结语

信息社会档案管理任务是在数字技术与互联网技术的前提下，属于信息社会建设的必然需求，属于档案管理工作中的重中之重，无论在数字化档案管理过程中产生多么严峻的难题，均需要尽全力去处理，确保信息环境下档案管理任务的安全性与保密性，充分提升档案管理任务的质量与效率。

参考文献：

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