浅谈如何做好档案利用工作

李玉英

云南省香格里拉市档案局（馆）674400

摘要：做好档案利用工作是档案工作人员的根本目的，这体现在为各级领导决策服务，为各部门工作服务，为社会各界和人民群众服务，为构建和谐的社会主义事业服务。

关键词：档案；利用工作；指导思想；构建和谐社会

一、档案利用工作的含义

档案部门向用户直接提供档案，为党和国家各项事业服务。档案利用工作包括了解和熟悉馆藏档案信息的内容，分析和预测社会对档案信息的需求和发展规律；积极开展档案咨询服务，向档案用户提供所需的档案内容。因此档案部门要进一步认清自身的职责，积极主动地开发和提供档案信息，为构建和谐社会服务。

二、档案利用工作不是单凭主观意愿所能做好的、必须遵循客观规律，妥善处理一系列问题，其基本要求是：

1、明确服务方向，端正服务态度

档案工作是条件性、服务性的工作，二者都集中表现在利用工作上，要想真正做好，首先取决于服务方向的正确。而正确的服务方向又是与党和国家的工作重点、奋斗目标一致的。党和国家工作重点是以人为本，构建和谐社会。随即档案服务工作重点也放到了开放、利用、科学研究、技术进步、特色建档、家庭建档等方面。因此档案工作须在明确服务方向的同时，还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度；档案工作者也必须具有高度的政治责任感和甘于无私奉献，不图名利、全心全意为人民服务的精神，才能积极主动地做好档案利用工作。

2、熟悉档案，了解需要

档案利用工作是解决档案供需矛盾的，因而，档案人员只有在熟悉所保存档案的内容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以档案人员还应注意以下两点：

（1）、熟悉重点：先熟悉经常查用的档案，后熟悉不常用的档案，先熟悉形成时间近的档案，后熟悉形成时间远的档案。先熟悉形成档案单位的历史和档案的保管，收存情况，后熟悉档案的具体内容。

（2）、结合收集、整理、鉴定、保管、统计、熟悉档案的内容及存放地点。

社会上的各行各业存着职能上的差异，对档案的需要也是多方面的，同一行业在不同的时期，面临不同的任务，又会提出不同的需求。所以要了解客观需要，就必须努力学习，熟悉党和国家的路线、方针、政策、了解改革开放和构建和谐社会的发展需要；了解本系统、本单位的生产、生活、工作的计划和任务，只有了解这些才能有针对性地做好档案利用工作。

3、正确处理利用和保密的关系

从根本上说，档案利用和保密是一致的，保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围，而且这种限制也是随着形势的发展和时间、地点、条件的变化而不断变化的；保密的最终目的还是为了更好地发挥档案在社会主义各项事业中的作用。但在实际工作中，如果对什么档案要保密，什么档案不保密，保密范围宽窄，期限长短等问题处理不当，就会导致利用与保密之间矛盾发生。保密过严，无疑会造成档案信息资源的浪费，有密不保，又极容易危害国家利益。因此要正确处理二者的关系，就必须在维护党和国家利益的前提下，根据党的方针政策，根据国内外形势，把二者有机地结合起来，加以综合分析，凡是能促进安定团结和社会发展的档案信息，应积极地大胆地提供利用，凡是在一定范围内限制利用才有利的，则应严格地、合理地坚持保密。

4、正确处理利用工作与基础工作的关系

档案利用工作虽然在整个档案工作中居于主导地位，但必须依赖于基础工作，撇开基础工作便不能生存和发展。如果基础工作开展得不好，利用工作就会成为无源之水、无本之木，陷于衰竭的境地。同样，如果不根据客观需要，积极主动地开展利用，只是关门埋头于内部基础工作，那么基础工作就会失去存在的意义。所以，要以加强基础工作来保证、推动利用工作的发展，以搞好利用工作来检验、促进基础工作的完善。

5、注重被动服务与主动服务并举

被动服务是利用者来档案馆提出利用档案的要求，档案人员尽量去满足这种需求，包括接待阅览，外借档案和档案证明等。而主动服务是通过各种形式主动向外宣传报道馆藏档案内容，主动了解用户需要，主动送档案到各部门为他们服务。利用者来查找档案，只要能找出来，就可以发挥利用。这是档案馆提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主动帮助查找，就能在被动服务中争取主动。

6、注意掌握档案的利用效果

档案的利用效果，是指档案用户在利用档案馆提供的档案信息后，所获得的结果，档案馆应当把利用效果的收集、整理、分析和研究作为一项基本工作来抓。了解和掌握档案用户利用档案后取得的经济效益和社会效益，了解和掌握档案用户利用后有没有产生积极效果。只有这样，才能全方位地把握各类档案与资料的利用价值，从而为改善馆藏结构和各项基础工作的建设，提供可靠的科学依据。

随着时间的推移，档案利用工作日益重要和明显，大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用。因此档案工作人员要做好档案利用工作，为构建和谐的社会主义事业服务。这是对历史负责，为现实服务。

三、档案查阅利用是一件十分繁琐的小事，但也是一件关系到群众切身利益的大事。尤其是在档案数字化率低、机检式文件级目录较少的情况下，做好档案查阅利用工作，不仅需要熟悉馆藏、熟悉立卷归档工作，还需要有较强的责任心和事业感，熟悉社会综合信息，不断积累，提高查阅技巧，提高档案查阅业务素质。结合自己3年的档案查阅经历，谈谈自己的体会。

1、多学，熟悉业务知识

首先要有档案专业知识。熟悉案卷题名的拟写、档案的分类排列，方便查找档案。其次要熟悉各全宗的机构沿革，了解各单位名称变迁情况、辖区变化情况、机构职能职责，尤其是熟悉各部门的职能职责，才能明确查阅方向。最后要熟悉社保政策、退休手续办理及工种性质等方面的专业知识。例如查找广播员、放影员等一般查找县委宣传部、所在区乡文书档案；平反、落实政策农转非查找县委办文书档案；办理社保查找工资表、职工名册；对原二轻局、公交局、商业局、供销社下属企业招工、调动档案应查主管部门文书档案；知青情况查找所在区、乡及县知青办文书档案；落实政策查找县委办和信访办文书档案；当兵名册、退伍名册查武装部档案、民政局文书档案；村干部名册、党员名册所在区乡文书档案……

2、用心，换位思考

用心，就是要有责任心，把利用者的事当作自己的事，换位思考，时时把利用者利益放在心上。为利用者查阅档案时，要心怀为民之心，牢记为民职责，切实为民排忧解难。对一些难查的档案，不要轻易给利用者说“查找不到”的话，要根据利用者的实际情况，尽最大可能地寻找线索，不放过任何一个细节，对涉及的相关乡、区、主管部门档案进行全面查找，实在查找不到，再给利用者作耐心的解释。

3、多问，发现线索

接待档案查阅，要和利用档案群众多交流，不要怕浪费时间，要问出查阅线索，这是查阅档案的基础。如果问得不清楚，会让查阅工作陷入困境，多走弯路，还无果而终。很多群众对档案工作不了解，一到档案馆，就要求查阅自己的个人档案，不负责的工作人员一般都会说“我们没有保管个人档案”，让查阅工作没法继续下去，耽误了群众办事。对待查阅群众，首先要问清他查档案用来干什么事，再弄清楚和这件事相关的当事人的经历，就会发现当事人真正要找什么，从而帮助其顺利查阅到相关资料。4、多记案例，提炼规律

档案查阅中，最好查找的就是婚姻、工资、林权、土地承包档案，最难查找的就是上世纪80年代前的招工、知青、工龄、历史遗留问题、落实政策档案。

5、不断积累，提高技巧

档案查阅中，只有熟练掌握查阅技巧，才能提高查阅准确率和效率。尤其是馆藏数字化率低、机检式文件级目录较少的情况下，查阅档案的关键在于理解案卷题名，积累查阅技巧显得尤为重要。如查找入党时间，一般查阅当事人所在区、乡（镇）党员名册、党员登记表；查找村干部名册，一般查阅当事人所在区、乡（镇）干部名册，党员名册、党员登记表中也有任职情况；查找招工档案，一般查找计委、劳动局文书档案，有少部分招工材料在主管部门文书档案中。干部身份在县委文书档案中查找，一般干部在县政府、人事局文书档案中查找，卫生、供销社、商委等管辖有下属企事业单位的一般在主管部门文书档案中查找。知青名册查阅县政府知青办、各区乡文书档案；落实政策档案查阅县委、信访办文书档案，落实政策子女解决查阅县委办农转非文书档案。

针对过去普遍使用简化字、同音字情况，在查找时要特别注意：使用档案管理软件，当按正确名字查找不到时，就要对当事人姓名每个字用简化字、同音字替代查找，否则容易漏过。

6、群体查阅，提前介入

近几年，因政府先后出台一系列惠民政策，查找档案依据的群众特别多，呈现出人数多、阶段性、集中性、群体性的特点。2008年至今，先后出现查阅当兵名册、退伍名册、村干部名册、党员名册、政府临聘人员、招聘干部、破产企业工资表、落实政策工龄认定、解除劳动合同书、自谋职业合同书等档案集中查阅现象，这需要档案管理人员有政策意识，及时向利用者了解政策信息，提前介入，把涉及相关内容的档案提前查找出来，方便群众利用。2013年，高寒补贴政策的出台，查阅人数也特别多。我们将涉及人员全部找出来，按乡镇、单位分类排列，查阅人员到档案馆就可以直接查阅涉及本单位的档案，很快就能查到自己的档案。因为我们提前介入，准备充分，应对得当，每天能为几十人提供查阅服务，帮助他们顺利找到自己所需要的材料。

四、档案利用工作的意义

任何一项事业能够生存和发展的根本原因是社会的需要，党和国家之所重视档案工作，是因为档案工作对各项事业有用。因此，便于各个部门、各项工作对档案的利用，是档案工作的出发点和归属，而整个档案工作中，利用环节便是这一根本目的体现。档案利用工作对整个档案工作的发展有决定影响，档案利用工作是最实际、最富有说服力的宣传，通过档案实际发挥的作用，人们就能深刻认识档案的价值和档案工作的重要性，从而扩大档案工作在社会上的影响赢得各方面的支持。

参考文献：

[1]《中国档案》

[2]《云南省档案学术研讨论文集》

[3]《兰台行》