医学装备档案管理实践探讨

李方舟

山东省青州市妇幼保健院山东潍坊262500

【摘要】随着社会的不断进步与发展，特别是新的医疗卫生体制改革，对医院的管理工作提出了更大的挑战。医学装备档案管理工作是医院档案管理乃至医院科学管理工作的重要组成部分，医学装备档案管理的优劣，关系到医院的诊疗水平和医术质量，同时也影响医院的经济效益和社会效益。

【关键词】医学；装备档案；管理；实践探讨

1医学装备管理的定义

医学装备是医学科学能力的一部分，它不仅是开展医疗、教学、科研的必备条件，而且是提高医疗质量的物资基础和先决条件。

医学科学能力包括医学劳动者、仪器医学科学资料、医学劳动的社会结构和医学科学潜力。它是人认识自然改造自然的能力。因此说医学设备、仪器是医学科学能力的组合成份。现代医学研究工作离开了精密的检查、诊断和治疗手段，会变得无能为力。自人类进入原子、电子时代，自然科学的许多重大发现，导致了医学装备的巨大变化，如B超、CT、核磁共振等在医学领域的应用，促进了医学诊断的发展。现代医院管理中医学装备管理是医院系统中的一个子系统，要处理好医院系统的常规运行，必须运用一系列科学管理技术和方法，使医学装备管理系统处于良好的运行状态。

提高医院价值，即医院的社会效益、经济效益和技术效益是医院管理的目的。医学装备是实现医院社会、经济效益的重要条件，装备费用是卫生系统经济构成的一个重要因素，装备管理则是医院经济管理的主要方面。在当前医院正常诊疗中，医学装备已经广泛应用于临床各个学科，各家医院均加大了医学装备的投入。同时，随着现代科学技术的快速发展，医学装备的种类也在逐渐增多，其精密度和智能化程度也越来越高，因此保证医疗装备的正常运行，是医院管理层必须面对的一个重要问题。等级医院评审规定二级以上医院必须成立医学装备管理部门，执行相应的职责职能，对医学装备进行统一的规范化管理。因此，医学装备管理的优劣，直接关系经济效益的好坏，一般医院的医学装备约占医院固定资产的一半，而经济效益约占门诊和住院病人资金收入的三分之二，也是医院产生医疗信息的主要来源。

2医学设备建档的必要性

医学装备档案即医院在采购医疗设备的过程中形成的信息材料，它主要包括各种文件，图片，照片，软件包和光碟等各种资料，是医院极为重要的管理工作之一。医学装备是保证医疗卫生事业发展，开展医疗、护理、防疫、药检、教学等工作的重要手段和保证，医院必须拥有与其功能业务相适应的先进的医学装备。但如何管好用好医学装备，提高其有效使用率，减少医学装备突发故障和开机率低的状况，则必须建立较为全面的医学装备科技档案，并辅之科学有效的管理。医学装备档案的建立是为了在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用，更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看医学装备档案资料，根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备以缩短停机时间，减少修理费用，减少医学装备对人身的伤残，减少事故隐患的发生率等。管好用好医学装备档案，以充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，主动、及时、准确地为科室服务，为领导决策提供凭证，医学装备档案显得尤为重要。

3医学装备档案管理的基本内容

3.1建立完善管理网络

广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档意识，使之自觉接受法规的约束和监督。医院成立了由院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络。定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。同时明确科室工作管理目标和各自的岗位职责，并将医学装备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩；明确装备操作者在负责装备日常维护保养的同时，做好日常记录，每次使用后，必须认真做好使用情况记录，每半年将整理好的记录上报至医学装备管理委员会，经核查后交中心档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络。

3.2确定医学装备档案的归档范围

医院根据医学装备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医学装备档案管理的归档内容。内容包括两个部分：设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。装备申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证表、购销合同、协议书、发票复印件、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、装备操作规程、全套随机技术资料等。特大型的装备包括招标的有关材料，卫生资源配置许可的有关资料等。享受国家免税政策做外贸的设备，除了上述材料外，还应包括电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、发票、商检报告等。装备运行过程中形成的档案主要包括装备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录，每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。这些资料均按年度归入医学装备档案。随着医学装备从申购到安装使用，其相应的材料由医学装备委员会做好档案的收集整理工作，再移交医院中心档案室。同时将有关材料打印下发有关使用科室，让各科的装备操作者都了解医学装备档案的归档内容和要求，使之配合中心档案室，做好资料的归档工作。

3.3广泛收集医学装备档案

每一种医疗设备从申购到报废都经过购置、安装、转移、报废四个阶段，医学装备档案管理工作应随着装备的变化而进行跟踪收集相关资料，认真把关。一是在装备开箱验收时，档案管理人员要参与部门开箱验收，将有关资料收集整理好。二是在装备的安装和调试阶段随时收集资料，如操作人员需参考操作手册，应当场编码编页，并随时办理借阅手续。三是了解各部门、各阶段装备文件的形成规律，根据各自的归档范围，有目的进行收集。四是将收集来的资料逐一进行分类整理，尽量将资料收齐，以便于日后的使用，如进行根据装备维修记录进行效益分析等。近几年自治区胸科医院、乌苏市人民医院均进行了万元以上医学装备档案的科学、规范化整理归档，在医院等级评审工作中均得到专家好评。

4小结

档案的有效利用是档案管理工作发展和提高质量的基础，对医院管理具有深远意义。加强医学装备档案管理是极其重要的，档案管理人员要以主动、积极、周到的服务来保证医学装备档案资料的有效完整，必须及时收集和捕捉有用信息，充分发挥档案的作用，使医院各种医学装备的效能得到充分发挥，促进投资得到良好的效益回报，确保医院各项事业的健康发展。

参考文献：

[1]谢松城，徐伟伟.医疗设备管理与技术规范[M].杭州：浙江大学出版社，2004：9-10.