论新时期电力档案数字化编研的发展及重要性石永霞

石永霞

（国网丹阳市供电公司212300）

摘要：目前全球已经进入了全新的经济发展时代，电子信息和网络已经无可争辩的影响并统领全国各个行业的发展，并且决定了各行各业的兴与衰。电力公司如何在新的发展时期内加强电力公司档案的信息化和资源化建设，增强信息档案的利用与开发能力促进电力档案加强研编工作的研究和应用，促进相关部门不断提高对电力档案的数字化研编工作的重视程度。

关键词：新时期；电力档案；数字化研编；重要性

近些年来，我国的电力事业已经得到了突飞猛进的发展，在电力档案管理的手段中各种高科技和信息化技术的介入也已经非常的普遍。由于信息通信的技术和网络已经为数字世界的发展提供了无疆界和无时限的可能，因此档案管理模式的变革已经迫在眉睫。档案的编研工作以计算机网络技术和计算机技术的发展为依托，目前正处于逐步的迈进数字化、科学化以及规范化的编研和管理之路。目前电力企业的档案加强数字化编研和发展也存在急需解决的问题，因此数字时代既给电力档案工作带来机遇也带来挑战。

一、我国电力企业档案数字化编研工作的总体情况

所谓的电力档案数字化编研就是意在将不同记录方式和不同载体形态的档案，录入计算机通过两级档案管理目录实现档案信息管理系统著录的方法，主要可以通过电子扫描也就是图像扫描和实体文件扫描、电子数据的刻录和储存整理、转化数据可格式、利用计算机将档案中的声音、图像以及文字信息转换成计算机能够识别并得以有效保存的文件形式，人们可以根据档案实体原件的信息情况依靠计算机数字化技术形成与档案实体库一样功效的数字化信息库。通过数字化技术手段加强大难信息管理必将推动电力档案事业的现代化，同时也加强档案的社会应用程度，提高档案的利用价值。目前电力企业档案的数字化编研面临一些问题：首先是相关领导拥有单薄的档案管理意识，对档案管理没有足够的重视程度，有的县公司档案室人员都是身兼数职，时间精力上都不够，造成了有些工程的原始资料没有得到有效的立卷、鉴定和收集归档，也没有及时扫描进入数字档案库，直接导致了目前的电力企业部分资料散落个人、已经收集的资料不全面、不规范的现状；其次，档案资料在其收集过程中接触的施工方太多，施工方人员素质参差不齐，对档案资料的保护不强，也造成了收集的困难，再加上有些落后的观念，就阻碍了数字编研工作。如何加强电力公司档案的研发和编研，增强信息化服务意识和能力，在当前已经成为电力企业需要积极面对的重要问题。根据电力企业档案的保管、存档、清理和录入经验以及要求，笔者认为做好电力档案数字化编研需要从以下两个方面入手：

（一）提高网络信息安全程度

档案管理者的最终工作宗旨便是维护档案信息的完整、安全。随着计算机技术的进步网络环境安全防范已经发展成硬件技术和软件技术两种防范措施，例如数据加密、电子身份识别、防火墙技术以及系统用户授权识别等技术和方法。档案工作者今天重要的工作责任不仅要包括维护档案的完整，还要保证网络环境的安全运行。要加强在计算机进行编写报告、报表等信息时可能丢失信息和数据的管理，尽量避免由于技术错误或者局限而产生各部分不相容的数据和内容，导致系统内的数据丢失或者遗漏。另外要注意加强公司内网系统的防范，坚决实行内外网隔离，防止数据很可能遭到不法“黑客”攻击而遭到泄露等，因此档案管理人员要加强计算机和网络安全知识的学习，不断提高自身的业务素质和技术水平。

（二）电力企业在数字化档案的编研过程里需要具备一定专业知识的人员给与高度配合

只有拥有档案业务知识和基础的工作人员才能在业务技术的总结和报告中选择出反应专业内容和特点的题目，并且依靠较强的专业知识完成深层次的加工，这样才有利于逐步提高档案信息的利用和开发，让档案的最大价值得以利用。例如档案编研人员需要熟练掌握各个分局的工程安装、修试以及运行工作流程和基本原理以及各项安全规定。只有充分的了解电力企业的业务知识又具备档案管理能力才能有效提高参与电力档案的数字化编研。

二、加强数字化编研电力档案的重要性

（一）促进电力档案数字化编研的重要性认识

电力企业的数字化档案编研工作应该起到促进企业各个方面的经营和发展积极稳固的作用。例如要符合企业政务公开的要求、紧密结合企业依法行政的要求、这样企业就需要建立开放型的预览平台，将涉及企业的重大决策性文件公布于众，例如企业的机构重组、重大项目投资、改造项目以及电力建设的重大投资等、高层领导的调任等员工密切关注的信息，另外还可适当公布支撑评定、晋级以及调资等于职工利益密切相关的信息，这样有利于彻底增强企业的决策和管理的透明度。至于电力的安全生产环节涉及所有电力职工的生命安全，应该仔细抓好每一个生产环节的安全建设和管理，从网络上全面的下载相关安全资料，时刻促进员工安全意识的增强。利用计算机的打印技术和软件处理技术，编制新颖、色彩鲜艳的专题性统计分析，通过图文并茂的方式树立电力企业的个性化形象，并且也可以利用网络留言和登记的方式积极了解广大电力企业员工的需求和想法。

（二）促进电力档案的数字化编研工作推向新的高度

运行稳定、功能完备并且技术先进的数字档案管理系统可以满足档案工作者更高的要求。因为传统纸质的档案会受到潮湿环境以及文子字迹不清等因素产生较大的信息利用限制。进行数字化档案管理后，有利于积极推动档案管理实现电子文件归档的及时性和有效性。节省了以往耗费在传统档案管理中较高的劳动量和借阅难题。最终实现了电子文档和纸质文档的同步管理，提高了档案资源共享、检索高校以及归档高效的管理水平。

（三）提高电力档案数字化编纂的重要性是开辟档案资源共享的新途径

数字化建立档案数据库初期需要集中保管和收集各类档案的原始数据，可以利用网络共享技术为档案系统内提供资源共享服务。远程查阅便是建立在共享服务基础上的又一功能，也就是说电力企业内部员工通过共享平台可以查到相关单位以及本单位内部的档案文件，最终实现档案信息传递、收集、数字化处理以及信息有效存储的目的。

结语：

总之，提高电力档案数字化编研的意识有利于将此项工作推向新的高度，开辟新的途径最终实现档案资源管理的规范化和现代化发展目标。

参考文献：

[1]汪春泉.论新时期电力档案数字化编研的发展及重要性[J].科技信息(科学教研),2007,14:193.

[2]张军.新时期电力档案数字化编研的发展及重要性[J].科技传播,2014,621:218+222.

[3]初庆华.新时期高校档案管理工作重要性研究[J].科技创新与应用,2013,07:289.